После окончания оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны бытьпереданы на хранение в архив. В архив организации сдаются дела, оконченные делопроизводством, со сроками хранениями, какправило, постоянно, дела по личному составу и свыше 10 летхранения. При этом Вы должны ориентироваться на номенклатуру дел, но передача дел в архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении. Дела передаются в архив не ранее чем через год и не позднеечем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
Необходимочетко наладить передачу документов из структурных подразделений, лучше заранее составить график их поступления в архив, согласовав его с руководителями структурных подразделений. В процессе передачи дел надо проверить:
– правильность формирования и оформления дел;
– соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой и количество этих же дел, включенных в опись.
Необходимо строго следить за соблюдением сроков хранениядокументов в архивах организаций — источников комплектования. Документы, отнесенные к составу АФ РФ, до их передачи вгосударственный или муниципальный архив находятся на временном хранении в организации (архиве или архивохранилище) в течение сроков, установленных ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22):
Ø для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций — 15 лет;
Ø для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет;
Ø для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;
Ø для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
- а) записей актов гражданского состояния — 100 лет;
- б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
- в) проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
- г) технологической и конструкторской документации — 20 лет;
- д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
- е) научной документации — 15 лет;
- ж) кино- и фотодокументов — 5 лет;
- з) видео- и фонодокументов — 3 года.
В соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» в подпункте «б» пункта 4статьи 22 были исключены документы по личному составу.
Передача дел на хранение в государственный или муниципальный архив осуществляется от организаций по описям делпостоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочнойкомиссией (ЭПК) архивного органа, а также по актам приема-передачи. В государственном и муниципальном архиве строго следятза соблюдением вышеуказанных сроков передачи документов отисточников комплектования. Передача документов из каждого учреждения — источникакомплектования в государственный и муниципальный архивосуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости отобъема документов фондообразователя).
Комплектование государственного имуниципального архива документами одного фондообразователяосуществляется в несколько этапов:
– сначала на заседании ЭПК государственного и муниципального архива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается у них);
– затем в архив организации выезжает сотрудник государственного или муниципального архива для проверки состояния и оформления дел и т.д.;
– наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение.
В особо ценных делах проверяется количество листов. Есликоличество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а архив организации составляет справку о причинах отсутствия дел, а такжеоформляет акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
Основным документом, на основании которого производитсяприем документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающеедокументы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков хранения в организации или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых дел, количествоособо ценных дел и др.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного или муниципального архива и самой организации, передающей документы. Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного или муниципального архива). Один экземпляр описи остается в архиве организации. На трех экземплярах описи, переданных в государственный или муниципальный архив, делается отметка о передачедокументов. Таким образом, всего составляется четыре экземпляра описи.
В современных условиях архивы используют и методы «активного комплектования», которые включают в себя:
– проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;
– выявление потенциальных источников комплектования ворганах регистрации юридических лиц, а также на основеизучения событий общественно-политической жизни;
– анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;
– сбор воспоминаний, составление хроники событий;
– сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.
Основой работы по «активному комплектованию» являетсявысокий профессионализм, компетентность и активная жизненная позиция архивиста.
Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в следующем:
– выявлении архивных и опубликованных сведений об этихдокументах за рубежом;
– выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;
– установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежнымистранами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческимисредствами массовой информации, а также представителями научной общественности;
– подготовке библиографии справочников и других изданий
о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения ипо истории России;
– составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;
– изучении обстоятельств попадания за рубеж документовроссийского происхождения;
– выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в видеподлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий;
– своевременном информировании вышестоящего органауправления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинниковили копий;
– осуществлении оперативного взаимного информированияо местонахождении профильных архивам документов;
– осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федерального архивного агентства России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;
– приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение Прием полученных из-за рубежа документов в архиве осуществляется в соответствии с соглашением (договором) междувладельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательствасоответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинниковили копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются всостав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.