Совещание о перспективах

Здесь речь идет о совещании, где докладчик знакомит собравшихся с какой-то новой информацией. Он рассказывает собравшимся какую-то историю, хотя история здесь понятие весьма растяжимое и она совсем необязательно должна начинаться словами «Жили-были…». Это может быть еженедельный доклад о положении дел и перспективах компании или президентское обращение к Конгрессу о положении в стране (здесь, конечно, аудитория побольше будет, но и ответственности больше). Президент, однако, проводит свои выступления всегда на ура, потому что ему помогают опытные спичрайтеры (не говоря уже о гримерах и костюмерах). Простым же людям вроде нас с вами приходится опираться на собственные силы в подготовке и проведении презентации. Всем нам когда-нибудь приходится выступать – будь то в классе, учебной аудитории или на работе, и большинству людей это в тягость. Мало кто может похвастаться, что ни разу в жизни не выступал с докладом. А это означает, что требуется хотя бы базовое знакомство с тем, как лучше построить повествование, чтобы рассказать хорошую историю людям, слушающим вас в конференц-зале или учебной аудитории. Подобные знания пригодятся всем.

С этой целью в данном разделе я решила подойти к вопросу максимально широко – на метауровне. Хочу познакомить вас с надежной стратегией подготовки презентаций на любую тему, чтобы вы могли пользоваться ею всякий раз, когда вам надо выступать с докладом. Для тех, у кого есть опыт, описываемый мною процесс покажется естественным и инстинктивно понятным.

Вообще-то я уже ранее ссылалась на этот процесс, когда речь шла о концепции «БОЛЬШОЙ ИДЕИ». Помните такое? Инфодудлеры никогда не забывают то, что однажды видели! А теперь давайте перейдем к конкретике.

Цель совещания: сообщить слушателям ценную или необходимую информацию, удерживая их внимание.

Число инфодудлеров: один докладчик; но он может попросить нескольких участников совещания (я бы посоветовала не больше пяти) до начала лекции высказаться по поводу содержания и что-то посоветовать.

Продолжительность: от 15 минут до 3 часов на первоначальный процесс подготовки с пониманием того, что к этому придется еще возвращаться и что-то корректировать[102]. Сама презентация должна длиться от 5 до 60 минут. Если вы выступаете больше часа без перерыва, вас уже никто не слышит.

Важная предпосылка: у вас есть «большая идея», и вы знаете материал довольно хорошо, чтобы предложить достаточное количество тезисов и поддерживающих аргументов, включая примеры из жизни и статистические данные. Вы можете приклеить свои шпаргалки к стене и отрабатывать презентацию на протяжении нескольких недель (у меня подготовка выступлений занимала до четырех месяцев!). Но в самом начале выступления вы должны быть способны предложить слушателям что-то полезное.

Выполнение

Чтобы начать процесс, вы должно твердо знать свою главную идею. Это то, ради чего люди собрались выслушать вас. Если не знаете, какова ваша «большая идея», надо обязательно разобраться в этом, потому что она является направляющей силой повествовательной структуры. Итак, первый шаг – Большая идея.

Когда вы разобрались с «большой идеей», ваша вторая задача – придумать как можно больше идей и аргументов, связанных с вашей «большой идеей». Это стадия, где вы изливаете на клеящиеся листки или карточки все, что приходит в голову в связи с «большой идеей». Пишите, дудлите то, что вздумается. У большинства из нас возникает инстинктивное стремление фильтровать свои мысли, но, пожалуйста, очень постарайтесь не судить себя строго. Истории, хребет презентации, даже еженедельные отчеты о состоянии дел нуждаются в том, чтобы чехарда информации рождалась беспрепятственно, чтобы информации хватило до самого конца. Поэтому мы должны с самого начала дать прорасти многим оттенкам истины, чтобы потом что-то из них формировать. Позже вы сможете оценивать идеи и оттачивать факты. А пока пусть они дозревают.

Когда это случится, вы достигнете той стадии, с которой большинству людей хочется (хоть это неправильно) начинать, – стадии фильтрации. Вот ТЕПЕРЬ, собрав достаточное количество идей, можно приступить к их выбраковке. На данной стадии судить себя не только можно, но и нужно. Вы оцениваете чехарду идей и выбираете из них наиболее достойные и достаточно интересные. Это лучшее, что вы можете сделать для своей презентации. Далеко не все рожденные идеи драгоценны. И не следует вынуждать слушателей ломать голову над тем, каким из идей стоит уделить внимание, а какие этого не заслуживают. Вы сами должны беспощадно выбросить те идеи, которые недостаточно ясны и не связаны непосредственным образом с «большой идеей». Поэтому выжигайте каленым железом все, что не служит целям совещания, на которые собрались люди, чтобы выслушать вас.

Переходим к этапам 4 и 5. Я объединила их, потому что этап 4 нам уже хорошо известен – группирование схожих идей. Выбирая идеи, которые достойны быть представленными в вашем докладе, группируйте их соответственно категориям или темам. Если ваша «большая идея» – «Небо падает», тогда категории могут включать в себя «Атмосферные явления» и «Стратегии выживания в условиях апокалипсиса». Следите за тем, чтобы категории взаимно исключали друг друга и в то же время сообща охватывали суть вашей «большой идеи». Взаимоисключение категорий вам нужно для того, чтобы вы не повторялись, но при этом важно не упустить что-то важное, иначе вы утратите доверие слушателей. Определившись с категориями, составляйте из попавших в них слов и коротких фраз достаточно сильные утверждения. Это и есть те самые тезисы, которые помогут вам выстроить вашу «большую идею». Так, например, чтобы донести до слушателей мою «большую идею», что небо падает, я могла бы предложить такой вытекающий из категорий мощный тезис: «Стратегии выживания будут включены в основной учебный план школ по всей стране».

Вы видите, что мы систематически выстраиваем историю, в которой есть определенный смысл. Этап 6 связан с выстраиванием логических последовательностей тезисов, чтобы придать своей истории еще больше смысла. С моей стороны было бы неразумно заводить разговор о стратегиях выживания, не сообщив предварительно слушателям, что им грозит опасность. Порядок идей имеет значение, как и выстраивание цепочки доказательств в геометрии. Ваша цель – выстроить повествовательную канву таким образом, чтобы оказать наибольшее влияние на слушателей. Ради поддержания интереса и напряжения какие-то тезисы можно приберечь к самому концу, или же вы можете выкладывать их в хронологическом порядке, как кладут кирпичи при строительстве здания. В любом случае этот этап не уступает по важности другим, потому что он определяет, в каком порядке вы будете ворочать камни для своей аудитории. При этом надо учитывать, что ваша аудитория знает и что ей нужно узнать – и в каком порядке, – чтобы до конца вникнуть в вопрос. И для этого надо потрудиться. Камни сами не ворочаются.

Расставив идеи в таком порядке, который кажется логичным и интересным, сходите перекусите. Эти первые этапы отнимают много сил, а вам сейчас силы очень даже понадобятся – ведь мы приступаем к сбору доказательств.

Этап 7 призван подкрепить утверждения доказательствами. Любой критически мыслящей аудитории нужны аргументы, хоть как-то подкрепляющие ваши декларации, особенно если ваша история выходит за рамки привычного горизонта или требует от слушателей исследовать какие-то вопросы либо поверить в какие-то вещи, в настоящее время находящиеся за рамками привычного образа мышления. Задумавшись над тем, как можно убедить вас, что небо падает (хоть я и сама не хочу, чтобы это случилось), я обращаюсь к могучей аристотелевой триаде методов убеждения – этос, логос и пафос. Студент, изучающий риторику, мог бы написать целую диссертацию, посвященную этой триаде, но нам-то надо дудлить и истории рассказывать. Поэтому я лишь быстро резюмирую эти инструменты, чтобы вы понимали, как вплести их в сюжет.

Этос подразумевает доверие. Мы в большей мере готовы воздержаться от критики и скепсиса, если заслуживающий доверия эксперт поддерживает утверждения докладчика (не повредит, если и сам выступающий воспринимается как человек честный, порядочный и надежный). Доверие рождается, когда вы ссылаетесь на авторитетный источник или ваши утверждения поддерживаются известными специалистами. Это большое подспорье для вашей презентации.

Логос связан с процессом мышления – логикой. Это был излюбленный Аристотелем метод убеждения, и именно с ним мы чаще всего сталкиваемся в профессиональной жизни. Убеждать логикой – мощный метод и сравнительно безопасный. Он обычно не требует от аудитории углубляться в бездны философии, а в качестве доказательства предлагает результаты научных исследований и статистические данные. Логос придает вашей истории интеллектуальную солидность и логичность.

Третий инструмент, пафос, взывает к эмоциям. Ваша история задевает душевные струны, волнует, каким-то образом заводит аудиторию. Когда Билл Гейтс в благотворительных целях собирал средства на борьбу с малярией, он выпустил в зале комаров и сказал: «Почему только бедняки должны терпеть это?» Воистину исполненный пафоса ход.

Зная людей, я осмелюсь утверждать, что пафос является наиболее сильной формой убеждения, сознаем мы это или нет. Мы привыкли считать, что в процессе познания бал правит логика, но я давно уже перестала обманываться на этот счет. В мозге господствует эмоциональное начало, а рассудок представляет собой лишь небольшой островок в этом гигантском море. Логика, как мы ее понимаем, в эволюционном смысле является самым недавним новообразованием, и чтобы освоить ее, приходится потрудиться[103]. При всем том необходимо принимать в расчет ориентацию аудитории. Если вы выступаете перед биохимиками, то, будучи самыми обычными людьми, подверженными всплескам эмоций, они сплошь убеждены, что принимают решения в большинстве случаев на уровне рассудка, поэтому и апеллировать надо к логике. Имея дело с людьми, которые гордятся своим интеллектом, сантиментов лучше избегать.

Используйте учение Аристотеля об элементах риторики для укрепления и развития своей презентации. По мере того как вы выстраиваете аргументы в поддержку своих тезисов, этос, логос и пафос обязательно проявляются в той или иной форме, и вы легко можете их распознать. Больше того, помечайте каждый из своих аргументов наклейками с буквами Э, Л или П (или с «сердечками» и другими специальными символами, как показано на иллюстрации). Этот код поможет вам разобраться, на какие из инструментов убеждения вы полагаетесь в своей презентации в наибольшей степени. Наилучшим вариантом представляется одновременное использование всех трех элементов, поскольку это позволяет оказывать гарантированное положительное воздействие на любую аудиторию. А теперь обратимся к поворотным пунктам.

Этап 8 призван обеспечить поворотные пункты в вашей презентации. Все истории, фильмы, выступления имеют трехчастную структуру, которую мы знаем и любим (или ненавидим, потому что ее трудно создавать), – начало, середину и конец. И переходы от одной части к другой называются поворотными пунктами. Поворотные пункты – это элементы истории, обеспечивающие ее динамизм. Это моменты резкого поворота сюжета – когда от болтовни переходят к сути («Несмотря на рекордный уровень продаж в этом году, мы вынуждены сократить сто человек»), когда всплывают неожиданные факты («Двум миллиардам жителей Земли недостает чистой воды») или когда «герою» вашей истории нужно приступать к действию («Люк только что узнал, что небо упадет через одиннадцать дней»). Думаю, вы начинаете понимать, зачем включать поворотные пункты в презентацию. Это примерно как дверные петли – без них ничего нельзя открыть.

Изучив поворотные пункты, вы подходите к завершающей стадии подготовки самого эффективного совещания о перспективах за всю вашу жизнь. Осталось сделать два шага, и я соединила их вместе – чтобы облегчить вам жизнь. На этих последних этапах вам остается проверить степень контраста используемых типов аргументации (для этого надо бегло просмотреть сделанные записи, потому что они уже кодифицированы вами), а затем создать инфодудл.

Контраст – это еще один прием, помогающий удержать внимание аудитории и способствующий динамичному развитию сюжета. Чтобы в вашей презентации присутствовало достаточно контраста, нужно просто осмотреться. К этому моменту вы уже указали на карточках или клеящихся записках коды аристотелевых элементов риторики. Как уже говорилось, я использую для кодировки три символа: букву «Э» – для этоса, «сердечко» – для пафоса и «решетку» – для логоса. Но вы можете пользоваться другой символикой. (Обратите также внимание на «звездный момент», указанный на иллюстрации. Это фирменный презентационный инструмент Нэнси Дуарте, подразумевающий такой момент в развитии сюжета, который оказывается самым незабываемым[104].)

Если вы удовлетворены диапазоном использованных аргументов или считаете, что выбрали достаточно убедительную тактику, хорошо подходящую вашей аудитории, тогда приступайте к тому, с чем уже знакомы, – к визуализации информации. Здесь я исхожу из предположения, что вы планируете придать своей презентации форму слайд-шоу. Это означает, что каждая идея может быть представлена с помощью слайда, а каждый слайд может быть превращен в инфодудл. Если вы не собираетесь использовать слайды, это ни в коей мере не ставит под угрозу презентацию. Есть и другие варианты.

1. Создать крупномасштабный инфодудл, где вся история изображена как единая длинная цепочка, занимающая все доступное пространство. Используйте его как инструмент презентации, когда доводите до слушателей свои тезисы.

2. Набросать эскизы на последовательности карточек с текстовыми шпаргалками на обороте. Сидите за столом, показывайте карточки и рассказывайте.

3. Создать инфодудл на многих листах, которые затем будете перелистывать на флипчарте.

4. Создать крупномасштабную раскадровку и использовать ее как рассказ в картинках.

Так что никакие слайды вам не нужны! У вас и без них есть все, что нужно, а именно навыки создания эффективной презентации и ее четкого визуального оформления. Эти умения всегда при вас, и вы можете воспользоваться ими в любой ситуации. Успех презентации зависит не от имеющихся в наличии принадлежностей и самого содержания доклада, а от правильной организации процесса.

Подводя итог этому разделу, я хотела бы признать, что всем нам случалось сидеть на совещаниях или презентациях и пребывать в растерянности и недоумении. Мы не понимаем, о чем идет речь, и виним в этом свою непонятливость. Но должна вам сказать, что едва ли вы в этом виноваты. Гораздо вероятнее, что выступающий плохо подготовился. Может, ему времени не хватило или желания, а может, он просто не умеет создавать действительно интересные и поучительные презентации. Однако практически каждому из нас приходится сталкиваться с необходимостью выступать, рассказывать истории – хотя бы даже своему ребенку. Я решила познакомить вас с процессом, чтобы люди, уделившие вам время и внимание, не пожалели об этом.