Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире
Проза жизни: вчера - рано, завтра - поздно, сегодня - некогда.
Мы говорили о постановке долгосрочных жизненных целей. Но между целями и результатами лежит большое количество рутинной работы. Как ее организовать, как проложить верный путь к достижению результатов, укладываясь при этом в плановые сроки?
Первое, что нужно для этого сделать – избавиться от нашего традиционного русского самоуничижения на тему, «как мы русские не можем ничего планировать, как мы все решаем в последний момент, вечно живем в авралах, ах какая жалость что мы не немцы». Полноте, друзья. Когда хотим – мы вполне способны планировать, иначе не победили бы в великой войне и не запустили бы первого человека в космос.
Посмотрите вокруг себя. Я уверен – вы найдете людей организованных, целеустремленных, грамотно и разумно планирующих работу – и при этом не превратившихся в роботов, открытых к спонтанности и эмоциям. Давайте ориентироваться на лучшие образцы, а не на худшие. Укладываться в сроки нетрудно – достаточно перестать себя зомбировать, убеждая в собственной якобы неорганизованности. И – начать планировать, грамотно и вдумчиво. Прямо сейчас, именно сегодняшний день. Не «с понедельника». Приступим!
План на день
Дорогой читатель, не в моем стиле предлагать вам непреложные истины и «правильные» ответы, поскольку в менеджменте правильных ответов не существует. Что для одного правильно и работоспособно, другому совершенно не подходит. Но сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.
Плохие новости: «десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке» - планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике – это не принципиально.
|
|
Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Но планы и нужны для ситуаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете процесс утренней чистки зубов, поскольку он для вас понятен и предсказуем. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.
Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жесткие рамки – мы сейчас обсудим. Но перед этим давайте договоримся: план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Как говорил один полковник на моей военной кафедре, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут в течение дня, но даст вам управляемость и подконтрольность ваших задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.
На открытом семинаре в Киеве один из участников, чаще всего придиравшийся «не по делу», вышел рассказывать результаты работы своей группы над кейсом. «На флипчарте я расписание рисовать не буду, я вам словами расскажу – в 9.00 мы делаем то-то, в 9.30 то-то, в 11.00 то-то…» Я прервал его и спросил – кто помнит, во сколько мы подписываем документы, а во сколько идем к шефу? Группа молчит. «Вот видите, мы целый день неоднократно вспоминали принцип материализованности, и именно тот, кто считал что лучше всех все знает, демонстрирует полное отсутствие навыка материализовать значимую информацию». Группа согласилась: мозгом простые вещи понимаем, но делать – не умеем. Мораль: не спешите думать, что вы уже все умеете. Труднее всего даются самые простые и «банальные» вещи. Понаблюдайте за собой повнимательнее, и не стесняйтесь оттачивать именно простые инструменты.
|
|
Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жестко настаивают: – с вечера. На мой взгляд, в планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы:
· Планировать день с вечера – хорошо «закрывается» прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
· Планировать день с утра – хорошо сочетается с решением «уточняющих задач», т.е. согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным, и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».
В любом случае, с вечера или с утра планировался день – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к «закону». План должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит грамотное планирование – часы, а иногда и недели, освобожденные от лишней работы.
|
|
Если вы достаточно много перемещаетесь по офису или по городу, желательно позаботиться о том, чтобы план дня был мобильным. Подойдут небольшой ежедневник, либо распечатываемый и скрепляемый степлером комплект бланков удобного для вас формата.
Борис Дьяконов, исполнительный директор ОАО «Банк24.ру» планировал на бланках А4 – он мало времени проводил на рабочем месте, и ему было очень удобно ходить по офису с планшеткой этого формата в руках. На бланк утром выписывались все задачи и встречи из ежедневника, в ходе дня делались пометки о выполнении, вписывались новые задачи, и на половине листа велся хронометраж. Вечером все появившиеся за день задачи вносились в ежедневник. После перевода личной системы планирования на Outlook план дня стал формироваться автоматически (в Outlook для этого много удобных представлений, включающих и календарь, и задачи, и место для заметок). Изменения с бумаги в Outlook переносились секретарем.
Какой ежедневник выбрать
Методика планирования дня, с которой мы познакомимся в этой главе, не привязана к какому-то конкретному органайзеру. Большинство ежедневников, продающихся в канцелярских магазинах, вполне подойдут, если их грамотно и гибко использовать.
Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит:
· 
С обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор «общей картины» недели. При большом количестве ежедневных встреч и задач будет неудобен, если только у вас не очень мелкий почерк. Либо вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня, утром перенося в него встречи из ежедневника и в течение дня фиксируя на этом бланке все возникающие задачи.
· С обзором дня – удобен при большом количестве задач на день; дает возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю будет труднее, можно для этого распечатать отдельный бланк с обзором недели, для планирования встреч.
В любом случае, если ваш обычный день ежедневника уже заполнен достаточно большим количеством ранее записывавшихся в него задач и встреч, лучше иметь отдельно распечатанные чистые бланки, и планировать день «с нуля» на них.
Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно планировать на специальной закладке, или на стикерах, прилепляемых к страницам. Это поможет не переписывать такие задачи несколько раз из одного дня в другой. Ключевые задачи полезно вынести на отдельные стикеры или на «Стратегическую картонку».
Ежедневник должен быть красивым, эстетика в тайм-менеджменте важна как нигде. Ведь ежедневнику вы доверяете самое дорогое и интимное – ваше время. Не пожалейте денег на хорошую кожаную обложку, дорогую ручку, и т.п. Чаще используйте разные цвета, красивые закладки, и т.д.
Президент торговой сети «Электрофлот» Максим Бирюлин, рассказал про своего знакомого топ-менеджера. «Он уже несколько лет пользуется четырехцветной ручкой, и все задачи в ежедневнике пишет только ей. Обычные дела – синим, приоритетные – красным, делегированные «на контроль» - зеленым, неприятные и откладываемые – черным».
«Стратегическая картонка»
Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно:
· выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так чтобы они всегда были перед глазами;
· держать список самых актуальных на данный момент контактов;
· выписывать «темы для размышления», т.е. не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.
Но самое полезное применение такой закладки – использовать ее как «стратегическую картонку».
Автор идеи «стратегической картонки» - Любовь Юлис, коммерческий директор компании «Comstar – Объединенные ТелеСистемы». Рецепт прост: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая стратегическая картонка будет постоянно напоминать о целях, и вы не «утонете в текучке».
Планирование дня начинайте со взгляда на «стратегическую картонку», а не на текущие дела. Предложите завести такие же картонки вашим подчиненным, и начинайте оперативные совещания с обсуждения «прогресса в движении по картонкам».
Алгоритм планирования дня
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
1. «Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).
2. «Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» - у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
3. «Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня):
1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
2. Выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
Слева – «жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени. Справа – список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом. Для двух из приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана, мы сразу видим участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени.
Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность, и запускаем выполнение.