Основной проблемой при внедрении и проектировании автоматизированной информационной системы (АИС) на предприятии является построение его адекватной модели «как есть» с последующей адаптацией модели к требуемой модели «как надо».
Суть проблемы заключается в том, что требуется достаточно трудоемкая процедура обследования предприятия и обработка результатов обследования. Причем для проведения обследования требуется привлечение высококвалифицированных системных аналитиков, прекрасно владеющих предметной областью (так как ею владеют сотрудники предприятия), что практически невозможно.
Обработка результатов обследования тоже не менее трудоемкая процедура, требующая больших трудозатрат (систематизация, унификация, кодирование и т. д.). На этом этапе возникает множество ошибок операторов и т. д.
Наличие на рынке таких инструментальных CASE средств как ERWin, BPWin, Ratioanl Rose и т. п. значительно облегчает процесс визуализации модели. Однако для работы с ними требуется достаточно трудоемкий «ручной» труд высококвалифицированных, а соответственно и высокооплачиваемых системных аналитиков.
Возникает резонный вопрос, а почему бы все перечисленные выше этапы не объединить и, самое главное, не использовать прекрасное знание делопроизводства самих работников предприятия. Стоит задача исключить (или свести к минимуму) из процесса построения информационной модели предприятия «как есть» системных аналитиков. В этом случае возникает следующая модель представленная на рисунке 1.
Работник предприятия, используя предложенное ему инструментальное средство, заполняет материалы обследования, которые кодируются и шифруются автоматически (создается база данных об информационных потоках предприятия). Затем полученная база данных преобразуется в математическую модель, которая в последствии автоматически может быть преобразована в:
Количественную оценку информационных потоков между различными структурными элементами предприятия (подразделения, отделы и т. п.).
Визуальную информационную модель предприятия «как есть».
Количественная оценка информационных потоков является основой для правильного проектирования сетей предприятия (корпоративных, локальных). Визуальная информационная модель предприятия является исходным материалом для системных аналитиков (на этом этапе они вступают в работу) для анализа существующей модели и преобразование ее в модель «как надо».
Реализация данной идеи может привести к хорошему результату при изучении документооборота предприятия.
После установления программы каждому работнику предприятия на компьютер, работниками заполняются анкеты и через короткий промежуток времени на экране монитора руководитель может видеть реальную картину документооборота на предприятии (дублирование информации, не эффективность работы отделов и т. д.), или халатное отношение сотрудников при заполнении.
Необходимо использовать системный подход, который мог бы интегрировать в себя все три этапа (сбор информации, обработку и построение модели).
Данный подход должен удовлетворять следующим требованиям:
Системность. Подход должен охватывать процесс построения модели от сбора первичной информации во время обследования до получения оптимизированной модели.
Полнота математического описания предприятия - учет внешней среды, внутренней структуры, информационных потоков и их параметров.
Возможность рассмотрения модели в различных масштабах: от уровня предприятия в целом (отделы и службы) до более детализированного уровня (рабочие места), без необходимости проведения дополнительного обследования.
Доступность математического аппарата.
Возможность обработки на ЭВМ, для ускорения процесса проектирования при больших объемах данных.
Возможность анализа модели по различным критериям: загрузка структурных элементов, необходимость оптимизации (реорганизация) структурных элементов, целесообразность автоматизации и т. д.
Пригодность модели для проектирования на ее основе структуры информационной сети предприятия.
Простота и доступность для облегчения передачи знаний сотрудников в информационную систему.
Под системностью, в данном случае, будем понимать полноту охватываемых этапов построения информационной модели, т.е. разрабатываемая концепция на каждом из этапов должна согласовываться с последующими.
Перечислим охватываемые этапы:
Получение информации о предприятии (проведение предпроектного обследования).
Первичную обработку собранных данных.
Построение математической модели предприятия.
Анализ математической модели.
Расчет характеристик информационных каналов (количественная оценка информационных потоков).
Визуализация информационной модели предприятия для анализа системными аналитиками.
Полнотой математического описания предприятия назовем возможность описать с помощью математической модели не только отдельные характеристики объекта, но и их взаимосвязь между собой. Например, рассматривать структуру предприятия, решаемые задачи и информационные потоки не раздельно, а во взаимодействии: распределение задач по структурным элементам, информационных потоков по задачам и подразделениям и т. д. Также необходимо рассматривать объект автоматизации во взаимосвязи с внешней средой, т. е. другими предприятиям и организациям.
Очень важным свойством математического описания объекта является возможность построение модели различного масштаба. Под масштабом модели будем понимать рассмотрение предприятия на различных уровнях:
На уровне предприятия в целом (т. е. взаимодействие с объектами внешней среды, глобальные цели и задачи).
На уровне отделов и служб (т. е. основными элементами рассмотрения являются крупные структурные элементы).
На детальном уровне (с рассмотрением структуры предприятия до отдельных рабочих мест).
Для того чтобы обеспечить возможность такого масштабирования, необходимо учесть данное требование на начальных этапах построения модели. В методике обследования объекта автоматизации необходимо организовать получение максимально полной информации на самом детальном уровне, вплоть до отдельных рабочих мест. При проведении первичной обработки, для удобства дальнейшей работы, необходимо систематизировать полученную информацию в виде иерархической структуры данных. При такой методике возможно построение математической модели любого масштаба.
Такая форма модели удобна для представления в ЭВМ, а операции с ней хорошо поддаются алгоритмизации.
Таким образом, предлагаемая методика охватывает этапы от сбора первичной информации о предприятии до построения математической модели. Конечным результатом является подготовленный материал для проектирования структуры информационной сети предприятия, а также визуальная модель бизнес-процессов предприятия «как есть». Предлагаемые для реализации этой методики специальные инструментальные средства могут значительно облегчить процесс проектирования, минимизировать искажение информации при обследовании предприятия, сократить трудозатраты и время, необходимые для построения модели, обосновано спроектировать корпоративные и локальные сети.