Microsoft Office включает в себя несколько программ различного назначения, поэтому его называют интегрированным пакетом программ, так как интегрированным пакетом называется программное обеспечение, объединяющее в себе различные программные компоненты прикладных программ общего назначения. Обычно интегрированные пакеты программ включают в себя текстовый редактор, редактор электронных таблиц, графический редактор, систему управления базами данных, несколько других программ и коммуникационный модуль.
Рассмотрим, что включает в себя Microsoft Office 2007.
Microsoft Office 2007 включает в себя:
· Текстовый редактор Microsoft Word 2007
· Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007
· Систему управления базами данных Microsoft Access 2007
· Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007
· Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007
· Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007
и т.д.
Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.
Текстовый редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней и т.д.) или изменения уже существующих.
Помимо создания и редактирования текстовый редактор Microsoft Word 2007 имеет различные функции оформления текста, такие как: задание на странице полей для печати текста, оформление каждого абзаца определенным образом, выбор шрифтов для заголовков и основного текста, обрамление абзацев и страниц текста, задание колонтитулов и колонок текста, а также многое другое.
Профессиональным применением текстового редактора Microsoft Word 2007 является его использование для создания деловых документов: договоров, писем, отчетов, заявлений и т.д.; для подготовки печатной продукции: газетных и журнальных статей, книг и т.п.; а также для создания различного рода документации: инструкций, описаний со вставкой таблиц, изображений, диаграмм и т.д.
Редактор электронных таблиц – это программа, которая используется для создания электронных таблиц или изменения уже существующих.
Областью применения табличных редакторов является выполнение расчетов. Если в работе часто используются различного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то, как правило, целесообразно использовать табличные редакторы. Одним из таких редакторов является Microsoft Excel 2007. При использовании этого редактора можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде: диаграмм, гистограмм, графиков. В расчетах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.
База данных (БД) – это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных, единицей хранящейся в БД информации является таблица.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.
В зависимости от способа организации данных различают сетевые, иерархические и реляционные базы данных.
Широкий спектр применений программных средств накопления и хранения информации диктует необходимость разработки СУБД, отличающихся друг от друга функциональными возможностями и предназначенных для широкого круга пользователей: от новичка до системного программиста.
Современные базы данных можно разделить на три категории:
1. Программные продукты корпоративного направления — Oracle и Microsoft SQL Server;
2. СУБД, предназначенные для работы с информационными массивами в небольших компаниях, — Microsoft Access и Borland Interbase;
3. СУБД для Web, реализующих создание web-сайтов с небольшими базами данных, — MySQL и опять-таки Borland Interbase.
СУБД корпоративного направления должны быть надежными, что обеспечивается резервным копированием; безопасными — иметь защиту от несанкционированного доступа; работать с огромными объемами данных и обладать широкими функциональными возможностями.
Для небольших компаний программы работы с базами данных должны обладать не только надежностью и функциональностью, но и работать без выделенного сервера.
СУБД для Web присуща высокая скорость обработки данных, нетребовательность к ресурсам и удобное удаленное администрирование.
Сегодня наиболее популярными СУБД являются Oracle, Microsoft SQL Server, Borland Interbase, MySQL и Microsoft Access 2007.
Назначение Microsoft Access 2007 — решение локальных офисных задач с ограниченным объемом данных и формирование отчетов по результатам работы, при этом отчеты могут быть представлены в стандартном для офисных приложений виде.
Большинство пользователей знают Microsoft Access как компонент Microsoft Office, предназначенный для работы с базами данных. Многие ли знают о его возможностях, достоинствах и недостатках?
А ведь Microsoft Access — феноменальный программный продукт, реализованный по принципу «все в одном». Он одновременно является и средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL), и CASE-средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.
Используя только Microsoft Access, можно производить полный цикл работ от проектирования до внедрения готовой программы. Только Microsoft Access позволяет создавать программы, состоящие из одного файла, содержащего как текст программы, так и реляционную базу данных сложной структуры.
Программа позволяет формировать необходимые элементы как в электронном виде, так и в печатном. Кроме всего прочего, Microsoft Access легко интегрируется с другими решениями от Microsoft. Это позволяет использовать программу Microsoft Access как клиентскую часть информационного комплекса в связке с Microsoft SQL Server, выступающей в качестве серверной части.
К недостаткам программы можно отнести ограниченный объем обрабатываемых данных и медлительность, поскольку Microsoft Access является одной из самых медленных СУБД. Это накладывает ограничения на использование программы — не рекомендуется применять Microsoft Access для базы, которая может разрастись свыше 100 Мбайт. Поэтому ее надо осторожно использовать в проектах, которые с высокой степенью вероятности будут расширяться в дальнейшем.
Компьютерная презентация — это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.
Некоторые преимущества компьютерной презентации:
• мультимедийные эффекты. Слайд презентации — это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
• транспортабельность. Дискета или оптический компакт-диск с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.
Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики.
Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft, CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании SterDivision GMBH.
Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации — это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.
В пакет офисных программ Microsoft Office фирмы Microsoft, наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций Microsoft PowerPoint, позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.