Признак отражает, каким образом фиксируется и передается информация.
1. Письменные или текстовые документы. Информация в них передается при помощи письменности ― системы знаков для фиксации и передачи устной речи. Текст состоит из букв, цифр, знаков препинания, образующих слова, формулы и т.п. К таким документам относятся книги, журналы, брошюры.
2. Иконические документы представляют собой объекты в виде изображений, воспроизводят живописные, скульптурные, графические и прочие изображения. К таким документам относятся изоиздания: фотографии, рисунки, кинофильмы, слайды и т.д.
3. Аудиальные документы фиксируют и передают звуковую информацию. В эту группу входят фонограммы, грампластинки, музыкальные компакт-диски и т.д.
4. Идеографические документы, в которых используются условные знаки, замещающие отображение реальных объектов. В эту группу входят ноты, карты, схемы, чертежи и т.п.
5. Тактильные документы, в которых для передачи информации используется изменение рельефа материального носителя. Такие документы предназначены для людей с ограниченными возможностями по зрению (документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом Луи Брайля).
6. Комплексные документы, использующие для передачи информации два и более знаковых средств. Например, звуковые кинофильмы, CD-ROM, сборники песен с нотами и т. д.
Периодичность.
Признак отражает, насколько регулярно и часто документ выходит в свет.
1. Непериодические документы ― выходят в свет однократно, не имеют продолжения. Примеры: монографии, брошюры, альбомы, открытки и т.д.
2. Периодические документы ― выходят через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные и т.п.). Примеры: журналы, газеты, календари.
3. Сериальные документы ― выходят в течение времени, продолжительность которого заранее не установлена, как правило, нумерованными и датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие. Примеры: нумерованные тематические сборники.
4. Продолжающиеся документы ― занимают промежуточное место между непериодическими и периодическими документами. Выходят через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала. Примеры: ученые записки, труды вузов, НИИ и т.п.
Объем.
Признак отражает количество страниц документа.
1. Листовки: объемом 1-4 страницы.
2. Брошюры: от 5 до 48 страниц.
3. Книги: более 48 страниц.
Таким образом, любому документу можно дать характеристику по вышеназванным признакам: социальному статусу, целевой направленности, материальной конструкции, знаковой природе информации, периодичности и объему.
Структура документа
Структуру документа мы будем рассматривать на примере основного, многочисленного и значимого его вида — книг. Книга — это блок листов бумаги с напечатанным на них текстом, обрезанный с трех сторон и соединенный воедино. К внутренним элементам относятся: титульные элементы, текст, иллюстрации, справочно-вспомогательный аппарат.
Титульные элементы книги включают титульный лист, авантитул, шмуцтитул. Титульный лист (титул) ― заглавная, первая страница книги, на которой помещены важнейшие сведения об издании. Это данные об издающей или ответственной организации, название серии, фамилия, имя, отчество автора, название книги, подзаголовочные данные о читательском и целевом назначении, жанре, выходные данные. В зависимости от расположения и полноты сведений титульный лист может быть однополосный (на одной странице) или двойной (на двух страницах). Двойной разворотный титульный лист имеют многотомные издания. На левой странице (контртитуле) приводятся общие для всего издания сведения, на правой ― сведения о данном томе. Двойной распашной титульный лист имеют особо оформленные издания, у которых левая и правая страница составляют единое целое.
В некоторых случаях перед титульным листом есть еще страница ― авантитул. На нем помещаются издательская марка, серия, отдельные выходные данные.
Если издание содержит несколько отдельных произведений, разделов, глав и т. д., то внутри перед каждой отдельной частью помещается добавочный титул ― шмуцтитул. Первоначально он ставился перед титульным листом и предохранял его от загрязнения и порчи. На шмуцтитуле печатают название произведения или номер раздела, главы, иллюстрации, дополнительные тексты, орнаменты.
Ядро книги составляет текст, расположенный на книжных полосах. По характеру полиграфического оформления текст бывает простой и сложный. Простой ― однотипный, сплошной текст, имеющий строки одинаковой длины и напечатанный преимущественно шрифтом одного размера, рисунка и начертания.
Сложный текст разбит на отдельные зрительно воспринимаемые части, строки разной длины, шрифт разных размеров, рисунка и начертания. В сложном тексте могут встретиться шапки ― краткие заголовки, помещенные над текстом и отделенные от него пробелом, и форточки ― заголовки небольшого размера, врезанные в текст у левого или правого края полосы, набранные отличающимся шрифтом.
Признаком сложного текста может служить также наличие иллюстраций. Иллюстрации встречаются во многих видах документов, особенно важна их роль в детских, научно-популярных изданиях. Они позволяют пояснить текст, глубже раскрыть содержание. Иногда без иллюстраций текст нелегко понять. Иллюстрации делятся на научные (научно-познавательные) и художественные.
Научно-познавательные иллюстрации изображают предметы, события, явления, о которых идет речь. Могут быть предметными (реальными) и условными (схематическими). Основные разновидности научно-познавательных иллюстраций ― фотографии, рисунки, чертежи, схемы, диаграммы, карты, воспроизведение документа и т. д.
Художественные иллюстрации отображают средствами изобразительного искусства то, что в тексте описано словами, художественными образами. Особенно велика роль таких иллюстраций в литературно-художественных изданиях и детских
Особый вид иллюстрации ― фронтиспис. Он помещается в начале книги на левой стороне разворотного титульного листа или между титульным листом и первой страницей текста. Фронтиспис имеет обобщающий характер, передает главную идею произведения или знакомит с его создателем. На этой иллюстрации изображаются главные герои, события, обстановка или же портрет (фотография) автора.
Кроме текста и иллюстраций книжные полосы могут иметь колонтитул ― заголовочные данные, помещенные над текстом страницы или в верхней части бокового поля. Колонтитул повторяет фамилию, имя, отчество автора и заглавие произведения, название раздела (главы) либо отдельные слова, слоги, начальные буквы для лучшей ориентации в содержании и быстрого нахождения нужного материала.
По содержанию текст делится на основной (написанный автором) и справочно-вспомогательный (составленный преимущественно другими людьми, хотя автор также может принимать участие). Справочно-вспомогательные элементы (аппарат книги) дополняют основной текст, способствуют его освоению, помогают ориентироваться в структуре и содержании. В аппарат книги входят:
1. Титульный лист ― первый элемент печатного или электронного документа, который дает о нем основную информацию.
2. Аннотация кратко характеризует содержание издания, раскрывает его ценность и читательское назначение, дает сведения об авторе, оформлении, справочном аппарате издания. Аннотация помещается на обороте титульного листа или на последней странице и составляется только для данного документа.
3. Содержание (после основного текста) или оглавление (перед основным текстом) ― это указатели заголовков текста. Они дают общее представление о структуре всего издания, указывают страницы, на которых помещены главы и разделы книги, или статьи в журнале.
4. В послесловии или предисловии делаются выводы, раскрывается целевое назначение, актуальность издания, отличие его от других подобных изданий, сообщается о дальнейшей судьбе автора и его произведения.
5. Вступительная статья посвящается биографии автора и анализу его творчества. Вступительная статья к научному изданию раскрывает историю вопроса, объясняет проблему, явление, которому посвящена книга.
6. Примечания ― разъяснение, уточнение и дополнение к основному тексту издания. Примечания дают возможность узнать о фактах, событиях, лицах, упоминаемых в тексте издания.
7. Комментарий ― пояснение, необходимое для правильного понимания текста. Помещается в конце книги в виде справок или статей.
8. Приложение включает материалы, дополняющие основной текст издания ― варианты текста, описание эксперимента, способы расчетов, различные таблицы, практические задачи, карты, таблицы, копии документов и др.
9. Список литературы, использованной автором или рекомендуемой им, помещается в конце издания.
10. Вспомогательные указатели помогают быстро найти нужную информацию, рассредоточенную по всему изданию.
11. Списки условных обозначений и сокращений облегчают и ускоряют процесс чтения. В списки обычно включаются только те условные обозначения и сокращения, которые приняты в данном издании.
Состав аппарата зависит от целевого и читательского назначения книги и может меняться. Наиболее полон он в научных изданиях.