Краткий теоретический материал по расчетам с персоналом по оплате труда
Расчеты с персоналом по оплате труда составляют значительную часть комплекса расчетных операций, а сумма начисленной заработной платы и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).
К основным задачам по учету труда и его оплаты относят:
· точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполненных работ;
· правильное исчисление суммы заработной платы и удержаний из нее;
· учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами Социального страхования, Пенсионным фондом РФ и фондом Обязательного Медицинского страхования.
Объектами учета являются следующие обязательства:
· обязательства по начислению и выплате заработной платы;
· удержание налога на доходы с физических лиц и перечисление начисленных сумм в бюджет;
· обязательства по хранению и выплате депонентских сумм, возникающих из-за неполучения заработной платы некоторыми работниками в установленные сроки;
· начисление и перечисление средств на социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение в соответствующие фонды;
· начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности и др. обязательствам персоналу организации;
· удержание и перечисление по назначению различных сумм по требованиям к отдельным лицам или по их просьбе.
Расчеты по начислению заработной платы, удержаниям из нее и отражение в учете расчетных операций проводятся в последовательности:
· документальное оформление отработанного времени, объема выполненных работ и др. данных, свидетельствующих о выполнении определенных условий, по которым начисляется заработная плата;
· начисление и отражение заработной платы и удержаний из заработка на счетах бухгалтерского учета;
· определение денежной суммы, подлежащей выплате каждому работнику;
· начисление страховых взносов во внебюджетные фонды;
· выплата заработной платы работникам организации;
· перечисление налога на доходы физических лиц в бюджет, страховых взносов во внебюджетные фонды;
· учет заработной платы, не выплаченной отдельным работникам.
Документальное оформление расчетов по оплате труда
Работодатель обязан вести отчетность, подтверждающую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из нее.
Для отражения расчетов по заработной плате на счетах бухгалтерского учета составляют ведомости начисления и распределения заработной платы, которые разрабатывают на основе группировки показателей следующих первичных учетных документов:
· документы по учету численности работников организации и их движению;
· первичные документы по учету использования рабочего времени;
· учет выработки продукции, выполненных работ и оказанных услуг;
· формы аналитического учета к счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для расчета заработной платы всем категориям работников и выплат по заработной плате.
Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, сдельным нарядам и прочим документам.
Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны оформляться согласно унифицированным формам первичных документов, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Учет личного состава работников ведет отдел кадров. На каждого работника, принятого на работу, заполняется личная карточка работника (форма № Т-2) и присваивается табельный номер.
На основании приказа о приеме на работу (форма № Т-1) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном времени, начисленной заработной плате по всем видам начислений и удержаний, приеме на работу, переводах, отпусках, предоставленных льготах и др.
Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13). Эти формы являются основными первичными учетными документами при расчете заработной платы по повременной системе.
Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда нет. В строительстве при разработке форм нарядов на сдельные работы для бригад работников можно руководствоваться ранее действующей формой № 414-АПК – «Наряд на сдельную работу».
Данные о начисленных суммах и удержаниях из лицевых счетов переносятся в расчетно-платежную ведомость формы № Т-49, которая выполняет функции и расчетного и платежного документа.
На основании этой ведомости производится запись на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (по кредиту – начисленные суммы, по дебету – удержания и суммы к выдаче) и корреспондирующих с ним счетах.
По этой же ведомости, после подписи главного бухгалтера и руководителя, заполняется реквизит и расходный кассовый ордер (форма КО-2) на всю сумму «К выдаче» и выдается заработная плата. Если работник получает зарплату и другие выплаты по расходному ордеру, то кассир должен обязательно заполнить в нем паспортные данные получателя денег.
Формы первичных учетных документов и график документооборота на участке «Расчеты с работниками по оплате труда» приведены в таблицах 1 и 2.
Учетными регистрами по учету расчетов с персоналом по оплате труда являются ведомость №8, журнал-ордер №10 (при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета) и расшифровка по бухгалтерскому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплату труда».
Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.
На основании Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/08 организации могут закрепить в учетной политике создание резерва предстоящих расходов на оплату очередных отпусков работников, вознаграждений по итогам работы организации за год и др. аналогичных выплат. Создание резерва позволяет равномерно включать расходы в затраты на производство и в расходы на продажу. В учетной политике для целей налогового учета налогоплательщик обязан отразить принятый им способ резервирования, определить сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв (ст. 324.1 Налогового кодекса РФ).
Таблица 1. Формы первичных учетных документов.
| Номер формы | Наименование | Формат |
| 1. По учету труда и его оплаты | ||
| 1.1. По учету личного состава | ||
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме на работу | А5 |
| Т-2 | Личная карточка | 2А4 |
| Т-4 | Учетная карточка научного работника | А5 |
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу | А5 |
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска | 1/12 дл. |
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) | 1/12 дл. |
| 1.2. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | ||
| Т-12 | Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы | 2х2/3А3 |
| Т-13 | Табель учета использования рабочего времени | А3 |
| Т-49 | Расчетно-платежная ведомость | 1/2А2 |
| Т-51 | Расчетная ведомость | 2А3 |
| Т-53 | Платежная ведомость | 2А4 |
| Т-54 | Лицевой счет | А3 |
| Т-54а | Лицевой счет | 2А5 |
Таблица 2. График документооборота на участке «Расчеты с работниками по оплате труда»
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | |||||||||
| форма | количество экземпля-ров | ответственный за выписку | ответственный за оформление (подписи) | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку и обработку | кто представляет | порядок представления | срок представления | ||
| Приказ о приеме на работу | Т-1 | 1(2) | Отдел кадров | Отдел кадров | Отдел кадров | В соответствии с поданным заяв-лением | Бухгалтерия | Отдел кадров | Копия приказа или второй экземпляр | В день утверждения руководителем | |
| Трудовой договор (контракт), договоры гражданско-правового характера | Собст-венная | Отдел кадров | Отдел кадров | Отдел кадров | В день заключения | Бухгалтерия | Отдел кадров | Копия (оригинал остается в отделе кадров) | В день оформления | ||
| Личная карточка | Т-2 | Отдел кадров | Отдел кадров | Отдел кадров | В течениеи 1 дня после выхода приказа о приеме на работу | Бухгалтерия | Отдел кадров | Личная карточка | В день оформления | ||
| Штатное расписание | Т-3 | Ген. директор | Ген. директор | Ген. директор | По мере необходимости | Бухгалтерия | Ген. директор | 1 – в бухгалтерию, 2 – в отдел кадров | В день оформления | ||
| Табель учета рабочего времени | Т-13 | Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) | Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) | Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) | В течение месяца | Бухгалтерия | Табельщица (зав. секцией, нач. отдела) | Табель с приложением необходимых документов | 1 числа следующего месяца | ||
| Налоговая карточка | 1-НДФЛ | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Одновременно с расчетом зара-ботной платы | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Налоговая карточка вместе с лицевым счетом и расчетно-платежной ведомостью | Одновременно с расчетом заработной платы | ||
| Лицевой счет | Т-54 | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Одновременно с расчетом заработной платы | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Вместе с налоговой карточкой | Одновременно с расчетом заработной платы | ||
| Расчетно-платежные ведомости | Т-49 | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Одновременно с расчетом заработной платы | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Вместе с налоговой карточкой | Одновременно с расчетом заработной платы | ||
| Приказ об отпуске | Т-6 | 1(2) | Отдел кадров | Отдел кадров | Отдел кадров | В соответствии с поданным заявлением | Бухгалтерия | Отдел кадров | Копия приказа или второй экземпляр | В соответствии с поданным заявлением | |
| Приказ об увольнении | Т-8 | Отдел кадров | Отдел кадров | Отдел кадров | В соответствии с поданным заявлением | Бухгалтерия | Отдел кадров | 1 – в бухгалтерию, 2 – в отдел кадров | В соответствии с поданным заявлением |
Все работающие в организации распределяются по категориям персонала на рабочих и служащих, руководителей, специалистов и прочих служащих.
В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную и временную работу, т.е. числящиеся в штате организациина основании трудового договора. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, и принятые на разовые работы совместители
Организация рассчитывает среднюю численность работников в отчетном периоде, и данный показатель используется в расчетах по росту производительности труда.