Первичные учетные документы могут быть приняты к учету, если они составлены в соответствии с унифицированными формами, утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Это следующие типовые (межотраслевые) формы:
- Доверенность (форма №М-2 и форма №М-2а);
- Приходный ордер (форма №М-4);
- Акт о приемке материалов (форма №М-7);
- Лимитно-заборная карта (форма №М-8);
- Требование-накладная (форма №М-11);
- Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15);
- Карточка учета материалов (форма №М-17);
- Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35).
Поступление материально-производственных запасов производится на основании заключенных между сторонами, участвующими в сделке, договоров и сопровождается документами.
На материалы, поступающие от поставщиков, организация получает расчетные документы – это товарные и товарно-транспортные накладные, платежные требования и поручения-требования, счета и др., и сопроводительные документы – это спецификации, технические описания, сертификаты, удостоверения качества и др.
Сначала все поступившие документы направляются в отдел снабжения (или другой аналогичный отдел), где эти документы проверяют на соответствие договору купли-продажи (поставки и пр.) в отношении ассортимента, количества, цен, сроков отгрузки и др., регистрируют в журнале учета поступающих грузов, а затем делают соответствующие записи в карточках или книге учета. Далее документы передаются в бухгалтерию или финансовый отдел для оплаты (или для оформления возврата), а уполномоченному лицу дается распоряжение на получение и доставку груза. Зарегистрированные экземпляры документов передаются на склад для оприходования материалов.
|
|
Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу (как правило, экспедитору) выдается наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению.
Доверенности (формы № М-2 и форма № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком (или транспортной организацией) по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность выписывается в одном экземпляре бухгалтером организации (или работником бухгалтерии), подписывается руководителем и главным бухгалтером, должна иметь оттиск печати и паспортные данные получателя. Отрывная часть доверенности (форма № М-2) выдается работнику под расписку, а корешок остается в бухгалтерии организации.
Сделки купли-продажи, сопровождаются их транспортировкой, которую, как правило, производит транспортная организация. Документами транспортных организаций являются железнодорожные накладные и квитанции, накладные водного, авиационного и автомобильного транспорта, однако эти документы не являются оправдательными документами в бухгалтерском учете. В случаях перевозки грузов приемка материалов, поступающих в организацию, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т), сокращенно ТТН, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78, состоит из двух разделов: товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей; и транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков транспорта с организациями – владельцами транспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями – владельцами транспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. ТТН выписывается в четырех экземплярах: грузоотправитель, грузополучатель, организация – владелец транспорта, плательщик – заказчик транспорта.
|
|
Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально-ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер (форма № М-4), который подписывает заведующий складом и экспедитор.
Если материалы, прибывшие на склад, не соответствуют данным счета поставщика, а также при поступлении материалов без документов (неотфактурованные поставки), приемка производится комиссией, которая составляет Акт о приемке материалов (форма № М-7). В состав комиссии обязательно должен быть включен представитель поставщика или представителя незаинтересованной организации. Этот акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю), поэтому составляется в двух экземплярах, и после приемки материальных ценностей акт с приложенными документами (транспортными накладными и т.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета материалов, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.
|
|
Поступление материалов изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, должно оформляться путем выписки требования-накладной (форма №М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад остатков неизрасходованных материалов из производства (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающее материальные ценности: один экземпляр служит основанием для списания ценностей (сдающий склад), а второй – для оприходования ценностей (принимающий склад).
Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).
Приобретение материалов за наличный расчет осуществляется через подотчетных лиц, которые для отчета за полученные наличные денежные средства составляют авансовый отчет. К нему прилагают документы, подтверждающие факт получения и факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (накладные, квитанции к приходно-кассовым ордерам, товарные чеки с чеками контрольно-кассовых машин и др.).
Наличие и движение материальных ценностей ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточках складского учета материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.
Карточки складского учета материалов (форма № М-17) заготовляются бухгалтерией (или самим заведующим складом, кладовщиком и др.) по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов, а затем передаются материально ответственным лицам вместе с приходными документами. В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.), а также ведет сортовой количественный учет движения материальных ценностей.[6]
Первичные документы, после записи их данных в карточки учета, передают в бухгалтерию не позднее 1-го числа следующего месяца.
Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.
В зависимости от объема товарных запасов, их ассортимента аналитический учет материалов ведется количественно-стоимостным или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Право выбора того или иного способа аналитического учета на складах предоставляется руководителю и главному бухгалтеру исходя из конкретных условий работы. Способ учета материальных ценностей должен быть закреплен в учетной политике организации.
В бухгалтерии учет материалов ведется в основном двумя методами:
- количественно-суммовым (с использованием оборотных ведомостей);
- оперативно-бухгалтерским (сальдовым).
При количественно-суммовом методе могут применяться два варианта учета:
При первом варианте в бухгалтерии учет ведется в количественном и денежном выражении, а на складах и подразделениях – только количественный учет. При этом варианте на каждый вид МПЗ открываются карточки аналитического учета, в которых отражают движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов. На основании карточек ежемесячно составляют оборотные ведомости по складам и подразделениям, а затем и сводную оборотную ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов учитываются отдельно.
При втором варианте в бухгалтерии не ведут карточки аналитического учета. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость. Затем, как и в первом варианте, составляются сводные оборотные ведомости и сверяются с данными складов и подразделений.
Транспортно-заготовительными расходами (ТЗР) являются:
- расходы по погрузке материалов в транспортные средства и их транспортировке, подлежащие оплате покупателем сверх цены этих материалов согласно договору;
- расходы по содержанию заготовительно-складского аппарата организации;
- наценки, надбавки, комиссионные вознаграждения, стоимость услуг, уплачиваемые снабженческим, внешнеэкономическим и иным посредническим организациям;
- плата за хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, портах и др.;
- проценты за предоставленные кредиты и займы, связанные с приобретением материалов до принятия их к бухгалтерскому учету;
- расходы на командировки по непосредственному заготовлению материалов;
- стоимость потерь (недостача, порча) в пределах норм естественной убыли.
Транспортно-заготовительные расходы организации могут приниматься к учету путем:
- отнесения ТЗР на отдельный счет 15 «Заготовление и приобретение материалов», согласно расчетным документам поставщика. Этот способ могут применять организации, которые приходуют материалы по учетным ценам, которые организация устанавливает самостоятельно;
- непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую себестоимость материалов (присоединение к договорной цене). Такой способ целесообразно применять в организациях с небольшой номенклатурой, а также в случаях существенной значимости отдельных видов и групп материалов.
- отнесения ТЗР на отдельный субсчет к счету 10 «Материалы». При таком способе сначала необходимо определить коэффициент ТЗР, подлежащих списанию, а затем сумму ТЗР, которая должна быть списана.
Конкретный вариант учета ТЗР устанавливается организацией самостоятельно и отражается в учетной политике.
В настоящее время большой интерес уделен к автоматизированному учету материалов, при котором данные синтетического и аналитического учета отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов. В этом случае все ведомости формируются автоматически, что обеспечивает формирование необходимых регистров бухгалтерского учета.
Независимо от принятого метода аналитического учета в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а также в разрезе складов, кладовых, материально-ответственных лиц и групп материалов.