Использование наглядных методов и материалов

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

* Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

* Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. Создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и наглядные графические пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Когда публике предоставляются наглядные материалы нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора, и извлекали смыл из материалов. Как это сделать? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

* Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

* Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

* Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

* Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

* Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы представляете.

* Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

* Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Но наглядные материалы не главное, не стоит увлекаться ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Выбор средств для визуализации основных идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план выступлений, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

Доски. Когда выступление адресуется небольшой группе людей можно нарисовать главную мысль, доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от выступления.

Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, не надо гасить свет, таким образом, не теряется связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов теряется контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить.

Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов. Таблица 2. поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи.

Характеристика средств иллюстрации речи.

Таблица 2

Когда распланирована и подготовлена вся презентация, когда средства ее иллюстрирования готовы, то все готово к тренировке презентации. Вот несколько видов выступления:

Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания выступления целиком, особенно если оно длинное. Таким образом, не надо привязываться к тексту, т.к. нет контроля за ситуацией, редактируйте выступление по ходу выступления. Любым вопросом можно выбить из колеи.

Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста. Однако все равно следует потренироваться, чтобы научиться читать, не теряя контакта с аудиторией.

Выступление с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. При этом не теряется контакт со слушателями.

Спонтанное выступление. Естественно лучше, если все будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этого просто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике. Не надо спешить, сделать паузу, подумать, о чем будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему. Но никогда не начинайте говорить, если ничего не знаете об объекте выступления.

Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх и волнение первых презентаций:

* Подготовить материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме помогут.

* Думайте положительно об аудитории и о том, что вы говорите. Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и ваша аудитория.

* Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.

* Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.

* Используйте методы иллюстрации.

* Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.

Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации, возможно, является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.

Таблица действий по подготовке речи или презентации поможет вам структурировать весь комплекс действий по подготовке отличной презентации и её лучшего проведения.