Краткая теория о бизнес-процессе (процессе)
Подход к управлению организацией как управлению функционально разделенными отделами в современном мире не является эффективным. Современный подход управления - это управление бизнес-процессами.
Например, стандарт ISO 9001:2000 требует использовать процессный подход к управлению организацией.
Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы по определенным правилам с помощью определенных механизмов.
Рисунок 1 - Схема описания процесса
В качестве входа может быть информация (документ), товарно-материальная ценность или сотрудник (обычно, это процессы отдела кадров).
В качестве выхода могут быть все те же элементы, что и на входе, но уже преобразованные в определенное состояние в результате выполнения процесса.
Управление процесса - как правила информация, которая определяет правила преобразования входов в выход.
Механизм - то, что преобразует вход в выход. Механизмами, как правило, являются сотрудники (структурные подразделения) организации и техника, на которой они работают (станки, оргтехника).
Рисунок 2 - Схема описания процесса
Выход одного процесса может быть входом (управлением, механизмом) для другого или быть использован клиентом организации.
Рисунок 3 - Взаимодействие процессов
У каждого процесса есть Владелец — лицо, имеющее полномочия, необходимые для организации работ по процессу и отвечающее за результат его выполнения.
Приведенный пример отображает бизнес-процесс в нотации IDEF0. Это один из вариантов графического отображения процесса. Концептуальную схему управления процессом можно отобразить следующим образом:
Рисунок 4 - Концептуальная схема управления процессом
(Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник. В.Г. Елиферов, В.В. Репин - М.: ИНФРА-М, 2004. - 319 с.)
Зачем необходимо описание бизнес-процессов?
Помимо того, что описание бизнес-процессов организации могут требовать различные стандарты, описание процессов приносит следующие выгоды:
- В процессе описания выясняется истинная процедура протекания процесса, и выясняются проблемные места.
Итог: вы ясно представляете, с чем имеете дело.
- Описание процессов подразумевает, что информация о процессе будет зафиксирована и одинаково понятна для всех участников процесса.
Итог: все говорят на одном языке.
- Информация о процессе заносится на один из носителей (бумажный или электронный).
Итог: с уходом сотрудника Вы не теряете знание о том, в какой последовательности и как необходимо выполнять работ и с легкостью передаете эти знанию новым сотрудникам.
- Описание процесса позволяет четко разграничить сферы ответственности между сотрудниками.
Итог: сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому, когда и что передает; за что отвечает.
- Описанный процесс позволяет увидеть движение документов, товарных ценностей в организации.
Итог: 1) можно наилучшим образом подготовиться к автоматизации системы управления организацией; 2) можно выявить неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.
- Описанный процесс позволяет определить наиболее значимые ресурсы для организации и степень их использования.
Итог: четкая картина по используемым ресурсам создает благоприятную почву для качественного снабжения организации.
- Четко описанный процесс позволяет поставить конкретные цели для его измерения.
Итог:
1) можно количественно измерять происходящие процессы;
2) ставить верные и четкие мотивы для сотрудников организации, и происхождение критериев прозрачно видно для всех.
***