Годовой отчет – это документ, в котором описываются проекты команды Enactus и достигнутые результаты. Годовой отчет команды раздают во время подготовки и у членов жюри есть 3 минуты, чтобы ознакомиться с ними до начала презентации команды.
Независимо от того, сколько проектов команда реализует и представляет на конкурсах, составляется один годовой отчет на все проекты.
Годовой отчет не должен превышать объем четырех (4) печатных страниц формата А4 и может иметь один из следующих форматов:
1. 4 листа формата А4 с односторонней печатью
2. 2 листа формата А4 с двухсторонней печатью
3. 1 лист формата А3 с двухсторонней печатью
Больше никаких требований к годовому отчету не предъявляется.
Важные моменты, на которые нужно обратить внимание, создавая годовой отчет.
· Если команда использует титульный или последний лист, то он будет считаться одной из страниц отчета.
· Команды не должны использовать папки, обложки и т.д. в своих годовых отчетах.
· Если команда желает добавить Team Bio (информацию о членах команды) к годовому отчету, то Team Bio должен быть полностью отдельным документом (не приложенным к годовому отчету) и не должен содержать никакой информации/фотографий, связанных с проектами. Team Bio представляет собой краткую информацию о членах команды для возможной заинтересованности со стороны работодателей.
Никакие другие документы, разработки, прототипы продуктов, подарки, сувениры и другие раздаточные материалы, кроме годового отчета и Team Bio, не могут быть переданы кому-либо из членов жюри или кому-либо из присутствующих на презентации.
Советы при создании годового отчета:
1) Годовой отчет – это первый документ, который попадает в руки жюри, и именно по нему они составляют первое представление о проектах, поэтому постарайтесь сделать его предельно ясным и понятным.
Используйте в качестве основы структуры и формулировки оценочной формы. Этим вы облегчите процесс оценки для членов жюри.
2) Не перегружайте годовой отчет лишней информацией. Для более подробного рассказа о проектах есть презентация. Помните, что у членов жюри есть только 3 минуты на знакомство с годовым отчетом. Всегда, когда есть возможность, используйте инфографику – графическая передача информации легче и быстрее воспринимается.
3) Экспериментируйте на окружающих: попросите прочитать свой годовой отчет тем, кто знаком с проектами вашей команды, проверьте, хватит ли им 3 минуты и что они успеют понять из вашего отчета.
4) Обязательно вычитайте финальную версию отчета на наличие опечаток, орфографических или речевых ошибок.
Посмотреть примеры годовых отчетов финалистов мирового кубка можно на сайте enactus-rus.ru в разделе «Конкурсы Enactus».
Презентация – это устное выступление команды и электронная презентация, которая сопровождает это выступление.
Ограничений по количеству выступающих нет, но нужно руководствоваться здравым смыслом.
Также нет ограничений для электронной презентации: можно использовать удобное для вас программное обеспечение, вставлять видео, делать музыкальное сопровождение и т.д. Однако помните, что чрезмерное употребление эффектов может привести к неполадкам, поэтому убедитесь, что все работает.
В презентации команда подробнее рассказывает о проектах, которые описаны в отчете.
В презентации помимо основного рассказа о проектах можно указать:
· Краткая информация о местном сообществе (если это важно для понимания проектов).
· Миссия команды и цели
· Финансовые достижения команды
· Взаимодействие со СМИ
· Перспективы развития проектов
Выбирая информацию, которую вы хотите вставить в презентацию, всегда задавайте себе вопрос: а как это помогает понять проекты нашей команды?
Во время рассказа о проектах вы также можете опираться на структуры и формулировки оценочной формы.
Не нужно полностью копировать оценочную форму, но можно взять оттуда логику рассказа и полезные фразы.
Если у вашего проекта были партнеры, четко обозначьте в презентации и отчете зоны ответственности и говорите именно о том вкладе, который сделала ваша команда, а не партнеры.
Репетируйте презентацию как можно больше, практика вырабатывает постоянство.
Привлеките членов совета бизнес-консультантов, других членов команды, куратора и/или представителя администрации вуза в качестве членов жюри на репетиции презентаций. Это поможет выступающим укрепить уверенность, а отзывы слушателей могут внести необходимые изменения в презентацию и проконтролировать, как вы соблюдаете временной регламент.