Для девочек
Сколько людей столько и способов планировать свои дела. Сегодня хочу поделиться с вами простым методом работы со своим списком дел.
Это очень женский подход 
и кто знает, может он будет тем недостающим звеном в вашем планировании, которого вам так не хватало. Особенно хорош он будет для визуалов – это те, кто большую часть информации воспринимает через глаза.
Возьмите альбомный лист бумаги (а можете взять и больше) и расчертите его на 7 колонок – это дни недели. В них пишется то, что жестко привязано к расписанию. Удобно однотипные дела писать (окрашивать) одинаковыми цветами. Это сразу выделяет их на фоне остальных дел и наглядно видно, в какие дни и во сколько что предстоит.
Кроме того, берется пачка маленьких стикеров и на них уже пишутся разные текущие дела. Например, забрать вещи из химчистки, оплатить за телефон и т.д. Каждый листочек клеится на тот день недели, в который нужно выполнить дело. Как только дело выполнено – листочек убирается.
Такой план можно повесить в удобном месте и всегда наглядно видеть, что нужно сделать, а что уже сделано, насколько загружен или свободен сегодня день. Сразу видно, какие дела-листочки кочуют из одной колонки в другую.
Разноцветный список дел
Чтобы такой план сделать многоразовым и поднимающим настроение, можно использовать только стикеры, для разных дел выбирая разные цвета (благо сейчас есть из чего выбирать). Например, все рабочие вопросы пишу на синих листочках, домашние дела – на желтых, а для себя любимой – на розовых.:)
Таким образом можно решить несколько вопросов:
1. Приятно видеть свой ежедневный план не в виде скучных записей в ежедневнике, а в виде яркого и привлекающего внимание плаката на стене
2. Кто сказал, что выполнять дела – это нудно? Не исключаю, что вы войдете в азарт, стремясь быстрее сорвать как можно больше листочков.:)
3. Жизнь кажется серой и унылой? Посчитайте, сколько розовых листочков украшают ваш план. Если их почти не видно на фоне остальных, то может самое время сделать для себя приятное?
4. Разные цвета помогут вам наглядно увидеть, какие дела преобладают в вашем списке, а каких не хватает. Это позволит вам «держать руку на пульсе» и поддерживать жизненный баланс.
2. Техника звучно называется «Метод помидора» и была придумана итальянцем Франческо Цирилло.
«Метод помидора»
Всего 5 простых шагов:
1. Определите и четко сформулируйте задачу.
Очень важно понимать, что и зачем вы собираетесь делать следующие 25 минут.
2. Заведите таймер на 25 минут.
Почему 25? Согласно исследованиям психологов, человек может концентрироваться на чем-то максимум 30 минут. 25 минут — это один «помидор». Один помидор беспрерывной работы.
3. Приступайте к работе, пока не зазвонит таймер.
Дайте себе слово, не отвлекаться от задачи все 25 минут. Ни на звонки, ни на сообщения или письма, ни на коллег. Только работа над поставленной задачей.
4. Сделайте перерыв на 5 минут.
Можно ответить на пропущенные звонки и письма, а лучше встать и размяться.
5. После 4 помидоров сделайте большой перерыв.
В целом похоже на школьную систему уроков с переменами. Уверен, что детям было бы удобнее заниматься по 25 минут, а не по 45.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – это один из простейших инструментов, который поможет вам быстро преуспеть в управлении своим временем. Давайте получше рассмотрим, что же этого такое и какое отношение имеет к тайм-менеджменту.
Несмотря на то, что популярность этому методу принес Стивен Кови, описав его в своей книге «Главное внимание - главным вещам», сама идея принадлежит президенту США Эйзенхауэру.
Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с каким-либо делом, вы должны задать себе два вопроса. Первый - это важно? И второй - это срочно?
Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4 группы:
1. Срочное и важное – например, потек кран в квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу срок сдачи налоговой отчетности и т.д.
2. Несрочное, но важное – это привычная работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна, спортзала и тому подобное
3. Срочное и неважное – это чаще всего какие-то непредвиденные ситуации и зада. Например, срочная, заранее незапланированная встреча или такой же телефонный звонок. Так же сюда относятся различные хлопоты, не связанные с достижением ваших целей.
4. Несрочное и неважное – то, на что мы тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми любимые в настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные игрушки. Никакой пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть вашего времени.
Эти группы можно представить в виде четырех квадрантов, изображенных ниже.
Порядок, в котором вы будете выполнять эти задачи, очень важен. Когда у вас появляется минутка свободного времени, не поленитесь и распределите предстоящие дела по данным категориям.
Очевидно, что первыми необходимо браться за дела, которые находятся в квадранте «важно и срочно». А вот насчет следующего квадрата не все логично на первый взгляд.
Эйзенхауэр говорил:
Важные дела редко бывают срочными и срочные редко бывают важными.
И с этим трудно не согласиться.
Без матрицы люди часто не понимают это правило и спешат скорее выполнить все срочные и бесполезные дела, а важные, но не срочные откладываются все дальше и дальше.
Например, ситуация, когда вы должны работать над проектом, но вместо этого вы зависаете в социальных сетях, постоянно отвлекаетесь на сообщения друзей в чатах, на просмотр нового ролика на YouTube и т.д.
Итак, во вторую очередь вы должны тратить время на важные задачи, которые не являются срочными и только после этого браться за срочные и неважные дела.
Задачи из 4 квадрата «не срочно и неважно» не должны вас отвлекать. Если у вас будет свободное время, вы можете заглянуть в этот квадрант. Хотя, даже если до них дело не дойдет, вы ничего не потеряете, ведь они не были важны в любом случае.
Как это работает?
Когда вы осознанно начнете распределять предстоящие дела по квадрантам, исходя из их важности, вы, в конце концов, перестанете отвлекаться на бесполезные дела, которые отнимают у вас время и, таким образом, сэкономите время и станете более эффективным
«Важно и не срочно» - это тот квадрант, которому вы должны уделяться больше всего времени. Это спокойная работа над задачами, которые действительно важны для вас и у вас еще достаточно времени, чтобы довести их до конца.
На самом деле, этот метод не так сложен, как может показаться на первый взгляд. Во-первых, делайте только те задачи, которые важны. Во-вторых, планируйте свои дела заранее. Если вы заглянете немного вперед и спланируете свое время исходя из матрицы, то вы сможете закончить все важные дела до того, как они станут срочными.
Таким образом, вы станете более целеустремленным и сможете быстрее и эффективнее справляться со своими делами.
Самое главное — определить главное
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.