Прежде чем мы перейдем к рассмотрению основных разновидностей делопроизводственной документации определимся с основным понятием.
Делопроизводственные материалы – вид исторических источников, задачей которых является документное обслуживание различных управляющих систем (государственной, банковской, вотчинной, монастырской и прочих).
Делопроизводственное документирование в XVIII в. имело ряд особенностей. Во-первых, большая часть делопроизводственных документов возникала в сфере государственного управления. Во-вторых, все изменения в формулярах делопроизводственных материалов были связаны с трансформациями в области административных систем. В-третьих, важнейшие основы делопроизводства данного периода утверждались законодательно. Например, генеральный регламент 1720 г. определил систему делопроизводства почти до 1917 г. Регламент Главного магистрата установил форму рапортов, ведомостей и т.д. Даже челобитные, и те составлялись по единому образцу. В-четвертых, в XVIII в. изменилась форма ведения делопроизводства – произошел переход от столбцовой формы к тетрадной, стали применяться бланки документов. Введено использование бумажных листов с водяными знаками, которые помогают определиться с временем появления документа в случае отсутствия точной даты. Даже исковые прошения писались на гербовой водяной бумаге (естественно, бумага выдавалась не бесплатно, а за строго определенную пошлину). Утверждается гражданский шрифт, исчезают буквенные обозначения цифр. В тетрадях оставляются широкие поля для заметок, исправлений, резолюций начальства. В-пятых, с XVIII в. делопроизводственные материалы становятся все более единообразными в грамматическом и синтаксическом отношении. В-шестых, значительная часть делопроизводственных документов повторяла по содержанию предыдущие документы. Чтобы избежать повторений стали составляться справки или экстракты с кратким изложением основы дела. В-седьмых, все дела стали формироваться по определенным принципам. Наиболее популярным принципами комплектования делопроизводственных документов стали хронологический и тематический (все документы одной отрасли) принципы.
Мы отметили, что форма документа менялась в зависимости от изменений в сфере администрирования. В то же время, многообразие документов обусловливалось сложной структурой государственного управления. Ввиду многочисленности документов делопроизводственного характера целесообразна его классификация. Итак, документы делятся на три большие группы: 1) переписка учреждений, 2) просительные документы, 3) внутренние документы. Первые две разновидности представляли собой внешнюю сторону делопроизводства, то есть совокупность входящих и исходящих бумаг и относящихся к ним канцелярских регистратур. Внутренние документы составляли последовательное движение различных бумаг, служащих формами развития, обсуждения и решения дела.
Входящие документы учитывались в специальных книгах, в которых раздельно и в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, от Сената и других учреждений. Форма регистрации практически не менялась на всем протяжении XVIII в. Решения сената, губернских органов правления, все документы из вышестоящего учреждения в нижестоящее чаще всего являлись указами. Так, например, в 1729 г. в журнале регистрации входящей корреспонденции Ядринской воеводской канцелярии собраны указы, присланные из Алатырской провинциальной канцелярии и касающиеся разных сфер деятельности канцелярий: розыска воров и разбойников, подряда провианта для Санкт-Петербурга, сбора суммы, положенной на адмиралтейство, сыска беглых драгун, присылки рапортов о решенных и нерешенных делах, то есть указы касались различных областей жизни города. В записной книге Алатырской провинциальной канцелярии в журнале входящих документов зарегистрированы, в порядке прибытия, следующие указы: из Нижегородской губернской канцелярии – о наборе рекрут, из Московского магистрата – об описании имений Салтыкова, из Межевой канцелярии – о присылке известий о подкидной земле и сенных покосах, из Правительствующего сената – о не смешивании различных сборов в одну денежную казну и т.д.
Важное место в переписке центральных органов управления с местными властями занимали инструкции и наказы. Некоторые инструкции носили частный характер (например, инструкция Екатерины II князю А.Вяземскому для проведения экспедиции, отправляемой на Урал для подавления выступлений крестьян, приписных к заводам) и общегосударственный характер (инструкции, связанные с проведением генерального межевания, секуляризации церковных земель и т.д.) Таким образом, в журнале входящей корреспонденции регистрировались любые приходящие указы и от любых государственных органов, даже от тех, с кем данное присутственное место, будь то воеводская канцелярия или магистрат, не было связано подчиненностью. Изучение материалов входящей корреспонденции позволяет раскрыть вопрос о степени исполнительности областных должностных лиц, описать политические события в стране и регионе, выявить стремление правительства поставить под свой контроль всю деятельность местных органов власти, а также осветить природу взаимоотношений центральных, губернских, провинциальных и уездных звеньев управления.
Исходящая корреспонденция регистрировалась раздельно от входящей, но по аналогичному принципу: в хронологической последовательности записывались документы, отправляемые в различные присутственные места. Анализ журналов исходящей корреспонденции показывает, что переписка могла вестись, минуя одно или несколько звеньев государственного аппарата. Так, в записной книге исходящих бумаг Алатырской провинциальной канцелярии встречаются документы, отправленные напрямую: в Юстиц-коллегию – ведомость о колодниках, в Адмиралтейскую контору – о сборе денежной казны, в Военную коллегию – о сборе рекрут и т.д.
Документы, отправляемые нижестоящим учреждением вышестоящему, назывались доношениями (донесениями) и рапортами. Составной частью рапортов, доношений иногда являлись различного рода ведомости: о государственных доходах и расходах, таможенных сборах, недоимках, наборе рекрут, численности армии и флота и т.д.) Учреждения равного ранга посылали друг другу промемории. (В предыдущий период подобные документы назывались памятями) При изучении взаимоотношений подобных документов следует быть осторожными. Принятая форма промеморий, посылаемых воеводскими канцеляриями и магистратами, еще не означала их фактического равенства. Большое значение при работе с промемориями имеет оценка тональности посланий. Так. промемории воеводских канцелярий, в большинстве своем, написаны в требовательном тоне, а промемории магистратов – напротив, в просительном. Текст цитаты одного из источников является типичным: “По промемории Цивильского магистрата, при котором на требование Цивильской воеводской канцелярии, в каком капитале состоит цивильское купечество, у коих имеются домовые бани, к положению тех быть в оклад известие приказали справить. Учреждения, не связанные подчиненностью, могли посылать друг другу ведения. Все вышеназванные книги являлись тетрадной формой делопроизводства с постоянным местоположением реквизитов: названия разновидности документа в заголовке, номера по порядку в крайнем левом столбце, даты прибытия или отправления во втором столбце, текста документа на странице, подписи принявшего и пославшего документ внизу страницы.
К внутренней документации относятся журналы присутствия чинов, журналы и протоколы слушаний по делам. Первые сочинялись по одинаковому формуляру: дата, день недели, присутствие чинов, запись о количестве зарегистрированных входящих указов, рапортов, челобитных, исходящих указов, промеморий, инструкций, доношений. К примеру, в журнальной записке января 1744 г. Свияжской провинциальной канцелярии сказано: «3 число, Вторник. Сего числа полковник и Свияжской провинции воевода господин Камышин и товарищ господин Мякишев в канцелярии пришли в 1-м часу». Если должностные лица отсутствовали, то в журнале указывались причины подобного отсутствия. В целом, журналы присутствия воеводских, магистратских чинов и других органов управления являются ценным подспорьем в изучении политической истории городов, в анализе функционального назначения местных органов управления. Журналы протокольных заседаний представляли собой тетради с записями о решении тех или иных дел. Как правило, дело возбуждалось на основании челобитных (мировых или исковых), после решения дела выносился приговор. Иногда, материалы по уголовным делам заносились в особую журнальную записку.
Особой разновидностью делопроизводственных материалов является учетная документация- вид исторических источников, включающий материалы фискального, административного, церковного учета населения. Учет населения в фискальных целях проводился с начала XVIII в. В 1716–1717 гг. была проведена ландратская перепись, объявленная в 1715 г., Ландратские материалы раздельно регистрировали женское и мужское население, учитывали количество дворов, возрастной состав, иногда отмечали число лиц, состоявших в браке, сравнительные данные с материалов предыдущих переписей. Данные переписи представлены двумя видами: книгами с отдельными списками по различным группам населения, или перечневыми выписками, суммирующими материалы книг в одной таблице. На настоящее время историческая наука еще не выработала методики обработки данного вида источника, и даже не провела его источниковедческий анализ. Проблема достоверности сообщаемых сведений остается открытой. Тем не менее, ландратские переписи являются практически единственным источником по численности и составу населения городов в начале века, и мы не можем его игнорировать.
В начале XVIII в. в связи с острой потребностью государства в деньгах прошла реформа налогообложения. Подворная система была преобразована в подушную. Подушные переписи получили название ревизий. В комплекс материалов ревизского учета входят: 1) ревизские сказки – первичные материалы ревизского учета, составляющиеся на одну семью; 2) перечневые ведомости, содержащие сводные данные по губерниям и по стране. 3) генеральные табели – сведения на последний год ревизии; 4) окладные книги – данные о податном населении на последний год ревизии. При работе с материалами ревизского учета необходимо помнить, что в ревизиях учитывалось в основном лишь податное население, состав которого постоянно менялся. Поэтому ревизские данные о численности и составе городов нельзя считать полными, так как они не охватывали: а) часть неподатных категорий населения (дворянство, приказнослужителей, духовенство, регулярные военные части); б) временно проживающие в городах группы населения, зарегистрированные в сельской местности, прежде всего крестьян. Исследовать достоверность сведений ревизского учета достаточно трудно из-за сложности механизма искажения информации.
Второй разновидностью учетной документации является церковный учет населения. Он начал осуществляться в конце первой четверти XVIII в. Введение метрических книг предусматривалось Духовным регламентом 1721 г. В метрические книги записывались акты гражданского состояния – рождения, брака, смерти: точнее, церковные обряды – крещение, венчание, отпевание. Среди недостатков этого вида источников следует указать неполноту данных по родившимся и умершим, игнорирование женского пола. Очень часто при регистрации брака не указывался возраст и сословная принадлежность брачующихся. Однако, суммируя данные метрических книг, можно проследить важнейшие демографические процессы брачности, продолжительности жизни и т.д. Сведения церковного учета дополнялись клировыми ведомостями, в которых содержались списки прихожан с указанием пола, возраста и сословной принадлежности.
Ревизский и церковный учет охватывал значительную часть населения, но государство было заинтересовано и в учете отдельных групп, в частности чиновничества. Первые попытки правительства ввести регулярный учет этой группы при помощи формулярных списков относится к 1764 г. Формулярный список включал в себя следующие вопросы: 1) занимаемая должность и полное имя, 2) возраст, 3) сословная принадлежность, 4) вступление в службу: год, месяц, число, 5) какие должности и когда занимал (годы, месяцы, числа), 6) участвовал ли в военных сражениях, 7) был ли штрафован и за что, 8) способен ли к продолжению штатной службы, 9) достоин ли повышения чина и почему. Анализ материалов учета чиновничества позволяет определить штаты присутственных мест, проследить эволюцию в системе органов управления, охарактеризовать процесс занятия должностей и т.д, и т.п.
Особую группу делопроизводственных материалов также составляют материалы комиссий, созданных для подготовки новых сводов законов. Наиболее важной из них является «Комиссия по составлению Нового Уложения», состоявшая из депутатов от всех сословий. Депутаты привезли в комиссию наказы от своих избирателей, являющиеся уникальными источниками, рисующими политическое и социально-экономическое положение всех слоев российского общества в XVIII в. Все документы комиссии: проекты, протоколы, речи депутатов, наказы дворян, городов, правительственных учреждений, вошли в 14 томов сборнико РИО, изданных через столетие, в 1869 – 1916 гг.
В заключение следует отметить, что одним из острых вопросов анализа делопроизводственной документации стоит проблема достоверности сведений. С источниковедческой точки зрения эта проблема исследовалась мало. Проверить правильность сведений, представляемых местными органами власти, иногда возможно путем сравнения их доношений (канцелярий и магистратов). Источниковедческая разработка комплексов делопроизводственной документации – задача весьма сложная из-за большого количества документов и многократного дублирования содержащейся в них информации. Дублирование происходило путем изготовления многочисленных копий одного документа, рассылаемого по различным инстанциям (черновик или копия с отосланного документа, остававшегося в делах учреждения, назывался отпуском). Все же материалы делопроизводства являются одним из самых ценных массовых источников по интересующей нас проблематике.
На основе этого источника можно дать характеристику реальному устройству органов власти на местах, очертить круг деятельности, функции, права и обязанности приказных чинов, выявить уровень политической самостоятельности органов самоуправления. Имеющиеся в материалах государственных учреждений ведомости о количестве и составе населения городов позволяют более точно составить социальную структуру городов. Данные органов управления играют немалую роль в знакомстве с экономической историей городов и региона в целом, поскольку содержат ведомости цен на основные товары, списки заводов, фабрик, ремесленных специальностей, сведения о проводившихся ярмарках.