Тема: Письменное деловое общение
Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем
§2. Структура и содержание служебных писем
Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.
Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
· текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), заключение (приводится ожидаемый результат, констатируются отказ, отклонение предложения и т. п.).
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается сущность вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обоснованности предлагаемого решения.
Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.
Данный ГОСТ сам по себе имеет рекомендательный характер, однако четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами. При этом необходимо отметить, что, несмотря на рекомендательный характер ГОСТа, некоторые организации должны в обязательном порядке соблюдать его положения.
Реквизиты служебного письма:
Обязательные реквизиты, используемые при создании писем
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
или 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)*;
08 – наименование организации*;
09 – справочные данные об организации*;
11 – дата документа**;
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
15 – адресат
18 – заголовок к тексту
20 – текст документа
22 – подпись;
27 – отметка об исполнителе.
Кроме этого, при создании письма могут быть использованы следующие реквизиты:
21 – отметка о наличии приложения;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати (при составлении гарантийного письма);
30 – идентификатор электронной копии документа
Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.
Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)», например, «О нарушении
договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».
Заголовок должен содержать до 150 знаков, занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На бланке формата А5 допустимо не указывать заголовок.
Реквизит 20. Текст письма можно оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде сочетания этих структур и использовать следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,предприятие считает возможным»).
При этом дата документа оформляется словесно-цифровым способом, например, «15 мая 2006 г.».
Однако при составлении письма-ответа или письма-подтверждения не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа. Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка письма есть реквизит.
Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме («На № 154 от 16 мая 2005 г.).
Реквизит 15 – адресат Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. В соответствии с этим ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующее оформление реквизита:
1. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.
В состав реквизита «15 – адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. No 221, т.е. реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
– название улицы, номер дома, номер квартиры;
– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
– название района;
– название республики, края, области, автономного округа (области);
– название страны (для международных почтовых отправлений);
– почтовый индекс.
ЗАО “Термика”
ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419
При адресовании документа структурному подразделению над его наименованием необходимо указать наименование организации.
ЗАО “Термика”
Управление производства и внедрения
информационных систем
3. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию пишут в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Генеральному директору
ЗАО “Термика”
А.Г. Цицину
ЗАО “Термика”
Генеральному директору
А.Г. Цицину
Реквизит 22 – подпись. Письма в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом. Письма, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.
В Реквизит 22 – подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
На каждое письмо при его составлении должен наноситься
Реквизит 27 – отметка об исполнителе, содержащий сведения о непосредственном составителе и позволяющий должностному лицу в организации-адресате связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов.
Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Если письмо имеет приложения, то на него наносится
Реквизит 21 – отметка о наличии приложения одним из следующих способов:
1. При наличии приложения, названного в тексте письма, пишут слово «Приложение» и указывают число листов и число экземпляров.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
2. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Приложение:
1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2.Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
3. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.05.2006 No 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
На гарантийных письмах должен проставляться
Реквизит 25 – оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он и личная подпись были хорошо читаемы, и при этом желательно, чтобы оттиск печати захватывал несколько последних букв от наименования должности лица и край его личной подписи.
На письмах также можно проставлять Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа, который служит для облегчения поиска электронной копии документа.
Данный реквизит указывается в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Кроме нанесения всех необходимых реквизитов нужно помнить, что если письмо занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.» или «с.», а также знаков тире.
2. Структура и содержание служебных писем
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.
Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.