Инструкция №О1. Инструкция по написанию инструкций.
Содержание.
1. Требования к оформлению инструкции в текстовом редакторе. 2
2. Требования к материалу, описывающему инструкцию. 3
3. Хранение подписанных инструкций и их электронных копий. 6
4. Ознакомление с инструкциями распространяемых на несколько подразделений. 7
5.Ответственность за ошибки, допущенные при выполнении данной инструкции. 8
6.Приложения к данной инструкции. 9
7.Лист ознакомления с требованиями по оформлению инструкции. 11
Требования к оформлению инструкции в текстовом редакторе.
1) Инструкция должна быть распечатана в следующем формате:
размер листа бумаги А4, белого цвета;
шрифт: Times New Roman, размер 14;
текст должен быть выровнен по ширине страницы;
поля страницы в обычном режиме (верхнее, нижнее поле 2 см, правое 1,5см, левое 3см);
интервал междустрочный: полуторный;
каждый абзац необходимо начинать с красной строки, с отступом 1,25см.
заголовки обозначаются жирным шрифтом;
шапка выравнивается по правому краю (для оформления шапки используется межстрочный интервал: 2);
интервал между шапкой и заголовком – 66пт, между заголовком и текстом (или содержанием) инструкции – 16пт. (щелкаем правой кнопкой мыши / выбираем Абзац / Отступы и интервалы / Интервал)
приложения, рисунки и таблицы нумеруются по порядку.
2) Каждая инструкция должна содержать шапку:
Утверждено, ФИО лиц и подпись всех лиц, утверждающих данную инструкцию (Куратор/ 2 куратора/ Руководитель) Дату утверждения данной инструкции. Примеры оформления шапки указаны в Приложении 2.
3) Инструкция может включать содержание.
Содержание оформляется сразу после шапки инструкции, текст инструкции начинается с новой страницы.
Содержание должно быть оформлено с помощью инструмента «Оглавление» в Word (подробную инструкцию по созданию оглавлению можно найти в интернет источниках, ссылка на роликYouTube: https://www.youtube.com/watch?v=fU9X88ZoALU) за пример формата содержания необходимо использовать содержание данной инструкции.
4) Обязательно использовать нумерацию страниц внизу по центру.
5) Нумерация инструкций строится с помощью добавления префикса подразделения и порядкового номера. Пример: №АКБ 1. Где «АКБ» является префиксом подразделения написавшего инструкцию, а «1 » порядковый номер инструкции.
Префикс подразделения определяется в зависимости от того подразделения, которое написало инструкцию (если инструкцию написало подразделение АКБ, то префикс будет № АКБ 1)
порядковый номер инструкции определяется нарастающим итогом всех инструкций написанных подразделением. Например: в подразделении АКБ есть 2 инструкции «№АКБ 1 » и «№АКБ 2 », следовательно если будет написана еще 1 инструкция, то она будет иметь порядковый номер «3» или «№АКБ3».
Префиксы для подразделений указаны в Приложении 1. Инструкция, которая затрагивает все подразделения и изначально пишется для всех подразделений имеет префикс «О».
6) Не допустимы грамматические, орфографические, пунктуационные и логические ошибки. Исключить повторения.
Требования к материалу, описывающему инструкцию.
1) При обращении к сотрудникам, к которым обращается инструкция необходимо использовать должность, а не ФИО. При использовании сокращений указывается сокращенная форма, которая будет использоваться далее по тексту. (Например: расходный кассовый ордер, далее по тексту РКО). Для удобства сокращения выделяются жирным шрифтом.
2) Необходимо указывать глаголы в повелительном наклонении, для утвердительной формы: «должен», «обязан», «необходимо» (в случае, где сотрудник обязан выполнить действие и иных вариантов не предусмотрено) запрещено использование слова «может» (кроме тех случаев, где действие сотрудника носит рекомендательный или не обязательный характер)
3) Указывайте самые простые и понятные действия, инструкция должна быть понятна любому человеку, который выполняет действия, предусмотренные данной инструкцией. Инструкция должна включить в себя по максимуму все возможные варианты ситуаций, которые могут произойти.
4) Образцы заполнения бланков, сами бланки, схемы, таблицы, рисунки, фотографии вынесены в приложения в конце инструкции (каждое приложение на отдельном листе), в тексте делается ссылка. (Например: Приложение 1. Префиксы подразделений.).
Для Отдела МММ разрешено размещение рисунков и таблиц следом за текстом, в котором делается ссылка (для отдела МДМ данное правило запрещено) (Например: Рисунок для примера (Рисунок 1)).
Рис.1 Рисунок для примера.
5) Штрафные санкции выделяются в отдельном разделе инструкции в котором описана ответственность за выполнение или не выполнение конкретных действий и сумма штрафа, в конце инструкции должна быть пометка о том, что ответственное лицо не освобождается от ответственности если в инструкции нет конкретного указания на действие или бездействие сотрудника. Все штрафные санкции начинаются от 250 рублей (Отдел МММ) от 500 рублей (Отдел МДМ). Не соблюдение правил, описанных в инструкции может привести к абсолютно различным последствиям. И если невозможно четко определить ответственность в той или иной ситуации, то штрафные санкции указываются в диапазоне, от 500 до 5000 рублей (для Отдела МДМ), от 250 до 2500 рублей (для Отдела МММ). Решение по наложению штрафа на сотрудника принимают сотрудники в должности не ниже руководителя подразделения.
6) В конце инструкции обязательно указывается номер телефона и лицо, которое может ответить на любые вопросы, связанные с данной инструкцией пишется фраза: В иных, не предусмотренных данной инструкцией случаях звонить ФИО (номер телефона).
7) На последнем листе инструкции (всегда с нового листа), указывается список лиц, которые будут ознакомлены с документом. Здесь необходимо указать всех возможных сотрудников, которые непосредственно или косвенно могут повлиять на исход ситуации в данной инструкции.
Ознакомлены, ФИО, подпись, дата. (Для примера необходимо принимать лист ознакомления из данной инструкции)
В случае невозможности ознакомления сотрудника лично, необходимо ознакомить сотрудника удаленно, через диалог в соц. сети ВК (отправляется сообщение, содержащее текстовый документ содержащий инструкцию), в ответ на сообщение с инструкцией ответить: «Ознакомлен» с инструкцией «название инструкции» от «дата отправки в соц. сеть для ознакомления». В печатной, подписанной версии данной инструкции, руководитель сети или его заместитель обязан написать ФИО сотрудника, дату ознакомления, и вместо подписи написать «Ознакомлен» в лист ознакомления инструкции, (удаленное ознакомление с инструкциями, возможно, применять только для Отдела МММ).
Штрафные санкции могут быть применимы только к сотрудникам, которые ознакомились с данной инструкцией.
8) Обязанность по написанию инструкции может быть делегирована руководителем на любого сотрудника (исключая стажеров), в случае нахождения ошибок при проверке данной инструкции, руководитель вправе применять штрафные санкции.