Музейный фонд состоит из предметов основного фонда и фонда научно-вспомогательных материалов. Собрания всех музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов. Все материалы, хранящиеся и экспонируемые в музее, составляют фонд музея.
Наиболее ценная и главная в количественном и качественном отношении часть музейных фондов носит название основной фонд. В него входят только подлинные памятники истории и культуры, имеющие статус музейного предмета. К предметам основного фонда относятся вещественные и документальные памятники, объекты природы, памятники изобразительного искусства и т. д.
Основной музейный фонд комплектуется в соответствии с профилем общественного музея. Предметы основного музейного фонда являются первоисточниками для изучения истории, культуры, экономики, развития высших и средних специальных учебных заведений и служат для создания экспозиции.
К типу вещественные источники относятся археологические материалы, добытые в результате раскопок, а также случайных находок: орудия труда, образцы продукции, оружие, знамёна, оборудование, предметы быта и одежды, в том числе произведения профессионального декоративно-прикладного искусства и народного творчества, мемориальные предметы; нумизматические материалы: монеты, боны, печати.
Подчеркнём еще раз: ордена и медали, содержащие драгоценные металлы, в школьных музеях хранить и экспонировать запрещено.
К типу письменные источники относятся музейные предметы следующих видов: рукописные и печатные учрежденческие и личные материалы (свидетельства, грамоты, письма, воспоминания, мандаты, удостоверения, партийные, профсоюзные и др. билеты и т. п.), периодические и непериодические издания, книги, листовки. При этом к основному фонду относятся газеты до 1955 года, издания более позднего времени считаются библиотечным фондом. Вырезки из газет не относятся к основному фонду.
К типу изобразительные источники относятся произведения декоративно-прикладного искусства: графика, живопись, скульптура, плакаты и др., фотографический материал: дагерротипы, фотографии. Негативы не следует относить к основному фонду в школьном музее, так как нет возможности сохранить этот вид материала. К изобразительным памятникам относятся также карты, атласы, глобусы, планы, чертежи, связанные с историческими событиями и явлениями, историей науки, географических открытий. В школьных музеях собираются киноплёнки, магнитные пленки. Их нецелесообразно включать в основной фонд по той же причине, что и негативы.
Из фонозаписей школьные музеи могут хранить и отнести к основному фонду пластинки для граммофонов, патефонов (моно-, стерео-, квадро-).
В основной фонд входят:
- подлинные документальные и вещественные материалы, имеющие историческое значение (обмундирование, снаряжение, личные вещи, документы и т. п.);
- историко-бытовые и технические коллекции, отдельные предметы, характеризующие развитие производства, общественные отношения (орудия труда, образцы продукции промышленности, образцы видов сырья и т. п.);
- мемориальные комплексы и отдельные предметы, относящиеся к важнейшим историческим событиям, а также характеризующие жизнь и деятельность активных участников исторических событий, ветеранов, творческих деятелей науки и культуры;
- подлинные письменные и печатные документы;
- книги старопечатные, произведения художественной литературы с автографами авторов;
- фотографические материалы (оригинальные негативы и фотоотпечатки, отражающие факты, события, явления общественной жизни, представляющие интерес как произведения искусства или имеющие какие-либо другие примечательные особенности;
- произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура); модели и эскизы, созданные в процессе научного и художественного творчества изобретателя.
К научно-вспомогательному фонду относятся те музейные предметы, которые помогают изучению, экспонированию предметных памятников. Научно-вспомогательный фонд представляет сложное сочетание различных материалов, которые не имеют статуса музейного предмета, т. е. не являются подлинными памятниками истории и культуры. К вспомогательному фонду относятся копии всех видов и техники исполнения: муляжи, макеты, диаграммы, схемы, модели и репродукции, фото- и ксерокопии, материалы, изготовленные музеем для экспозиционной работы. Подлинные материалы недостаточной сохранности также следует отнести к вспомогательному фонду.
Школьные музеи в фондовой работе руководствуются нормативными документами о фондах государственных музеев РФ. Юридическими документами в музеях Российской Федерации являются акты поступлений, акты выдачи, книги поступлений.
Учёт, научное описание и хранение памятников истории и культуры в школьном музее, как и в государственном, преследует две цели:
- обеспечение юридической, научной и физической охраны музейных предметов;
- создание оптимальных условий для их разностороннего использования, т. е. сохранения имеющихся сведений о предмете.
Юридическая охрана музейных предметов подразумевает обязательное фиксирование памятников в документах учета, их шифровку и хранение в определенной системе. Наилучшая охрана музейных предметов заключается в их научном описании и преследует цели выявить информационный потенциал музейного предмета.
Оптимальные условия для разностороннего использования музейных предметов возникают, когда произведены атрибуция, т. е. произведено описание внешних признаков памятника и дано историческое описание музейного предмета, т. е. установлены автор, дата изготовления, назначение или применение, владельцы, время и место создания и бытования, связь с определенными историческими событиями или лицами, историческая или художественная значимость и т. п.
Учёт в школьном музее ведется по Главной инвентарной книге.
Главная инвентарная книга. Главная инвентарная книга - основной документ учета и охраны экспонатов. В нее записываются все экспонаты основного фонда. Запись в Главную инвентарную книгу должна производиться одновременно с поступлением предмета. Инвентарная книга должна иметь пронумерованные листы, быть прошнурована и скреплена печатью школы.
Главная инвентарная книга должна иметь следующие графы:
1. Порядковый учётный номер. Этот номер закрепляется за музейным предметом и является элементом шифра музейного предмета.
2. Дата поступления музейного документа (предмета).
3. Способ поступления предмета: от кого поступил предмет (фамилия, имя, отчество лица, сопроводительные документы). Под сопроводительными документами подразумеваются: акт приема-передачи, «легенда», тетрадь для записи воспоминаний и рассказов, тетрадь фотофиксации и т. п.
4. Наименование и краткое описание предмета. Запись начинается с названия предмета, затем описывается его внешний вид, надписи, пометки и т.п. Указывается автор, дата и место происхождения, среда бытования. При необходимости указывается размер и вес. Для книг, брошюр и тетрадей указывается количество листов. Для фотографий кратко описывается сюжет, если на фото люди, то надо перечислить их поименно слева направо.
5. Количество предметов. Если поступает коллекция (например, коллекция открыток, значков, фотографий и т. д.), то при инвентаризационном учете присваивается один номер, но запись идет следующим образом:
№ 123.1, № 123.2 и т. д. При поступлении документального памятника указывается количество листов в нём, если это количество больше одного листа.
6. Материал и техника изготовления. В графе указывается материал, из которого изготовлен памятник и способ его изготовления (ткань, дерево, бумага, машинопись, ручная роспись, рисунок карандашом, фотография, чеканка по металлу и т. д.).
7. Сохранность предмета. В этой графе должна стоять подпись лица, производившего запись. При отсутствии дефектов делается запись «полная».
При обнаружении дефектов описываются утраты (например, бумага истлевшая, уголки листов затерты, имеются надрывы страниц до 2 см, сколы, трещины, разрывы и т. д.). Если экспонат новый, то в графе «Сохранность» можно поставить отметку «полная». Таких оценок как «хорошая», «удовлетворительная» и т. п. быть не должно.
8. Примечания. В этой графе указывается, в какой фонд включен музейный предмет (основной фонд - ОФ или научно-вспомогательный - НВФ).
Если в школьном музее используется коллекционный принцип систематизации и хранения памятников, то в этой графе указывается, в какую коллекцию вошел или поступил памятник.
Форма записи в книге учета фондов:
п/п
Дата
записи
Время, источник и
способ поступления,
сопроводительные
документы, № акта
Наименование и краткое
описание памятника
(автор, дата и место происхождения, среда бытования,
надписи, пометки и т. п.)
Количество
предметов
Материал и техника
изготовления
Сохранность
(с подписью лица,
производившего запись)
Примечания
Главная инвентарная книга, как правило, выполняется из толстой тетради или книги в прочном переплете. Книгу графят (по образцу), прошивают прочными нитками, листы нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа.
Графы книги лучше располагать на двух страницах по их развороту. В конце книги делается запись о количестве листов в ней: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано.... листов». Запись и прошивка книги скрепляются печатью учреждения, школы, где находится музей.
На титульном листе Главной инвентарной книги или заголовочных данных на лицевой стороне обложки необходимо отразить название музея, наименование образовательного учреждения, адрес, начало внесения записей в книгу.
Записи в инвентарной книге делаются аккуратно чёрными или фиолетовыми чернилами или пастой. Исправления вносятся крайне редко и только в случае крайней необходимости красными чернилами и удостоверяются записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея.
Музейные экспонаты принято регистрировать в день их поступления в фонды