Весь современный бизнес сегодня построен на управлении информационными потоками.
Информационные потоки – это пути передачи информации, обеспечивающие существование социальной системы (предприятия, учреждения), внутри которой они двигаются, это процессы передачи информации для обеспечения взаимосвязи всех звеньев социальной системы.
На предприятии в процессе деятельности происходит движение документации большого объема и значимости. [7].
Информационные потоки могут существовать в виде бумажных и электронных документов. В зависимости от связываемых потоков системы потоки делятся на горизонтальные и вертикальные, в зависимости от места прохождения – на внешние и внутренние и зависимости от направления – на входе и выходе.
Информационные потоки характеризуется по следующим показателям:
– по источнику возникновения;
– по направлению движения потока;
– по скорости передачи и приема информации;
– по интенсивности потока, т.е. количеству информации поступающей в единицу времени[15].
Анализ информационных потоков – является одним из важных этапов в улучшении существующей системы управления, который обеспечивает выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.
Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен на базе исследования информационной системы учреждения, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.
Обработанные материалы исследования позволяют провести анализ системы планирования и управления, как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и в учреждении в целом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных[16].
На рисунке В.1 представлены информационные потоки по учету образовательных услуг учебного отдела ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей».
Работники учебного отдела являются участниками внутренней среды информационного обмена данными, соответственно информационные потоки в отделе, являются внутренними. Так же существуют исходящие и входящие информационные потоки, характеристики и описание каждого приведены в систематизированной таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Описание информационных потоков
| Входящий | Запрос данных о поступивших и обучающихся студентах на очно/заочных формах обучения, запрос статистических данных о средней посещаемости студентов очно/заочных форм обучения, запрос данных о количестве студентов обучающихся на коммерческой основе, информация о студентах находящихся на отчислении, запрос статистических данных об успеваемости студентов очно/заочных форм обучения | |
| Исходящий | Документы по описанию поступивших и обучающихся студентах очно/заочных форм обучения, статистические данные о средней посещаемости студентов очно/заочных форм обучения, документация содержащая количество студентов обучающихся на коммерческой основе, данные о студентах находящихся на отчислении, информация об успеваемости студентов очно/заочных форм обучения | |
| Входящий | Запрос данных о сотрудниках, привлекаемым к работе на курсах (семинарах) повышения квалификации на условиях почасовой оплаты (сводный табель), информация о учебной нагрузке профессорско-преподавательского состава | |
| Исходящий | Документы, содержащие данные о сотрудниках, привлекаемых к работе на курсах (семинарах) повышения квалификации на условиях почасовой оплаты (свободный табель), данные о учебной нагрузке профессорско-преподавательского состава | |
| Исходящий | Запрос на информацию по рецензированию рабочих учебных программ, запрос данных о преподаваемых дисциплинах, данные о результатах вступительных, семестровых и государственных экзаменах | |
| Входящий | Документация о рецензировании и модернизации рабочих учебных программ, непосредственно новые методические и учебные материалы, перечень преподаваемых дисциплин, данные о вступительных, семестровых и государственных экзаменах |
Продолжение таблицы 1.1
| Внутренний | Задание на подготовку списков дипломников по установленной форме для ГЭК, на организацию подготовки характеристик на студентов, подготовку приложений к дипломам, дипломов и копии к ним, задание заполнение регистрационного журнала факультета, на подготовку личных дел окончивших институт к отправке в архив; задание на Подготовку и сдачу документов факультета в архив, согласно номенклатуре | |
| Внутренний | Данные о подготовленных списках дипломников по установленной форме для ГЭК, информация о подготовленных характеристиках на студентов, приложений к дипломам, дипломов и копии к ним, сведения о заполненном регистрационном журнале факультета, подготовленных и отправленных в архив личных делах окончивших институт, информация о сданных документах факультета в архив, согласно номенклатуре | |
| Внутренний | Задания на установку программного обеспечения внутри отдела на компьютеры пользователей, проведение начальной диагностики аппаратных проблем внешних устройств, проведение профилактики компьютеров и периферического оборудования | |
| Внутренний | Информация по установке программного обеспечения на компьютеры пользователей, сведения о проведении начальной диагностики аппаратных проблем внешних устройств, сведения о проведении профилактики компьютеров и периферического оборудования | |
| Внутренний | Задания на составление периодической статистической отчетности по Институту, задание на накопление данных о выполнении плановых заданий, накопление сведений о качественных характеристиках состава персонала, технического оборудования, транспорта, задание на проверку правильности полученных данных из других подразделений, их сопоставимость по отдельным |
Продолжение таблицы 1.1
| подразделениям с данными за предшествующий период; задание на систематизацию цифровых данных внутри подразделения, а так же получаемых из других подразделений; задание на анализ производственной и хозяйственно-финансовой деятельности Института, задание на подготовку справок на основе данных различного статистического учета | ||
| Внутренний | Сведения о проведенной статистической отчетности за месяц/квартал/полугодие/год, сведения о накопленных данных о выполненных плановых заданиях, предоставление накопленных данных о качественных характеристиках состава персонала, технического оборудования, транспорта Института, информация о проверенных, сопоставленных по отдельным подразделениям с данными за предшествующий месяц, данных из других подразделений; сведения о систематизированных цифровых данных внутри подразделения, полученных из других подразделений, произведенный свод-анализ производственной и хозяйственно-финансовой деятельности Института, информация о подготовленных справках на основе данных различного статистического учета | |
| Внутренний | Задание, на расписание экзаменов и зачетов, на составление документации, необходимой для организаций сессий, сведения о проведении ежемесячных аттестаций студентов по текущей успеваемости и посещаемости, задание на подготовку проекта приказов факультета по студенческому контингенту для отдела кадров; задание на подготовку документации по организации учебного процесса для декана, учебного отдела заверение копий приказов и распоряжений по деканату; обеспечение выделение аудиторий для проведения учебных занятий; сведения по работе со старостами учебных групп, информация о ведении журналов учебных групп задание на подготовку готовит документации по запросу бухгалтерии, отдела кадров, иных подразделений Института |
Продолжение таблицы 1.1
| Внутренний | Информация о составленном расписании экзаменов и зачетов, о составленной документации, необходимой для организаций сессий, сведения о проведенных ежемесячных аттестаций студентов по текущей успеваемости и посещаемости, сведения о подготовленном проекте приказов факультета по студенческому контингенту для отдела кадров; данные о подготовленной документации по организации учебного процесса для декана, учебного отдела заверенные копии приказов и распоряжений по деканату; информация об выделенных аудиториях для проведения учебных занятий; сведения о проведенной работе со старостами учебных групп, информация о ведении журналов учебных групп, данные о подготовленной документации по запросу бухгалтерии, отдела кадров, иных подразделений Института | |
| Исходящий | Запрос данных о студентах, направляемых на прохождение практики, о проектах приказов связанных с прохождением практики, данные о рабочих программах, методических руководствах пособий и другой документации необходимой студентам для прохождения практики | |
| Входящий | Сформированные списки студентов направляемых на прохождение практики, готовые проекты приказов связанные с прохождением практики, готовые рабочие программы, методические руководства, пособия и другая документация необходимая студентам для прохождения практики | |
| Внутренний | Задания на оформление вновь зачисленных студентов, прием личных дел студентов, их обработку, заполнение личных карт, студенческих билетов и зачетных книжек, работу с приказами по студенту, регистрация прибывших на сессию студентов, оформление вызовов на сессию, учет справок выданных студенту, учет движения студентов, подготовка экзаменационных протоколов и ведомостей перед сессией |
Таблица 1.1 – Описание информационных потоков
| Внутренний | Предоставление отчета об оформлении вновь зачисленных студентах, данные о принятых, обработанных, и заполненных личных картах студентов, студенческих билетах и зачетных книжек, предоставлении информации о работе с приказами по студентам, информация о регистрации прибывших на сессию студентах, данные по вызовам на сессию студентов, отчет об справках, выданных студентам, сведения о движении студентов, данные о подготовленных экзаменационных протоколах и ведомостей перед сессией | |
| Внутренний | Запрос на данных о нагрузке на кафедрах, запрос данных о профессорско-преподовательском составе, запрос информации по итогам промежуточной и итоговой аттестации, запрос информации по количеству студентов на последнем курсе обучения, запрос данных о количестве студентов прикрепленных к кафедрам, запрос информации об успеваемости студентов | |
| Внутренний | Обработанные статистические данные о нагрузке и рекомендации по перераспределению нагрузке на кафедрах, обработанные данные итогов промежуточной и итоговой аттестации; аналитические данные по студентам, находящихся на последнем курса обучения, статистические данные по средней успеваемости студентов прикрепленных к кафедрам, статистические данные о количественной перегрузке студентов на кафедрах, аналитические данные по возможному перераспределению групп Института | |
| Внутренний | Запрос на анализ необходимости переустановки операционной системы, восстановлении её работоспособности, запрос на установление обновлений системного программного обеспечения, запрос на мониторинг бесперебойной работы антивирусной программы, в том числе её обновление, запрос на проведение полной проверки компьютера на наличие вирусных и вредоносных программ и их устранение |
Таблица 1.1 – Описание информационных потоков
| Внутренний | Данные о проведенном анализе операционной системы, информация о восстановлении её работоспособности, информация об установленном обновлении системного программного обеспечения, сведения о проведенном мониторинге бесперебойной работы антивирусной программы, её обновление, данные о проведенной полной проверке компьютера на наличие вирусных и вредоносных программ и их устранение | |
| Внутренний | Запрос на консультацию по созданию электронных документов, по использованию технологии/образовательного программного продукта/пакета мультимедийных образовательных материалов, задание на перенос статистических данных в электронный вид, задание на ведение архива цифровых статистических материалов | |
| Внутренний | Проведение консультации по созданию электронных документов, по использованию технологии/образовательного программного продукта/пакета мультимедийных образовательных материалов, перенесенные статистические данные в электронный вид, информация о ведении архива цифровых статистических материалов | |
| Исходящий | Запрос о зачисленных на первый курс студентах, запрос данных о вступительных экзаменах, справочные материалы по каждому зачисленному студенту, запрос на сведения о переводе и восстановлении студентов | |
| Входящий | Информация о зачисленных на первый курс студентах, данные о вступительных экзаменах, справочные материалы по каждому зачисленному студенту, сведения о переводе и восстановлении студентов | |
| Исходящий | Запрос данных о зачисленных на первый курс студентах заочного обучения, запрос информации о вступительных экзаменах, данные о переводе и восстановлении студентов заочного обучения, данные по итоговому контролю знаний студентов заочной форма обучения, информация по итоговой аттестации выпускников заочной форма обучения, данные по организации практик студентов заочной формы обучения, запрос данных по организации разработки учебно-методических пособий для студентов заочной формы обучения |
Таблица 1.1 – Описание информационных потоков
| Входящий | Данные о зачисленных на первый курс студентах заочного обучения, информация о вступительных экзаменах, данные о переводе и восстановлении студентов заочного обучения, сведения по итоговому контролю знаний студентов заочной форма обучения, информация по итоговой аттестации выпускников заочной форма обучения, данные по организации практик студентов заочной формы обучения, информация по организации разработки учебно-методических пособий для студентов заочной формы обучения | |
| Исходящий | Запрос информации о студентах очно/заочного отделения, обучающихся на коммерческой основе, данные о студентах имеющих долг перед Институтом, сведения о студентах, отчисленных из Института в связи с просроченной оплатой | |
| Входящий | Списки студентов очно/заочного отделения, обучающихся на коммерческой основе, списки о студентах имеющих долг перед Институтом, сведения о студентах, отчисленных из Института в связи с просроченной оплатой | |
| Исходящий | Задание на разработку учебно-методической литературы для студентов очно/заочной формы обучения, задание на организацию и проведение заседаний учебного отдела с другими подразделениями Института, информация статистического характера о студентах, профессорско-преподовательского состава, задание на составление и утверждение приказов о принятии/отчислении студентов очно/заочной формы обучения и др. | |
| Входящий | Сведения по готовой разработанной учебно-методической литературе, для студентов очно/заочной формы обучения, подробная информация проведенном заседании учебного отдела с другими подразделениями Института, статистические данные о студентах, профессорско-преподовательском составе, подробный отчет о составленных и утвержденных приказах о принятии/отчислении студентов очно/заочной формы обучения и др. |