Включает в себя докладные, записки, объяснительные, служебные письма, справки
Докладные записки составляются по инициативе работника или руководителя
Бывают: внутренние, внешние, информационные, отчетные
Реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида док-та, дата, индекс, адресат, заголовок, текст, подпись
Подписываются составителем, руководителем, датой является дата подписания
Служебная записка – разновидность докладной записки, составляющейся по вопросам материально-технического, информационного или хозяйственного обеспечения. Адресуется должностному лицу или структурному подразделению. Дата док-та – дата подписания
Объяснительная записка – док-т, объясняющий причины к-л факта, действия, происшествия. Составляется работником и предоставляется вышестоящему лицу.
Справки: - служебного хар-ра
- по личному составу
- внутренние
- внешние
Текст может оформляться в виде схемы, таблицы, текста. Текст состоит из 2-х частей: вводной (факты, последующие основанием для составления док-та) и основной (конкретные сведения, отражающие существо вопроса)
Справки биографического характера подписываются 2-мя лицами, заверяются печатью, текст начинается с именительного падежа, в тексте указывается, куда выдана справка, дата подписания – дата справки. Заверяется печатью.
10АКТ. ПРАВИЛО ЕГО ОФОРМЛЕНИЯ. ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ.
Акты имеют более 100 разновидностей: акты-ревизии, приема/передачи, списания, уничтожения
Акты, имеющие контрольно-ревизионный характер подлежат утверждению
Акт утверждается руководителем или распорядителем док-та. Могут иметь гриф согласования.
Место и дата акта должны соответствовать дню актируемого факта или события.
Реквизиты акта: название орг-ии, название документа, дата, индекс, заголовок, текст, гриф утверждения, гриф согласования, подписи председателя и членов комиссии, отметка о направлении в дело.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В водном тексте указывается основание для начала работы, приводится состав комиссии и присутствующих при этом, указываются должности председателя и членов комиссии (нечетное число)
В констатирующей части – цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, в конце текста указ-ся кол-во экземпляров акта и месте их нахождения.
Акты подписывают члены комиссии, с ним знакомят лиц, деят-ти которых он касается.
11ДОГОВОР. ЕГО РЕКВЕЗИТЫ. ФОРМЫДОГОВОРОВ.
Главным нормативным документом в РФ, определяющим особенности заключения и содержания договора является Гражданский кодекс РФ. Согласно ему договором считается соглашение 2-х или нескольких лиц или сторон об установлении или прекращении каких-либо отношений по 420 ст ГК.
Договор - добровольное соглашение сторон.
По форме договоры бывают: простые и нотариально удостоверенные
По видам договоры различают: трудовые и коммерческие.
Договоры имеют более 100 типовых унифицированных форм.
Претензия
Претензия составляется при нарушении договорных обязательств
Цель документа - требование о возмещении убытков той стороной, которой нарушены обязательства.
Претензии могут быть представлены как юридическим, так и физическим лицам в отношении качества товара, нарушения условий договора, объемов и сроков поставки. Подписываются руководителем, главным бухг-ром и заверяется печатью.
Исковое заявление
Исковое заявление составляют для разрешения в суде спорных вопросов, возникающих в отношении работника и предприятия. В адресате указывается, кто направляет заявление (истец) с домашним адресом и кто нарушил права заявителя (ответчик). Может быть указана сумма иска в заголовке.Текст заявления должен быть подтвержден соответствующими документами, которые оформляются как приложение. Заявление подписывает заявитель.
Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц. От автора требуется последовательность, аргументированное перечисление фактов, событий, а также их документальное подтверждение. Составляется в 2-х экземплярах:
1-у адресата
2-у автора
Договоры бывают трудовые и коммерческие.
Договор – правовой, многофункциональный док-т, регулирующий коммерческие, трудовые взаимоотношения субъектов.
Реквизиты: дата, индекс, название вида документа, место составления, заголовок, текст, подписи, печати сторон, приложение.
Текст состоит из вводной и основной части
Вводная часть включает наименование договора, дату, индекс, место подписания и полное наименование договаривающихся сторон.
В основной части указывается предмет договора – о чем конкретно договариваются стороны, срок действия договора, технические условия, обязанности и права сторон, стоимость работ, услуг, форма оплаты и порядок расчетов, условия о конфиденциальности, порядок сдачи/приема работ, условия выполнения/сроки обязательств, ответственность в случае нарушения условий договора, основания расторжения или изменения договора, порядок разрешения споров, прочие условия, кот включают: законодательные акты, регулирующие отношения сторон, особенности обмена инфо, срок и формы связи между сторонами.
В заключении: юридические адреса каждой из сторон: справа о заключителе, слева об исполнителе, удостоверяющие подписи, печати
11Трудовой договор
Включает в себя ФИО работника, ФИО работодателя, место работы с указанием структурного подразделения, дата начала и окончания работы, наименование должности, квалификация, специальность, в соответствии со штатным расписанием. Права и обязанности работника и работодателя, характеристика условий труда и отдыха, условия оплаты труда, визы и условия социального страхования, условия об испытании 3 МЕСЯЦА (6 месяцев-для руководителя и главбуха)
В трудовом договоре предусматривается запись о неразглашении тайны и др по ТКРФ
Составляется в 2-х экземплярах: работнику и работодателю
15СРОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММ, ФАКСОГРАММ, ТЕЛЕФОНОГРАММ
Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в особую категорию срочных документов, передаются по телефону, факсу, телетайпу. Оформляются на спец бланках или А4
Телеграмма имеет: название вида документа, категорию (срочная, молния, м/нар, внеочередная), телеграфный адрес, текст, подпись, печать
Текст телеграммы пишется в предельно сжатой форме, через 2 интервала крупны шрифтом, без предлогов, союзов, частиц, кроме НЕ, местоимений.
Знаки препинания: ТЧК, ЗПТ, КВЧ, ДВТ
Все слова пишутся прописью: числа, цифры. Текст пишется без абзацев, от границы левого поля, переносится по смыслу, исправления не допускаются.
Текст печатают на 1 стороне листа.
Инфо, не подлежащая передаче отделяется от текста чертой от границы левого и правого поля: название предприятия, адрес отправителя, должность, расшифровка ИО. Заверяется печатью, сост в 2-х экземплярах: телеграфу и в дело
Телефонограмма – передаются приглашения на совещание, заседания или какая-то срочная инфо.
Реквизиты: название учреждения, втора документа, должность, ФИО сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование адресата получителя (справа) должность, ФИО сотрудника принявшего телефон, время передачи, название вида док-та, дата, индекс, текст, подпись.
Текст состоит не более 50 слов. Не следует произносить труднопроизносимые, редкоупотребляемые слова, предложения должны быть простыми, понятными по смыслу.
Составляется в 1 экземпляре, дата док-та, дата передачи.
Факсограмма – получаемая на бумажном носителе, переданная по факсу (факсимильной связи) подтверждаются электронной цифровой подписью
9ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ПРОТОКОЛЫ. ПОЛНАЯ И КРАТКАЯ ФОРМА. ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ.
Протокол – док-т, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях.
Бывают полные и краткие, ведутся во время заседаний секретарем коллегиального органа
Протокол занимает особое место в ОРД. Он относится и к организационной и распорядительной и справочной инфо.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Подписывает секретарь или ведущий. Дата протокола – дата заседания.
Полный протокол фиксирует не только обозначавшиеся вопросы, но и фамилии выступавших в прениях и подробные записи содержания докладов, выступавших в прениях.
Реквизиты: название орг-ии (оформляется на общем бланке), название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, указывается вид совещания и обсуждаемый вопрос, текст, подпись, номер протокола, порядок номера с начала года.
Текст состоит из вводной и составной части
Вводная часть: председатель, секретарь, присутствовали (до 10 чел в алфав порядке ФИО, свыше 10 – указ-ся общее кол-во)
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки - арабскими цифрами с новой строки.
Основная часть по схеме: слушали, выступали, решили (постановили), ФИО выступавших пишется с красной строки – краткое изложение текста выступления
Постановляющая часть по схеме: действие, исполнитель, срок. Нумерация арабскими цифрами. Протокол подписывает председатель и секретарь, ведущие собрание. С протоколом могут быть ознакомлены заинтересованные лица.
Выписка из документа
В выписке из протокола воспроизводятся все реквизиты док-та, часть текста, вопрос и текст повестки дня.
Заверяет повестку должностное лицо, делающее копию документа. Она заверяется подписью.
Верно
Инспектор л/п ИОФ
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР. УСТАВ.
Организационная функция – одна из основных управленческих функций
В нее входит: -создание,
- реорганизация, ликвидация предприятия,
- установление структуры,?
численности номенклатуры должности.
- регламентация деятельности структурных подразделений и работников
- формирование коллегиальных и совещательных органов управления
- установление режима работы и системы охраны
- организация и оценка труда работников
Организационная функция – 1 из основных управленческих функций, в процессе которой формируется комплекс организационно-распорядительных, правовых документов, к которым относятся: Устав предприятия, учредительные договоры, положение о профессионале, предприятии, должностные инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность.
Организационные документы по действию относятся к бессрочным, действуют до отмены их и утверждения новых. Датой организационных документов является дата утверждения.
Учредительный договор – правовой акт, которым учредители обязуются создать юр лицо и определяют порядок совместной деятельности по созданию, реорганизации и ликвидации.
Учредители заключают учредительный договор и утверждают устав и порядок совместной деятельности.
Вводная часть – цель заключения договора, наименование и правовая форма организации, предмет деятельности и местонахождение организации
Основная часть: обязанности участников по созданию юр лица
порядок образования и имущественная ответственность
порядок распределения прибыли и погашения убытков
порядок управления делами
права и обязанности учредителей
ответственность за нарушение договора
условие выхода из состава организации
порядок рассмотрения споров
Утверждается уставом
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими предприятиями и организациями, права и обязанности в сфере государственной и хозяйственной деятельности
Основные разделы текста устава:
1. общее положение
2. организационное единство
3. регламент деятельности
4. финансово-материальная база
5. отчетная и ревизионная деятельность
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации
Реквизиты: 1. уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами
2. уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций
3. коммерческо-уставные учредители
4. наименование министерства или ведомства, организации, название документа, устав, дата, индекс, место издания
5. текст
6. подписи
положение об организации – правовой акт, определяющий статус орг-ии, ее задачи и функции и права, ответственность, порядок деятельности, организация работы предприятия в целом и его структурных подразделений
положение вступает в силу с момента утверждения
Положения бывают: типовые, примерные и индивидуальные
Текст подразделов состоит: общие положения, основные задачи, фун-ии, права и обязанности работников, руководителей, руководство предприятия, взаимоотношения, контроль, проверка, ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация на основе устава
Реквизиты: название орг-ии, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы заинтересованных лиц, гриф утверждения
Должностная инструкция – организационно-правовой документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции, при осуществлении деятельности определенной должности
На основании должностной инструкции разрабатываются трудовые договоры
Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, кадрами, юристами. Подписываются составителем и утверждаются руководителем. Дата введения в действие – дата утверждения. Срок хранения 3 года
Разделы текста: 1. общие положения,2. функции, должностные обязанности, 3.права, 4.ответственность, 5.связь по должности
Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, индекс, место написания, заголовок в именительном падеже, гриф утверждения, текст, подписи, гриф согласования, визы
Штатное расписание – док-т, закрепляющий должностной, численный состав предприятия с указанием фонда зарплаты, составляется ежегодно.
Оформляется по унифицированной форме. В нем фиксируется сведения о структурных подразделениях, должностях, количестве штатных единиц оклада, нотбавках, месячном фонде зарплаты. Готовится бухгалтерией, подписывается главным, старшим бухгалтером, утверждается руководителем. Изменения в штатное расписание вносятся приказом.
Структурная штатная численность – док-т, в кот указываются все структурные подразделения, вводимые в должности и количество штатных единиц по каждой должности
Директивный документ – док-т, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов
Дублетный док-т – 1 из экземпляров размноженного док-та
Официальный документ – док-т, создаваемый от имени орг-ии и носящий информативный или информационный характер
Исковое заявление – заявление в суд или арбитраж о претензиях к физ или юр лицам, составленных по унифицированной форме
Исковая давность – срок для защиты права по иску истца, право которого нарушено.
Информация – сведения о лицах, предметах., явлениях, фактах, независимо от формы их представления.
Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста в определенную группу. Передаются по почте, факсу, модему.
8МЕТОДИКА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
Деловое письмо – док-т, применяемый для связи и передачи инфо
Письма бывают инициативные (оформляются на бланке для писем, название вида документа не имеет, кроме гарантийного и претензионного) и ответные
Текст письма состоит из вводной и основной части. В водной указывается: причина составления док-та, в основной: цель письма. Текст должен быть кратким, ямным, последовательным, корректным, аргументированным, объемом не более 2 стр., пишется в двух экземплярах: адресату и в дело.
Разновидности: сопроводительные, информационно-рекламные, гарантийные, директивные, циркулярные, претензионные, письмо-запрос, уведомление, извещение, предупреждение, напоминание, отказ.
Реквизиты письма: наименование орг-ии, автора док-та, справочные данные об орг-ии, дата, индекс в 1 строке, адресат, ссылка на дату и индекс входящего док-та, заголовок, текст, подпись, печать (для гарантийного и претензии), отметка об исполнении и исполнителе, гриф ограничения доступа