Тема занятия 24: Основные требования к оформлению документов.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6.

Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля.

На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета. Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.

Каждый реквизит имеет три части:

• заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;
• основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;
• оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста)

Реквизиты бланка.

В зависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации.

Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано на документе.

Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки.

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно - цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.

Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю.

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.).

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу.

Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.

Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено. Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только адресату» и т.д.

Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Этот порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указывают обобщенно.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

• наименование адресата (название организации или ФИО);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта;
• название области, края, автономного округа;
• страна (для международных почтовых отправлений)
• почтовый индекс.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адре- сат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?» или «чего (кого)?». На него отводится 10 см в левой половине заголовочной части, и он должен занимать не более 2 строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Короткие документы на формате А5 создаются без заголовка.

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения выполнения установленных сроков.

Существует два вида срока исполнения документа:

• типовой – срок исполнения документа, установленный нормативно- правовым актом;
• индивидуальный – срок исполнения, установленный распорядительным документом вышестоящей организации или указанный в резолюции руководителя.

Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с междустрочным полуторным интервалом (для формата А5 можно одинарный интервал). Отступ в 1 строке рекомендуется 1,25 см

Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Приложения при этом нумеруются

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 10 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» вне зависимости от количества документов употребляется в единственном числе.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ на

2 л. в 2 экз.

2. Перечень объектов для внедрения на 10 л. в 2 экз.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме, например:

Приложение: письмо ОАО «Стройсервис» от 26.07.2004 № 168/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение №», при необходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, например:

Приложение 1

к письму ОАО «Стройсервис» от 26.12.2003 № 168/07-12

Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка.

Согласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией.

Если документ оформляется на бланке предприятия, то в указание должности не входит наименование учреждение. В противном случае под названием должности указывается наименование предприятия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

Расположение реквизитов на бланке документа определяется

государственным стандартом.

Домашнее задание

1) Составить конспект по теоретической части.

3) Срок выполнения-до следующего занятия.