Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены:
1) по почте;
2) курьером;
3) электронной почтой;
4) по факсу.
Основные этапы обработки исходящих документов:
1) Составление проекта документа;
2) Согласование проекта документа;
3) Проверка правильности оформления проекта документа;
4) Регистрация документа;
5) Отправка документа адресату;
6) Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа:
1) Составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.
2) Составление исполнителем проекта документа после необходимых
рекомендаций, оформленного на бланке письма[27].
При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы ДОУ для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».
Журнал содержит следующие графы:
1) номер документа, включающий номер дела;
2) дата документа;
3) адресат (корреспондент);
4) краткое содержание или заголовок к тексту;
5) отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
6) исполнитель;
7) примечание[28].
При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.
Отправка документов включает:
1. Проверку правильности оформления документов;
2. Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
3. Проверка правильности адресования;
4. составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;
5. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма;
6. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт;
7. Сроки отправки - все документы, исходящие из учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
9. Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем[29].
На сегодняшний день широкое развитие отправления документов получила электронная связь. Этот вид передачи информации значительно сокращает время, затрачиваемое на передачу документа другими видами, например почтовое отправление.
Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.
Рассмотрим организацию работы с входящими документами на примере ГУЗ «АКПБ №2». В данной организации регистрация входящих документов ведется исключительно при помощи журнала (начат 01.03.2006, окончен 26.09.2007).
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка об исполнении документа |
Настоящий журнал составлен более грамотно, чем журнал этой же организации по учету входящих документов. Не хватает графы «Исполнитель». Она является значимой, т.к. при возникновении каких-либо несоответствий ответственность несет исполнитель. Отметка «Примечание» может быть и не использована.
Работу с исходящей документацией можно организовать при наличии локальной сети. Практически каждый исполнитель в нашей организации имеет персональный компьютер. Следовательно, можно создавать архив документации непосредственно на месте работы и передавать на общее хранение и создание общего архива секретарю-референту.
Очень важно, что на сегодняшний день внедрить автоматизированное делопроизводство в государственном учреждении не так просто. Этому есть несколько причин. При всех положительных сторонах автоматизации руководители в этом не заинтересованы. Еще одной трудностью является низкий уровень корпоративной культуры персонала. Очень часто с компьютером вынуждены работать люди, лишь поверхностно с ним знакомые. Поэтому изучение новых программ и возможностей не предоставляется для них возможным. Следовательно, в службе ДОУ должны работать компетентные сотрудники.
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальный аппарат (секретариат коллегии).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
В заключении подведем основные итоги курсовой работы.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.
Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений,, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно
связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в
конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание