Для оформления отправки полноты оприходования зерновых культур, рапса и других масличных культур, семян однолетних и многолетних трав от комбайнов на зернотока, в склады и другие места хранения применяется «Реестр отправки сельскохозяйственной продукции с поля» (ф.№ ГП-1).
До уборки урожая в бухгалтерии организации бланки реестров пронумеровывают порядковыми номерами. Выдача пронумерованных бланков реестров производится комбайнерам, шоферам (трактористам), участвующим в уборке урожая, с регистрацией в журнале под расписку с указанием с какого по какой номер реестров каждый из них получил. Неиспользованные комбайнерами и шоферами (трактористами) бланки в обязательном порядке должны быть возвращены в бухгалтерию организации с указанием в журнале неиспользованных номеров реестров. Шофер (тракторист), загрузив транспортное средство зерном, заполняет в своем экземпляре реестра следующие реквизиты: вид продукции, дату составления реестра, номер подразделения, в котором производится уборка урожая, с каких земель получена продукция (осушенные, орошаемые), марку и номер комбайна, фамилию, имя, отчество комбайнера, примерный бункерный вес зерна, исходя из его влажности и вида. Одновременно комбайнер в своем экземпляре заполняет такие реквизиты, как вид продукции, дата составления реестра, номер подразделения, где производится уборка урожая, с каких земель получена продукция (осушенные, орошаемые), номер и марка транспортного средства, фамилия, имя, отчество шофера (тракториста), примерная бункерная масса зерна. В подтверждение совершенной операции комбайнер расписывается в экземпляре реестра шофера (тракториста), а последний - в экземпляре комбайнера. В день уборки урожая у комбайнера на руках будет находится один экземпляр реестра, независимо от числа транспортных средств, отвозящих зерно. Один экземпляр реестра будет находится и у шофера (тракториста), независимо от числа комбайнов от которых отвозится продукция. Он же является сопроводительным документом на доставку зерна на зерноток.
Доставив продукцию на зерноток, шофер (тракторист) предъявляет заведующему свой экземпляр реестра. Заведующий зернотока взвешивает продукцию, указывает в нем массу принятого зерна и подтверждает своей подписью. Одновременно заведующий зернотоком фактическую массу продукции записывает в накопительную ведомость поступления от урожая сельскохозяйственной продукции (ф.№ГП-2). Шофер (тракторист) своей подписью подтверждает массу сданного на зерноток зерна.
В конце рабочего дня в накопительных ведомостях и реестрах подсчитываются итоги, производятся записи в карточки (книги) складского учета, в путевые и учетные листы для начисления заработной штаты шоферам, комбайнерам. Заведующий током своей подписью в накопительной ведомости подтверждает массу принятого зерна.
Кроме того, в накопительной ведомости бригадир (агроном) указывает размер убранной площади в гектарах.
Не позднее следующего дня реестры и первый экземпляр накопительной ведомости представляются в бухгалтерию, где производится сверка их показателей. Второй экземпляр накопительной ведомости кладовщик в конце месяца в месте с отчетом о движении продукции сдает в бухгалтерию организации.
Для сокращения времени простоя комбайна при оформлении документов на отправку зерна может использоваться, как вариант, талонный способ учета.
При талонном способе применяются следующие документы: талон шофера, талон комбайнера, журнал учета выданных талонов, накопительная ведомость поступления от урожая сельскохозяйственной продукции, выписка из накопительной ведомости.
При использовании на уборке урожая бункеров-накопителей также применяют талоны, которые выдаются механизатору, обслуживающем бункер-накопитель.
Зерно, поступившее от комбайнеров на ток, требует дополнительной подсушки и сортировки. Результаты сортировки и сушки зерна оформляются актом на сортировку и сушку продукции растениеводства (ф.№ ГП-3). В нем указывается количество отпущенного зерна в подработку и количество полученных продуктов переработки (зерно полноценное, используемые зерноотходы с указанием процента содержания в них зерна, неиспользуемые отходы и усушка). Продукция в обязательном порядке должна взвешиваться. На основании лабораторного анализа в акте отражаются качественные показатели продукции до подработки и после ее проведения. Акт составляется в одном экземпляре в день проведения доработки зерна, подписывается главным агрономом (агрономом-семеноводом), заведующим током лицами, принимавшими участие в подработке продукции и утверждается руководителем организации.
Акт служит основанием для оприходования полноценного зерна, зерноотходов, а также для списания неиспользуемых отходов и усушки. Зерно, отправленное на сдачу государству, или другим организациям независимо, откуда оно берется (с поля или зернохранилища), перед отправкой в обязательном порядке взвешивается и оформляется товарно-транспортной накладной (ф.ТТН-1(растениеводство). При отправке сортовых семян (суперэлитные или элитные) дополнительно выписывают аттестат на семена (ф.№216), на сортовые семена гибридных популяций первой и последующих репродукций - свидетельство на семена (ф.№215), если они отвечают требованиям посевного стандарта, и сортовым удостоверением (ф.№213), если они не отвечают требованиям посевного стандарта по чистоте и влажности. Сортовые качества показывают на основании актов апробации. Посевные качества в вышеназванных документах проставляют на основании удостоверений о кондиционности семян, выдаваемых контрольно-семенными лабораториями.
При механизированной уборке урожая картофеля, овощей, корнеплодов оприходование продукции производится с применением Реестров отправки сельскохозяйственной продукции с поля (ф.№-ГП-1) и Накопительных ведомостей поступления от урожая сельскохозяйственной продукции (ф.№ ГП-2). Порядок применения указанных документов такой же как и при оприходовании зерна. При ручном сборе картофеля, овощей, корнеплодов, плодов ягод в первой графе накопительной ведомости указываются фамилия, имя, отчество сборщиков, а в других - каждое взвешивание сдаваемой продукции. В конце дня подсчитывается масса сданной продукции каждым сборщиком за день, что и подтверждают своей подписью сборщики. При невозможности взвешивания продукции для определения массы собранного урожая может применяться тара определенной вместимости и массы.
Сбор урожая корнеклубнеплодов и капусты учитывается по физической массе после очистки от земли и ботвы (зеленого листа капусты). Процент содержания примеси земли и ботвы в корнеклубнеплодах зеленого листа капусты определяется путем выборочного взвешивая нескольких партий клубней до и после очистки от земли и ботвы, а капусты - от зеленого листа. После определения процента содержания земли и зеленого листа составляется акт, который служит основание для проведения скидки на сверхдопустимую заземленность и уточнения валового урожая корнеклубнеплодов и капусты. Допустимая заземленность определяется согласно ГОСТам на приемку продукции заготовительными организациями.
Ботву корнеклубнеплодов и зёленый лист, используемые на корм животным или силос, учитывают как зеленую массу.
При невозможности взвешивания продукции, определение массы корнеклубнеплодов, заложенных на хранение в бурты, и оприходование урожая допускается путем замера буртов. Масса корнеклубнеплодов в одном кубическом метре определяется путем выборочного взвешивания в зависимости от размера и сорта клубней, с составлением акта. При этом должна приниматься фактическая масса одного кубического метра, а не нормативная. В таких случаях для оприходования продукции составляется «Акт приема-передачи грубых и сочных кормов» (ф.№ПЗ-7).
Продукцией культурных, улучшенных и естественных пастбищ является зеленая масса трав, скормленная скоту на корню, использованная на приготовление силоса, сенажа, травяной муки, а также на сено.
При заготовке кормов следует руководствоваться отраслевыми регламентами (заготовка сена, заготовка сенажа, заготовка силоса), утвержденными Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь 5 июня 1996 г, а также ГОСТами 4808-87, 23637-90, 23638-90.
Заготовленное сено и солома приходуются непозднее трех дней после закладки их на постоянное хранение.
Определение массы рассыпных и спрессованных в тюки (рулоны) сена и соломы, высушенных в поле до кондиционной (стандартной) влажности, при наличии весового хозяйства производится взвешиванием, а при отсутствии весового хозяйства масса спрессованных в тюки (рулоны) сена и соломы определяется по их количеству и средней массе одного тюка (рулона), полученной контрольным взвешиванием, а рассыпного сена - исходя из объема и фактической массы одного кубического метра на момент обмера.
Для приемки и оприходования рассыпного сена (при невозможности его взвешивания) руководителем организации создается специальная комиссия в составе агронома, зоотехника, заведующего участком (бригадира), под непосредственным руководством которого производилась работа по скирдорованию сена. Если заготовленное сено передается под материальную ответственность заведующему фермой (весовщику-фуражиру), то в состав комиссии включается и это лицо.
Комиссия проверяет качество укладки сена, тщательно обмеряет стога (скирды), определяет их объем, массу и качество заготовленных кормов. Определение массы производится по данным объемного измерения стогов (скирд) и установления массы одного кубического метра сена.
При заготовке сена с досушиванием с активным вентилированием его оприходование производится в пересчете на кондиционную (стандартную влажность 17%).
При заготовке сена повышенной влажности (22% - 28%) с добавлением химических консервантов его оприходование производится также в пересчете на стандартную влажность.
Обмер сенажа производится не ранее чем через 10-15 дней, силоса - 20 дней и непозднее чем через 30 дней после окончания загрузки сооружения. Продукция приходуется на основании акта приема-передачи грубых и сочных кормов (ф.№ПЗ-7) в двух экземплярах. Акт подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, принявшим корма на хранение, и утверждается руководителем организации.
К актам прилагается схема расположения стогов (скирд). Каждый стог (скирда) нумеруют, указывают время укладки, объем в кубометрах, массу заготовленного сена. Все эти данные записывают на дощечку (бирку), которую вставляют в стог (скирду) в условленное место. Количество зеленой массы травы пастбищ, скормленной скоту на корню, определяется комиссией, в состав которой обязательно должны включаться специалисты агрономической и зоотехнической служб сельскохозяйственных организаций, укосным или зоотехническим методами. При зоотехническом методе количество зеленой массы определяется исходя из полученной продукции животноводства и норм расхода кормов.
Примерные нормы расхода кормовых единиц на производство единицы животноводческой продукции в пастбищный период следующие: при среднесуточном надое до 10 кг молока -- 1 кормовая единица на 1 кг молока; до 12 кг -- 0,9; свыше 12 кг -- 0,8 кормовой единицы; на 1 кг привеса КРС-8-8.5 кормовой единицы. В одном килограмме зеленого корма содержится в среднем 0,18 кормовой единиц.
Для оприходования пастбищных кормов зоотехническая служба должна вести пастбищный дневник, где указывается период выпаса, поголовье скота и наименование угодий (трав).
При укосном методе урожай выросшей на пастбище травы определяется комиссией путем скашивания и взвешивания зеленой массы. Для чего перед скармливанием в нескольких местах пастбища скащивают участки длиной 10 м и шириной, соответствующей ширине захвата косилки. Полученную зеленую массу взвешивают, делят на скошенную площадь и определяют урожайность.
Зеленую массу естественных пастбищ, скормленную скоту путем выпаса, отражают в учете по количеству и сумме фактических затрат по уходу за пастбищами, а при их отсутствии -- только по количеству.
Количество зеленой массы кормовых угодий, скормленной путем выпаса скота сельских жителей, определяется исходя из количества голов скота и расхода зеленой массы на 1 голову в сутки или укосным методом. Средний расход зеленой массы на 1 голову в сутки - 50 кг.
Для отражения в учете зеленой массы травы естественных культурных и улучшенных пастбищ, скормленной скоту путем выпаса, комиссия составляет акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных зоотехническим методом (ф. № ПЗ-8) или акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных по укосному методу (акт составляется произвольной формы).
На отпуск кормов внутри организации выписывают требование-накладную (ф.№ПЗ-6).
Отпуск кормов со склада и других мест хранения производят по ведомости расхода кормов (ф.№ П3-9). Она является основанием для списания израсходованных кормов на соответствующие группы животных. Ведомость расхода кормов выписывают в двух экземплярах: один экземпляр передают лицу, отпускающему корма, второй - получателю. Норма отпуска на одну голову и все поголовье в ведомости устанавливают на основании рационов кормления животных, которые составляются главным зоотехником. В конце месяца в ведомости по каждому наименованию подсчитывают общий итог израсходованных кормов в натуре и кормоединицах, а также проставляется количество кормо-дней.
Ведомость учета расхода кормов утверждается руководителем организации. Первый ее экземпляр с распиской получателя кормов служит основанием для списания их с подотчета материально-ответственного лица. Второй экземпляр утвержденной ведомости с распиской лица отпустившего корма используется для списания стоимости израсходованных кормов на затраты производства.
Для учета продукции животноводства (молока, шерсти, яиц и др.) могут применятся различные первичные документы.
Для учета молока, надоенного на ферме, применяется карточка учета надоя молока (ф.№ ГП-4). Карточка ведется руководителем производственного подразделения или учетчиком-лаборантом. Записи в ней производятся по каждой доярке (мастеру машинного доения), по группе обслуживаемых коров с указанием количества голов и массы надоенного молока по каждой дойке отдельно. Ежедневно доярки (мастера машинного доения) своей подписью подтверждают данные о массе надоенного молока и проценте жира в молоке. Руководитель производственного подразделения (учетчик-лаборант) ежедневно определяет процент содержания жира в молоке, а затем принятое молоко переводит на основании базисной жирности в условное для начисления заработной платы дояркам. 0приходование молока производится в натуральной массе без его перевода в базисную жирность.
По проведенным контрольным дойкам записи в карточку производятся с пометкой «Контрольная дойка».
Карточка ведется в одном экземпляре, подписывается руководителем производственного подразделения.
Для учета ежедневного поступления и расхода молока применяется ведомость движения молока (ф.№ ГП-5). Ведомость ведется по каждой ферме и записи в ней производятся ежедневно с указанием массы надоенного молока и его расход по направлениям использования: продажа государству, на рынке; на общественное питание; на выпойку телят, поросят и т. д. Ведомость составляется руководителем производственного подразделения (учетчиком-лаборантом) в одном экземпляре и в сроки, установленные планом документооборота, представляется в бухгалтерию. К ней прилагаются карточки учета молока и документы подтверждающие расход молока.
Оприходование шерсти, полученной во время стрижки овец, производят на основании акта настрига и приема шерсти (ф.№ГП-6). Акт составляют руководитель производственного подразделения с участием чабана и работника пункта стрижки овец в трех экземплярах. В нем указывают количество и качество полученной шерсти, настриг с 1 головы и другие данные. Один экземпляр акта служит основанием для оприходования продукции на складе, второй-остается у заведующего фермой, третий-у зоотехника для составления отчетности о стрижке овец. Акт подписывается лицами, участвующими в стрижке овец.
Учет поступления яиц ведется в карточке учета движения поголовья птицы (ф.№ МЖ-12), в которой ежедневно указывается фактический сбор яиц, яйценоскость одной несушки. Кроме того, в ней отмечается количество яиц, полученных от поголовья находящегося на доращивании, откорме и ожидании убоя.
Ежедневно собранные яйца сдают по Ведомости на получение горючего, смазочных материалов и продуктов (ф.№ ПЗ-3), составляемой в двух экземплярах на яйцесклад, где их сортируют в соответствии со стандартом по массе и категориям. Отсортированные яйца упаковывают в стандартные ящики по категориям, на ящики наклеиваются ярлыки, на которых указываются категория яиц, фамилии, имена, отчества упаковщиков и даты выпуска. Результаты сортировки яиц по каждой партии оформляются актом сортировки яиц (ф.№ МЖ-8). Яйца, поступившие в цех инкубации для вывода птенцов, также сортируются по каждой партии с оформлением Акта сортировки яиц (ф.№ МЖ-8). Пригодные для инкубации яйца должны соответствовать нормативным требованиям по массе, толщине скорлупы, пигментации желтка и т.д. Отсортированные яйца, непригодные к инкубированию (с насечками, битые, имеющие другие дефекты) возвращаются на склад с оформлением ведомости (ф.№ ПЗ-3) или требования-накладной в двух экземплярах с пометкой «брак от инкубации». Партии яиц, закладываемой в инкубатор, присваивается порядковый номер, который сохраняется за этой партией до конца инкубации и после вывода птенцов до 150-дневного возраста.
Первый и второй миражи оформляются актами, в которых указываются номер партии и количество оказавшихся при миражах отходов (неоплодотворенные яйца, кровяные кольца, замершие и разбитые). Для оприходования меда, рыбы, шерсти-линьки при массовом их поступлении применяется Ведомость на получение горючего, смазочных материалов и продуктов (ф.№ ПЗ-3), а при разовом их поступлении - Требование-накладная (ф.№ ПЗ-6), которые составляются в двух экземплярах.
На принятые сельскохозяйственной организацией от населения картофель, овощи, плоды, яйца, шерсть и другие продукты для их реализации государству составляется Ведомость на закупку сельскохозяйственных продуктов у населения (ф.№ ПК-24) в двух экземплярах. В ведомости при приемке продукции указывается дата приема продукции, фамилия, имя, отчество сдатчика, количество принятой продукции. Оба экземпляра ведомости представляются заготовительной организации одновременно со сдачей продукции. После определения заготовительной организацией качества продукции и суммы, причитающейся индивидуальным сдатчикам один экземпляр ведомости возвращается сельскохозяйственной организации для расчета со сдатчиками продукции.
Закуп сельскохозяйственной продукции у населения для нужд сельскохозяйственной организации производится с составлением Накладной на приемку (закупку) сельскохозяйственной продукции от граждан по договорам (ф. №-95е) в двух экземплярах. Накладная подписывается приемщиком продукции и ее сдатчиком. Один экземпляр накладной передается сдатчику продукции.
Для учета закупаемого у населения молока применяется Журнал учета приемки (закупки) молока у граждан (ф.№ РП-3). Журнал ведет приемщик молока который производит записи по каждой сдаче молока, которая подтверждается подписью сдатчика. Определение содержания жира в молоке производится по средней консервированной пробе. Другие качественные показатели молока определяются при сомнении в его свежести и натуральности. На основании произведенного анализа в журнале указывается содержание жира в молоке и количество молока в пересчете на базисную жирность. Исходя из количества молока в пересчете на базисную жирность и установленной цены определяется сумма причитающаяся сдатчику. В случае продажи сдатчику молока обрата, в журнале указывается его количество и стоимость, которая удерживается при расчете за молоко.
Приемка молока от населения производится вне территории молочных ферм, в отдельную тару и его смешивание с молоком сельскохозяйственной организации не допускается.
Одновременно с записью в журнале, производится запись в Книжке учета приемки (закупки) молока от граждан (ф.№ РП-2), которая предъявляется приемщику молока при каждой его сдаче, что подтверждается подписью приемщика.
Записи в книжке учета приемки молока должны соответствовать записям в журнале. Этими же документами оформляется приемка от населения масла, для чего в них отводят отдельные страницы.
Сельскохозяйственные организации приобретают большое количество производственных запасов (средства защиты растений, минеральные удобрения, нефтепродукты, кормовые добавки и др.) у различных поставщиков. Первичным документом на основании которого оприходуют продукцию, поступившую от поставщиков является счет-фактура (ф.№868). К ней могут прилагаться типовые формы: товарно-транспортных накладных и другие документы.
Для получения продукции и материалов со склада поставщика уполномоченному лицу (экспедитору) выдается доверенность, (ф. № М-2а), на получение ценностей.
В ней должно быть указано, от кого и по таким документам (счету, наряду и т.п.) следует получить ценности, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером сельскохозяйственной организации. Экспедитор (или другое лицо) обязан не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию сельскохозяйственной организации товарно-транспортные накладные и другие сопроводительные документы о сдаче полученных товарно-материальных ценностей на склад. Неиспользованные доверенности возвращаются в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения их срока. В бухгалтерии ведется строгий учет выданных доверенностей. Они регистрируются в журнале учета выданных доверенностей (типовая межведомственная форма № МЗ, или в корешке блокнота доверенностей).
