Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей) и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт ревизии, акт о нарушении техники безопасности и т.д.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортирования. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт должен иметь следующие реквизиты:
· наименование организации (структурного подразделения);
· наименование вида документа (АКТ);
· дата и номер;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подписи;
· печать (для важных и внешних актов);
· приложения (при наличии копий подтверждающих документов).
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание составления, например ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.
Акт может иметь заголовок (например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов» с грифом «Конфиденциально»).
В констатирующей части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст документа может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.
В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, однако эта часть текста необязательна.
После текста и отметки о наличии приложений указываются сведения о числе экземпляров акта и месте их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (реквизит 22).
Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию документа. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором), внешние, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Служебная записка - документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри организации. Этот документ официально не принят, т.е. не включен в классификацию документов, но широко используется.
Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внутренняя докладная (служебная) записка - документ дело вой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами; составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен устно, и печатается на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации с информацией о фактах, событиях, требующей принятия решения; составляется на общем бланке организации.
Докладная (служебная) записка должна иметь следующие реквизиты:
| о о |
· наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа;
- адресат;
- дата; номер (необязательный реквизит);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем организации, внутренние - автором.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа — оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа — оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу и дополняют либо поясняют его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации.
Вторая группа объяснительных записок составляется работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги, где указываются:
· структурное подразделение, где работает сотрудник;
· наименование вида документа;
· адресат;
· дата составления;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись.
Объяснительные записки могут иметь приложения.
Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух видов: справки по производственным вопросам и справки по запросам граждан.
Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.
Справки по производственным вопросам внешние составляются на общем бланке организации, где указываются:
· наименование организации - автора документа; наименование вида документа (СПРАВКА);
· адресат;
· дата;
· номер (при необходимости);
· заголовок к тексту; текст;
· подпись руководителя организации; печать (при необходимости).
Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело.
Справки по производственным вопросам внутренние составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4; имеют те же реквизиты, что и внешние, зa исключением печати; подписываются исполнителем.
Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5. Организациям часто приходится выдавать однотипные справки, подтверждающие, что этот человек действительно работает в данной организации; что он получает определенную заработную плату; но отпуск у него запланирован на конкретный период года, поэтому целесообразно разработать специальные трафаретные планки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые затем будут вписываться нужные данные.
Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, придающие документу юридическую силу:
· наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указываются полностью, без сокращений;
· наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Если наименование адресата в точности неизвестно (например, работнику нужна справка для организации, полного наименования которой он не знает), можно не указывать адресата в правом верхнем углу документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается, например: «Справка дана для представления по требованию»;
· наименование вида документа (СПРАВКА);
· регистрационный номер и дата выдачи;
· подпись. Справки подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. На практике справки, выдаваемые работникам для представления в другие организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке есть сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;
· печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров.
Справки учитывают в специальном журнале или книге, где необходимо фиксировать дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть представлена. В журнале предусматривается графа для личной подписи работника в получении справки. Копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров.
Характеристика
Характеристика — это официальный документ, который выдаст администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдастся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Доверенности могут быть служебными и личными. Служебная доверенность составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок ее действия не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает следующие реквизиты:
· наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
· ФИО, паспортные данные лица, выдавшего доверенность (доверителя);
· ФИО лица, которому выдана доверенность (доверенного лица);
· содержание доверенности;
· подпись лица, выдавшего доверенность;
· дата выдачи доверенности;
· должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя, дату удостоверения подписи;
· печать.
Претензия (жалоба) - досудебный документ урегулирования разногласий между сторонами, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Поскольку законодательство РФ содержит лишь наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногласий между сторонами по договору, то при подготовке письменных претензий представляется целесообразным применять требования ст. 102 «Форма и содержание искового заявления» Арбитражного процессуального кодекса РФ (от 24.07.2002), а также рекомендации, имеющиеся на этот счет в СПС «Гарант». В соответствии с указанными рекомендациями письменная претензия должна иметь следующие реквизиты:
· наименование адресата;
· наименование адресанта (отправителя);
· наименование вида документа (ПРЕТЕНЗИЯ, ЖАЛОБА);
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о приложении;
· подпись;
· дата.
Как правило, оформление первых трех реквизитов не вызывает затруднений. При оформлении заголовка к тексту следует конкретно указать, о чем идет речь, например об уплате штрафа, о возмещении ущерба, возврате денежных сумм или товара в натуре и т.д. В тексте претензии отражают следующие вопросы:
· на чем основаны отношения сторон (договор, гарантийное письмо, иные обязательства, предусмотренные законодательством РФ);
· что именно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;
· ссылки на положения законодательства РФ, регулирующие отношения сторон в сложившейся ситуации (статьи Гражданского кодекса РФ, ведомственных или местных нормативно-правовых актов и т.п.);
· ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение которых вызвало претензионное требование (в необходимых случаях с приложением копий или выписок из соответствующих документов);
· сумма требований с расчетом (если расчет претензионных требований занимает много места, его следует вынести в приложение);
· информация о намерениях адресанта в случае невыполнения требований, изложенных в претензии.
Претензия подписывается заявителем. Объем претензии не должен превышать двух машинописных страниц. Всю необходимую дополнительную информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе писчей бумаги формата А4 или на бланке организации установленного образца и высылается в адрес заказным письмом с уведомлением.
Кадровые документы
Резюме — составляемый при приеме на работу документ информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место. Чаще всего резюме используется при устройстве на работу в коммерческие структуры. Это аналог анкеты или автобиографии — документов, которые заполняются при устройстве на работу в бюджетные, государственные организации. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на рабочее место, поэтому документ должен содержать лаконичную информацию об авторе, достаточную, чтобы отразить свою индивидуальность. Главные принципы составления резюме — подчеркнуть положительные, сильные моменты и сделать незаметными, насколько это возможно, отрицательные, слабые стороны.
Резюме оформляется произвольно. Большую роль при этом играет фактор привлекательности. Необходимо использовать различные шрифты, подчеркивание, броско расположить текст на странице. Резюме должно быть легко читаемым. При этом необходимо отметить все, что имеет отношение к той должности, на которую претендует соискатель. Начинать желательно с сильных сторон (например, с образования, если мал опыт работы, или наоборот).
В резюме не рекомендуется использование личных местоимений (я, мое, мы); предложения должны быть четкими, начинающимися преимущественно с глаголов; необходимо избегать употребления различных аббревиатур и сокращений. Способ оформления рубрик должен быть однотипным.
Текст резюме излагается по позициям:
• наименование документа (не все документоведы рекомендуют его указывать);
• дата;
• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения / возраст;
• адрес проживания / прописка; способ контакта: телефон, e-mail;
• цель резюме: предполагаемая сфера деятельности; место, на которое претендует составитель (лучше обрисовывать в общем то, чем бы вы хотели заниматься);
• семейное положение, наличие детей;
• образование (основное, дополнительное) — перечисление учебных заведений с указанием дат учебы (в обратном хронологическом порядке): название учебного заведения, город, страна, уровень образования (высшее, неоконченное высшее, среднее и т.д.), факультет, специальность, специализация, даты поступления и окончания. Необходимо также привести данные о дополнительном образовании (курсы, факультативы и пр.), при этом указать документы об образовании. Можно перечислить и различные студенческие организации, студии, олимпиады, в которых вы принимали участие, а также награды и премии за различную деятельность. Важно подчеркнуть знания и навыки, соответствующие должности:
• степень владения иностранными языками;
• опыт работы (трудовая деятельность) — указываются даты, полное название организации, ее адрес, точное название должности и краткое описание своих функций. Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке. Если трудовая деятельность осуществлялась в студенческие годы, можно также включить и эту информацию. Необходимо сделать акцент на всех достижениях. Сюда же можно включить и сведения о прохождении практики;
• указание достижений;
• технические навыки — степень владения персональным компьютером (программы, машинописная скорость), оргтехникой;
• дополнительные сведения — любая правдивая информация, которая способна представить претендента в наиболее выгодном свете. Перечисляются различные знания и умения, наличие печатных трудов, дополнительная квалификация, прослушанные спецкурсы, профессиональные навыки подругой специальности;
• личные качества (особенно важно умение контактировать с людьми);
• увлечения, хобби (спорт, наличие водительских прав и т.д.);
• пожелания к работе (рабочий график, оплата труда и т.д.);
• рекомендации.
С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ). На определенные должности поступают в результате конкурса.
Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты, прежде всего на новый ТК РФ. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к ст. 65 ТК РФ, точно знает, какие документы он может потребовать от работника:
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
§ документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформлены на них организацией уже после зачисления на работу.
Заявление - официальное обращение, личное или коллективное, которое подается в целях реализации права или законного интереса гражданина или для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий.
Выделяются две группы заявлений:
1) заявление по текущим вопросам;
2) заявление о кадровых перемещениях.
При составлении заявления по текущим вопросам используют клишированные формы: для выражения просьбы — прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.д.); прошу Вашего разрешения, согласия + на что? (на зачисление, на выезд и т.д.); для ввода аргументации — ввиду того, что; в связи с тем что; на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?).
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их в конкретное структурное подразделение на вакантное место. Заявление о приеме на работу адресуют руководителю организации с указанием его должности, фамилии, имени и отчества. В таком заявлении обязательно полностью указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес и телефон (могут указываться также и паспортные данные). Далее идут текст, подпись, дата составления.
В любом случае состав реквизитов заявления будет следующим:
· адресат;
· автор;
· наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);
· дата составления; о текст;
· отметка о наличии приложений;
· подпись;
· визы;
· резолюция.
Адресат помещается в верхнем правом углу листа и включает наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию в дательном падеже.
Автор в заявлении гражданина указывается ниже реквизита «адресат» в верхнем правом углу и включает фамилию, имя и отчество заявителя, которые пишутся полностью в родительном падеже без предлога «от», а также его домашний адрес и при необходимости номер телефона.
В заявлении работника автором является структурное подразделение, в штате которого он состоит. Если работник подчинен непосредственно руководителю организации или внутри нее не существует структурных подразделений, указывается наименование организации. Оно проставляется в верхнем углу листа от границы левого поля.
Название вида документа оформляется прописными буквами в заявлении гражданина - посередине строки, в заявлении работника - слева после названия структурного подразделения или организации.
Датой заявления является дата его составления. В заявлении гражданина она располагается под реквизитом «подпись» от границы левого поля; дата может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом. На заявлении работника дата обычно обозначается цифровым способом и располагается от левого поля после указания вида документа.
Текст заявления пишется на стандартном листе формата А4, как правило, от руки, от первого лица, в произвольной форме. Логическая структура в зависимости от характера текста может включать вводную часть с изложением обстоятельств - причин написания документа и вывод, содержащий просьбу или предложение автора, или только вывод, в котором формулируется суть заявления.
Для большинства заявлений текст достаточно типичен (о переводе, об отпуске, увольнении, изменении фамилии и т.д.). Для подобных типовых ситуаций во многих организациях разрабатываются трафаретные формы заявлений, где работники заполняют лишь переменные реквизиты.
Еще совсем недавно будущий работник писал заявление о приеме на работу. С введением Трудового кодекса РФ (взамен КЗоТ) заявление о приеме на работу утратило свою обязательность, так как основанием для издания приказа о приеме нового работника является трудовой договор. Именно в трудовом договоре указываются оклад, место жительства и др. Но многие кадровые специалисты предлагают поступающим на работу собственноручно писать такое заявление на имя первого лица организации. Эта практика не нарушает закона и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора удобно проставлять визы непосредственного руководителя, руководителя организации.
После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя, и заверенной работником отдела кадров копией приказа о приеме на работу подшивается в личное дело работника.
Заявление об увольнении или переводе на другую работу следует оформлять в соответствии с требованиями ГОСТа.
Отметка о наличии приложений указывается в том случае, если прилагаемый документ (или его копия) служит подтверждением прав заявителя.
Подпись автора на заявлении гражданина обычно состоит из личной подписи и ее расшифровки. На заявлении работника в реквизит «подпись» входят наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка.
Виза должностных лиц, заинтересованных в решении вопросов и уполномоченных на это, включает должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Резолюция руководителя содержит результат рассмотрения документа руководством организации. Она размещается под реквизитом «адресат».
Несмотря на то, что законодательство и юридическая литература разделяют понятия «заявления», «жалобы», «предложения» и обобщенно называют их «обращения граждан», очень часто все эти документы оформляются в виде заявлений.
Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряжение образцом. При этом допускается использование имеющихся в распоряжении соискателя документов, содержащих те или иные сведения о его персональных данных.
Содержание документа формулируется таким образом, чтобы из него без труда можно было бы уяснить следующие основные сведения:
· фамилию, имя, отчество соискателя;
· дату и место рождения;
· социальное происхождение;
· национальность или гражданство (последнее — для лиц, не являющихся гражданами России);
· время и место получения общего среднего образования;
· время и место (наименование образовательного учреждения) получения послешкольного образования с указанием формы обучения, наименования факультета и специальности;
· время и место работы (указываются сведения о последнем и о
· предшествующих местах работы); о семейное положение и краткие сведения о членах семьи (для не состоящих в браке - о родителях, родных братьях и сестрах,
· для состоящих в браке, кроме того, о супруге, его ближайших
· родственниках, а также о детях); о сведения о судимости; о адрес постоянного места жительства.
Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТа и предполагает наличие таких реквизитов, как наименование вида документа, текст документа, подпись и дата.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по оговоренной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме
выплачивать работнику заработную плату. Работник в свою очередь обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ в редакции от 30 июня 2006 г.).
Содержание трудового договора образуют две группы условий - обязательные и дополнительные.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
· место работы; трудовая функция;
· дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия; условия оплаты труда; режим рабочего времени и времени отдыха; компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и опасными условиями труда;
· условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижный, разъездной и т.п.);
· условие об обязательном социальном страховании работника. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями в письменной форме.
В числе дополнительных условий в трудовом договоре могут предусматриваться следующие:
· об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения);
· об установлении испытательного срока;
· о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой);
· об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
· о видах и об условиях дополнительного страхования работника; об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи.
Все условия, включенные в трудовой договор, могут изменяться только по соглашению сторон. Если какие-либо условия заключения трудового договора изменяются, то изменения оформляются в том же порядке, который установлен для заключения самого трудового договора. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью данного договора.
В трудовом договоре указываются также адреса сторон, сведения о документе, удостоверяющем личность работника, сведения о лице, подписывающем трудовой договор от имени работодателя, основание его правомочий (учредительный документ, доверенность). Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре должны быть указаны также сведения о документе, удостоверяющем его личность.
Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4, вступают в силу со дня их подписания работником и работодателем, формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников, хранятся 75 лет.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Такое определение дано в ст. 66 Трудового кодекса РФ. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.
Первая страница (титульный лист) трудовой книжки предназначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для работника, так как являются подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение сведений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней.
Фамилия, имя и отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Сокращение или замена имени и отчества инициалами не допускаются.
Внесение сведений об образовании (среднее, среднее специальное и высшее) производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случаях, когда работник имеет незаконченное среднее или незаконченное высшее образование (в том числе продолжая обучение в учебном заведении), запись о таком образовании также производится лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).
После проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (его подпись должна быть разборчива), после этого подпись заверяется печатью организации (или печатью отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.
При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т.п. записи в трудовых книжках об этом производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество и выше записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.
В разделе «Сведения о работе» в графе 3 в виде заголовка пишется полное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в строгом соответствии со штатным расписанием.
Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации оформляется так же, как и прием на работу. Временные переводы на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью, простоем) в трудовых книжках не отмечаются.
Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника - копии документов, связанных с трудовой деятельностью в организации.
В соответствии со ст. 234 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работнику неполученный им заработок, в частности, в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.
В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе в период его работы в организации, трудовую книжку и копии документов, связанных с трудовой деятельностью, он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. Не позднее трех дней со дня подачи заявления работодатель обязан выдать работнику копии требуемых документов (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом; они предоставляются работнику безвозмездно.