- Терминология в области электронных архивов.
- Задача обеспечения долговременного хранения и доступности электронного документа и проблемы ее реализации.
- Модель документа в электронном архиве долгосрочного хранения.
Общая тенденция развития компьютерных средств работы с электронными документами говорит о том, что в ближайшее время вытеснение бумажных документов станет массовым явлением, и подходы к хранению электронных документов должны быть выработаны уже сейчас.
Опуская проблемы отбора документов для длительного хранения, экспертизы ценности документов, а также возможности хранения документов на бумаге с созданием реквизитной поисковой системы или возможность печати электронных документов с их последующим хранением в бумажном виде, сосредоточимся на проблемах длительного хранения именно электронных деловыхдокументов.
Для начала определимся с терминологией.
Электронный архив (ЭА) — структурированное хранилище неизменяемых электронных оригиналов документов (электронных изображений бумажных документов), созданное на основе законов и правил ведения архивов на конкретной территории (в конкретной стране).
Долговременное хранение — хранение электронных документов сроком не менее 5 лет.
Доступность информации — «возможность реализации беспрепятственного доступа к информации субъектов, имеющих на это надлежащие полномочия» и одновременное «избежание временного или постоянного сокрытия этой информации от пользователей, получивших права доступа».
Деловой документ — это официальный документ, использующийся в делопроизводстве организаций, регламентирующий деятельность организаций (учреждений, предприятий, фирм), должностных лиц. К таким документам относятся (список неполный): организационно-правовые, распорядительные, плановые, финансово-аналитические, кадровые, отчетные, нормативно-справочные, договорные документы.
Доступность документа — свойство документа, состоящее в том, что форма представления документа обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных точках за конечное время.
Аутентичный электронный документ — «электронный документ, точность, надежность и целостность которого сохраняются с течением времени».
Электронная подпись (ЭП), Квалифицированная электронная подпись, Удостоверяющий центр (УЦ) — термины определены в соответствии с Федеральным законом РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В простейшей постановке задача формулируется следующим образом. Требуется обеспечить долговременное хранение электронных документов, их доступность и читаемость в программно-аппаратной среде, причем в течение всего срока хранения должна обеспечиваться аутентичность документа. При этом предполагается, что: аутентичность документа на момент передачи его в архив подтверждена; документы не искажены; сохранность документов полная; нет ограничений на форматы данных передаваемых в ЭА документов; ЭА сертифицирован для работы со средствами ЭП.
При долговременном хранении электронных документов следует исходить из того, что жизненный цикл самого электронного документа определяет информационную среду, а не жизненный цикл информационной системы, в которой документы являются входными и выходными данными. При долговременном хранении гарантированно истекают сроки действия сертификатов ЭП, завершается поддержка версий операционных систем (ОС) и прикладного программного обеспечения, в котором создан документ, версий электронных форматов, в которых создан документ, подвергаются износу и меняются носители информации (диски, флэш-устройства, компакт-диски и др.), тем самым документ гарантированно будет многократно перезаписан на другие носители информации.
Тем самым проблемы, которые всегда возникнут при решении поставленной задачи, следующие:
- аутентичность документа в течение всего срока хранения;
- старение носителей информации;
- перемещение данных и сохранность метаданных;
- интерпретируемость и отображение электронных документов.
Указанные выше проблемы, конечно, хорошо известны и неоднократно обсуждаемы в среде разработчиков ЭА (см., например, ГОСТ Р 54989-2012,являющийся переводом ISOTR 18492:2005, а также иные «переведенные» ГОСТ и системы требований). Однако в перечисленных документах описание проблем носит скорее рекомендательный характер и формулируется как «разработчики ЭА должны продумать» те или иные вопросы.
Список перечисленных выше проблем не является полным, важными проблемами являются также: информационная безопасность, хранение и обработка больших объемов данных, задачапервоначального наполнения, задача потокового ввода, обеспечение катастрофоустойчивости решения ЭА.
Здесь мы не рассматриваем также всевозможные юридические тонкости, связанные с подписанием документов ЭП юридическими и физическими лицами, возможности непризнания электронного документа, не представляющего юридической силы.
Предлагаемые ниже решения проблем долговременного хранения касаются деловых электронных документов, в данном исследовании мы не рассматриваем видео- и аудиодокументы, программный код, веб-документы, конструкторскую документацию.