На офисе предприятия все компьютеры объединены в локальную сеть, функционирующую под управлением сервера с системой Windows 2000 Advanced Server, что обеспечивает защиту информации и распределение ресурсов сети между пользователями. На сервере и локальных компьютерах установлен антивирус Symantec Antivirus Corporate 9.0.3, а также набор офисных приложений Microsoft Office 2000.
Бухгалтерский учет осуществляется на базе локализированного программного комплекса 1С версии 7.7 разработки филиала ОАО «Юкола-Сервис». Изменения нормативно-правовой базы отслеживаются в программном продукте «Консультант Плюс» разработки компании ООО «Юрспектр».
Учет реализации и остатков топлива по резервуарам АЗС ведется в Кроме того, на фирме ведется складской учет с ассортиментом более 20 наименований сопутствующих товаров по четырем основным видам нефтепродуктов в программе Excel посредством ввода данных из суточных сменных отчетов, поступающих с АЗС.
Таблица. 2
SWOT – анализ состояния фирмы.
| Сильные стороны | Слабые стороны |
| Существующая организационная структура, с определенными бизнес-процессами и распределенными ролями. | Слабая обратная связь. Большие издержки на документооборот. Недостаточная оперативность документооборота. Большой объем информации. |
| Возможности | Угрозы |
| Известная торговая марка. Качественный сервис. Дополнительный сервис. Создание сходных по роду бизнесов. Создание эффективной сети поставок | Сращивание с государственными структурами и получение кредитов. Демпинговая ценовая политика. Снижение стоимости услуг за счет повышения качества. |
Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему «информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи - вводятся в три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.
Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базам данных.
Объектом автоматизации выбран отдел программиста, т.к. именно в этом отделе работа содержит большое количество ручного труда по внесению в программу Excel суточной реализации по АЗС. На ввод реализации пяти АЗС программист затрачивает 4 часа, т.к. необходимо разбивать реаллизацию по следующим категориям: номер АЗС, категория цены, наименование контрагента.
Для реализации задачи автоматизации труда программиста выделим следующие этапы:
a. Организация модемной связи с АЗС.
b. Разработка программной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС.
c. Разработка программы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организация функции контроля остатков по резервуарам.
d. Разработка модуля экспорта данных из Access в 1С.
e. Организация системы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации.
Таблица 3
Основные аргументы выбора информационной системы собственной или адаптивной разработки.
| Аргументы «за» | Аргументы «против» | |
| Самостоятельная разработка (заказная) | Полное соответствие текущим требованиям организации Наличие предыдущих наработок | Большая стоимость разработки (особенно по сравнению со стоимостью «коробочных» продуктов) Возникновение проблем, связанных с модификацией системы |
| Готовая система (адаптированная) | Поддержка и обновление версий Соответствие российским и международным стандартам | Высокая стоимость готовых систем (среднего и особенно высшего класса) Зависимость от фирмы-разработчика |
Как видно из таблицы у каждого из путей есть свои достоинства и свои недостатки. Поэтому для уменьшения инвестиционных потоков в проект, а также обеспечения совместимости и возможности последующего масштабирования системы совместим оба подхода:
· в качестве программной среды для обмена данными между расчетным центром (офисом) и АЗС используем встроенные средства терминального режима для Windows/Dos;
· разработку программы обработки первичных данных, полученных с АЗС, экспорт данных в Access, организацию функции контроля остатков по резервуарам и организацию системы ограничения доступа к информации и защиты коммерческой информации поручим программисту;
· разработку модуля экспорта данных из Access в 1С филиалу ОАО «Юкола-Сервис».
ЛИТЕРАТУРА
1. Эффективность автоматизации учета на предприятиях /Д. И. Агейкин, Э. Л. Ицкович, Ю. Л. Клоков и др. - М.: Финансы и статистика, 2001
2. Бизнес-план развития ЧУП «Перен», 2008г.
3. Внутренняя документация ЧУП «Перен»