В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.
Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.
На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти документы
Таблица 3.2.1
Входящие, внутренние и
исходящие документы
| Входящие | · прием и первичная обработка (канцелярия) · предварительное рассмотрение (канцелярия) · регистрация (канцелярия) · рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора) · доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) · контроль исполнения · подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |
| Исходящие | · составление проекта документа (факультет) · изготовление документа (деканат, кафедры факультета) · визирование проекта документа, его согласование · подписание документа (подразделения университета) · регистрация (деканат или канцелярия) · отправка документа адресату (канцелярия) |
| Внутренние | · составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета) · изготовление документа (деканат или кафедры) · визирование проекта документа (факультет, подразделения университета) · подписание (факультет, подразделения университета) · регистрация (канцелярия) · размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) · контроль исполнения · подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |
|
|
При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.
Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.2.1)
Рис. 3.2.1. Входящие документы
Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.
Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.
Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.
Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.2.2.
Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа
В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.
Таблица 3.2.2.
Оргдиаграмма изготов-
ления документа
| 
| 
| 
| 
| 
| |
1.  Указание о написании док-та
| * | |||||
2.  Написание проекта
| * | |||||
| 3. Набор документа
| * | |||||
4.  Проверка документа
| * | |||||
5.  Согласование документа
| * | |||||
6.  Подписание документа
| * | |||||
| 7. Регистрация документа | * | |||||
8.  Набор документа
| * | |||||
| 9. Сверка документа | ||||||
10.  Размножение документа
| * | |||||
11.  Заверение копий документа
| * | |||||
| 12.Расписывание в тетради | * | |||||
| 13.Подшивка оригинала в архив | * | |||||
| 14.Распределение по подразделениям | * |
Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное подразделение.
|
|
Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.2.3
| Деканат |
|
|
|
|
Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)
Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.
В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).
|
|
Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.
Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.
В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении № 4.
На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.
Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.