МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ

Н.Н. Афанасьева

Агентство по делам архивов Пермского края

МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ

Архивная служба Пермского края представлена 3 государственными бюджетными учреждениями: «Государственный архив Пермского края», «Пермский государственный архив социально-политической истории», «Коми-Пермяцкий государственный окружной архив», 7 муниципальными бюджетными учреждениями, 3 муниципальными казенными учреждениями, 37 архивными отделами администраций муниципальных районов и городских округов Пермского края.

Рис. 1. Структура архивной службы Пермского края

Государственную политику в сфере архивного дела на территории нашего региона проводит Агентство по делам архивов Пермского края, которое являясь исполнительным органом государственной власти Пермского края, осуществляет функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом, а также правоприменительные функции в области архивного дела. Агентство проводит государственную политику в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Пермского края в интересах граждан, общества и государства как непосредственно, так и через подведомственные государственные бюджетные архивные учреждения Пермского края во взаимодействии с органами власти, органами местного самоуправления.

Рис. 2. Модель управления архивным делом в Пермском крае

Между Агентством и государственными архивами ежегодно заключаются соглашения о порядке и условиях предоставления субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания. Государственное задание утверждается приказом Агентства для каждого государственного архива на 3 года и представляет собой документ, устанавливающий требования к составу, качеству, объему, условиям, порядку и результатам оказания государственных услуг (выполнения работ). Контроль за использованием субсидии осуществляется Агентством посредством проведения мониторинга исполнения государственного задания в форме плановых и внеплановых мероприятий. Все руководители государственных архивных учреждений переведены на эффективный контракт, утверждены критерии эффективности и результативности деятельности каждого государственного архива.

Взаимодействие Агентства и органов местного самоуправления выстраивается в рамках ежегодно заключаемых соглашений о предоставлении, расходовании и возврате субвенций, передаваемых из бюджета Пермского края бюджетам муниципальных районов и городских округов Пермского края на осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края. Агентство обеспечивает контроль за осуществлением органом местного самоуправления государственных полномочий и контроль при расходовании субвенции в части целевого использования переданных финансовых средств.

Мероприятия в области архивного дела проводятся в рамках двух государственных программ «Культура Пермского края» и «Обеспечение взаимодействия общества и власти».

Государственная программа «Культура Пермского края», подпрограмма «Развитие архивного дела»

Стратегическая цель - обеспечение условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала архивного фонда Пермского края как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия, а также распространения лучшего опыта и стандартов хранения документов архивного фонда Пермского края.

Задачи:

· обеспечение постоянного (вечного) хранения документов архивного фонда Пермского края;

· повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме.

Ожидаемые результаты к 2019 году:

· увеличение доли документов государственных архивов, хранящихся в нормативных условиях, до 99,1%;

· увеличение доли документов государственных архивов, доступных пользователям, до 97%;

· увеличение доли описаний дел государственных архивов, включенных в электронные описи, электронные каталоги и (или) иные автоматизированные информационно-поисковые системы, до 77,5%;

· увеличение количества пользователей архивной информацией государственных архивов не менее 266 000;

· увеличение доли документов, переведенных в электронный вид, до 17%;

· увеличение доли граждан, использующих механизм получения государственных услуг в электронной форме, до 75%;

· увеличение доли заявителей, удовлетворенных качеством предоставления государственных услуг Агентством по делам архивов Пермского края, от общего числа заявителей, обратившихся за получением государственных услуг, до 95%;

· уменьшение времени ожидания в очереди при обращении заявителя в Агентство по делам архивов Пермского края для получения государственных услуг, не более 15 минут.

Таблица 1

Финансовое обеспечение реализации мероприятий в сфере архивного дела государственной программы Пермского края "Культура Пермского края"
за счет средств бюджета Пермского края, 2014-2019 годы

Государственная программа «Обеспечение взаимодействия общества
и власти», подпрограмма «Патриотическое воспитание жителей Пермского края»

Стратегическая цель: создание координированной системы действий органов государственной власти, общественных организаций, учреждений системы образования и культуры, иных субъектов патриотического воспитания по формированию у жителей Пермского края гражданской позиции, нравственных взглядов, содержанием которых является любовь к Отечеству, уважение истории и культурных особенностей Родины, готовности к выполнению гражданского долга и конституционных обязанностей по защите Родины.

Задачи:

· поддержка научно-исследовательской деятельности в области краеведения;

· широкое использование исторических и архивных материалов в целях информирования населения об исторических событиях, воспитания патриотических чувств к малой Родине;

· увеличение количества проводимых выставок патриотической направленности;

· увеличение количества человек, посетивших выставки патриотической направленности, проводимые в течение года.

Ежегодно в рамках мероприятий программы государственными архивами проводятся 3 выставки патриотической направленности. В 2017 году Пермским архивом социально-политической истории подготовлены 2 выставки «Прикамье в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.» и «Пермский период жизни Великого Князя Михаила Александровича Романова и его убийство в ночь с 12 на 13 июня 1918 г.». До конца года Коми-Пермяцкий окружной архив совместно с архивами Республики Мордовия и Республики Марий Эл завершит работы по созданию виртуальной выставки фотодокументов архивистов финно-угорских народов в рамках проведения межрегионального пленэра «Родные просторы».

Таблица 2

Финансовое обеспечение реализации мероприятий в сфере архивного дела государственной программы Пермского края "Обеспечение взаимодействия общества и власти" за счет средств бюджета Пермского края, 2014-2019 годы

В завершение своего выступления представляю итоги деятельности государственных и муниципальных архивов в 2014-2016 годах по основным направлениям деятельности.

Таблица 3

Основные показатели состояния архивного дела в Пермском крае,
2014-2016 годы

* Информационные мероприятия - организация выставок документов, проведение радио- и телепередач, публикация статей, издание сборников документов.

В основе показателей данной таблицы - итоги паспортизации государственных и муниципальных архивов за 2014-2016 годы. Достоверность представленных государственными архивами показателей их деятельности подтверждается отчетами по государственному заданию. Ответственность за достоверность отчетов муниципальных архивов возложена на органы местного самоуправления. В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" формирование и содержание муниципальных архивов отнесено к вопросам местного значения. В свою очередь, Агентство по делам архивов Пермского края готово оказать (и оказывает) методическую помощь в вопросах организации архивного дела на территории муниципального образования.

С чем предстоит поработать в ближайшее время?

Что вызывает беспокойство в показателях, представленных муниципальными архивами?

1. Сокращение штатной численности работников муниципальных архивов (19 человек по сравнению с 2015 годом).

2. Сокращение количества документов в муниципальных архивах (233 705 ед.хр. по сравнению с 2015 годом).

Вместе с тем, необходимо отметить значительный рост количества пользователей архивной информации. В 2016 году 540 212 человек воспользовались услугами архивов. Ежегодно растет количество мероприятий с использованием архивных документов (выставки, радио- и телепередачи, публикация статей, издание сборников документов и т.д.). Всего на территории Пермского края в 2016 году состоялось 945 мероприятий с участием архивистов. И особая наша гордость – издательская деятельность. В 2016 году муниципальными и государственными архивами издано 7 сборников документов.

Список печатных изданий, выпущенных в 2016 году

1. В руках у нас частица времени: Календарь-справочник города Перми на 2017 год / Сост. О.А. Мельчакова. МБУ «Архив города Перми». – Пермь, Издательство «Пушка», 2016. – 448 с., с илл.; 8 л.илл. – 1000 экз. – В пер.

2. Методические рекомендации по организации регламентированных законом направлений деятельности политических партий / Под редакцией С.В. Неганова. ГКБУ «Пермский государственный архив новейшей истории». Избирательная комиссия Пермского края. – Пермь, Издательство «Пушка», 2016. – 56 с. – 300 экз. – В обл.

3. Образование в Пермской губернии XIX-XX века. Из истории духовно-учебных заведений: Сборник документов / Сост. В.Г. Бояршинов, И.В. Демина, Е.А. Когут, В.И. Радыгин, В.Ю. Сарабеев. – Пермь, ООО «Территория», 2016. – 320 с., с илл. – 300 экз. – В пер.

4. Отраженье исчезнувших лет: Календарь-справочник города Перми на 2016 год / Сост. О.А. Мельчакова. МБУ «Архив города Перми». – Пермь, Издательство «Пушка», 2016. – 320 с., с илл. – 500 экз. – В пер.

5. Пермский 1917 год: Фотоальбом / Руководитель проекта А.А. Борисов. Авторы очерков А.А.Борисов, С.Федотова. ГКБУ «Государственный архив Пермского края». – Пермь, ООО «Траектория», 2016. – 160 с., с илл. – 500 экз. – В пер.

6. Региональные отделения политических партий в Пермском крае: Справочник / Под ред. С.В. Неганова. – Пермь, Издательство «Пушка», 2016. – 270 с., с илл. – 300 экз. – В пер.

7. IV Форум архивистов Пермского края: материалы и документы. 30 ноября 2016 г., г. Пермь / Отв.за вып. А.П.Зиновьев. Агентство по делам архивов Пермского края. – Пермь, [ООО «Издательский дом «Типография купца Тарасова»], 2016. – 220 с. – 300 экз. – В обл.

Как мы видим, объем работы у нас с каждым годом растет, что в свою очередь требует от каждого из нас понимания всех процессов в сфере архивного дела, владения широким спектром управленческих технологий и практик, понимания своей роли в процессе управления архивным фондом, необходимо знать ожидания людей, общества и государства и внедрять в практику решения, работающие на повышение эффективности работы архивов.

В завершение хочу напомнить, что следующий год государственная архивная служба России празднует свое столетие. Соответствующий указ подписал Президент Российской Федерации В.В. Путин 10 июля. В ближайшее время план мероприятий, посвященных празднованию 100-летия государственной службы России на территории Пермского края, будет утвержден и размещен на официальном сайте Агентства по делам архивов Пермского края. Благодарю всех, кто направил нам свои предложения, и приглашаю всех принять участие в подготовке и проведении мероприятий, посвященных этой дате.