Подготовка к бюджетному процессу в холдинге. Чек-лист
Алексей Гребенников, главный экономист ГК «Резон»
Цель
Обеспечить своевременное и качественное планирование бюджета компаний холдинга.
Что учесть
Подготовиться к формированию бюджета холдинга проще, если составить план-график предстоящих работ. Его рекомендуется утверждать приказом по группе компаний, регламентирующим бюджетирование. Подготовка и анализ статистики об исполнении бюджетов помогут установить достижимые цели, своевременно оценивать, насколько реалистичны планы компаний группы.
Проанализировать фактические данные о работе компаний холдинга
Проанализировать объемы реализации продукции (работ, услуг) компаний холдинга в прошлых бюджетных периодах:
рассмотреть динамику объемов продаж в детализации по номенклатурным группам и покупателям;
выявить изменения в структуре продаж по номенклатурным группам и покупателям.
Проанализировать себестоимость продаж в компаниях холдинга за прошедшие бюджетные периоды:
изучить динамику сырьевой себестоимости производства продукции по номенклатурным единицам;
рассмотреть динамику и структуру производственных расходов компаний холдинга по статьям затрат;
изучить динамику закупочных цен на товары, предназначенные к перепродаже, в детализации по номенклатурным единицам.
Рассмотреть операционные затраты компаний холдинга за прошедшие бюджетные периоды, проанализировав динамику и структуру:
коммерческих расходов по статьям затрат;
логистических расходов по статьям затрат;
управленческих расходов по статьям затрат.
Провести факторный анализ прибыли в компаниях холдинга за прошедшие бюджетные периоды:
изучить влияние сезонности и эластичности спроса на динамику объемов продаж;
оценить влияние факторов, повлекших отклонения фактического валового дохода от планового;
рассмотреть влияние изменения удельного веса крупных статей затрат в общей сумме операционных расходов на прибыль компаний холдинга.
Утвердить бюджетные цели и показатели для компаний холдинга
Установить целевые параметры на бюджетный период для холдинга в целом и его компаний исходя из фактических данных за предыдущий период и стратегических планов:
выручку;
валовую прибыль;
операционные затраты;
показатели рентабельности.
Детализировать установленные цели компаний группы по направлениям бизнеса и центрам финансовой ответственности:
установить цели по доходам;
рассчитать целевые показатели расходов;
установить целевые показатели эффективности работы компаний холдинга (процент возвратов продукции, уровень просроченной дебиторки, уровень процентов за пользование кредитами и т. д.).
Установить ключевые показатели деятельности для центров финансовой ответственности компаний холдинга:
декомпозировать целевые показатели доходов;
декомпозировать целевые значения расходов;
рассчитать ключевые показатели операционных бюджетов центров финансовой ответственности.
Согласовать и утвердить бюджетные цели и ключевые показатели на планируемый период:
согласовать ключевые показатели с владельцами бюджетов центров финансовой ответственности;
согласовать бюджетные цели с руководителями компаний холдинга;
утвердить бюджетные цели и ключевые показатели бюджетов компаний холдинга на планируемый период.
Актуализировать регламенты и нормативные документы по бюджетированию
Проверить актуальность и при необходимости скорректировать внутренние документы холдинга и его компаний, регламентирующие бюджетирование:
положение о финансовой структуре холдинга;
положение о бюджетировании;
методику планирования бюджетов;
регламент документооборота процессов бюджетирования;
инструкцию по бюджетному контролю;
документы, регламентирующие правила мотивации сотрудников компаний холдинга (в зависимости от достижения бюджетных целей);
спецификацию и калькуляции выпуска продукции;
регламенты отражения хозяйственных операций в учетных базах и т. п.
Удостовериться в актуальности (при необходимости скорректировать) нормативных документов холдинга, касающихся бюджетирования.
Составить план-график формирования бюджетов компаний и холдинга в целом
Разработать поэтапный план-график составления бюджетов компаний холдинга:
прогнозов продаж по каждой из компаний холдинга;
планов закупок товаров или сырья и производственных материалов;
планов ремонта и модернизации оборудования, помещений и транспорта;
расчетов потребности в персонале;
расчетов операционных затрат (производственных, коммерческих, логистических и управленческих);
инвестиционных планов;
проектов бюджетов компаний.
Подготовить поэтапный план-график формирования консолидированных бюджетов холдинга:
получение проектов бюджетов компаний холдинга;
проверка проектов бюджетов компаний холдинга на соответствие установленным целям и нормативам, а также оценка корректности и достоверности их параметров (подробнее о ней см. Как проверить корректность бюджетов дочерних предприятий);
согласование проектов бюджетов компаний холдинга c управляющей компанией холдинга;
утверждение бюджетов компаний группы;
консолидация бюджетов;
согласование консолидированного бюджета с руководством холдинга;
утверждение консолидированного бюджета.
Закрепить приказами планы-графики формирования бюджетов компаний и холдинга в целом:
издать приказы по компаниям холдинга, в которых зафиксировать сроки завершения каждого этапа планирования (ответственные – руководители центров финансовой ответственности компаний холдинга), а также сроки подготовки бюджета в целом (ответственный – финансовый директор управляющей компании холдинга);
оформить приказ по управляющей компании холдинга, в котором зафиксировать сроки каждого этапа подготовки консолидированного бюджета, а также ответственность руководителей компаний холдинга и финансового директора управляющей компании холдинга.