Введение
Коммуникация является одной из основных функций менеджера, а также одним из основных процессов в жизнедеятельности организации. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Поэтому в сфере управления персоналом очень важно уметь выстраивать эффективные коммуникации (коммуникации, в которых взаимодействующие стороны достигают поставленных целей), уметь управлять ими. А менеджеру, управленцу необходимо помнить, что то, как он выстраивает коммуникации с сотрудниками, во многом влияет на уровень их мотивации, а значит, на их работу в организации. Поэтому важно понять, каким образом можно управлять коммуникациями. Для этого хотелось бы отразить следующие моменты: роль коммуникаций в организации, взаимосвязь эффективных коммуникаций и мотивированности персонала.
Управление коммуникацией
Известно, что на коммуникацию менеджер тратит 50-90% времени. Так, А.З. Фахрутдинова и Г.И. Петрова говорят о возможности управления деятельностью через управление смыслами, что в свою очередь, осуществляется через формальные и неформальные коммуникации.
Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей.
Неправильно выстроенная коммуникация может вести к ошибкам в работе сотрудников, усложнять процесс работы, а также способствовать возникновению конфликтов между сотрудниками.
Информационный поток в организации можно разделить на несколько уровней, в зависимости от потребностей работников, а именно:
- потребность рабочего места (должности) в информации, т.е. в информации, необходимой человеку для качественного выполнения им своих профессиональных, функциональных обязанностей на рабочем месте в своей должности.
- потребность человека в информации о системе, т.е. в информации, необходимой человеку как члену организации (подразделения), как элементу целостной системы для ориентации в структуре организации, в знании направления ее стратегического развития и положения во внешней среде.
- субъективную потребность человека в информации, т.е. в информации для снятия состояния его личной тревожности, информационной или познавательной неопределенности.
Таким образом, если на одном из данных уровней происходят помехи в коммуникациях или отсутствует приток информации, это может приводить к осложнениям в работе, невозможности выполнять свои обязанности, а, значит, к снижению уровня мотивации у сотрудника. Поэтому управленцу необходимо отслеживать движение информации на данных уровнях, удовлетворять потребность работников в получении информации, уделяя большое внимание обратной связи.
Снетков выделяет правило комплиментарности коммуникативного поведения (принцип соответствия поведения реципиента ожиданиям и позиции коммуникатора). И действительно, для эффективного взаимодействия соблюдение этого правила необходимо. Так, например, если сотрудник приходит к менеджеру только с той целью, чтобы получить эмоциональную поддержку, возможность высказаться или пожаловаться на обстоятельства, ошибкой со стороны менеджера будет попытка формализовать разговор, так как в данной ситуации сотруднику необходимо лишь человеческое внимание и поддержка. Или наоборот, сотрудник может обратиться к менеджеру с желанием получить конкретный совет, стимул к действию, а его лишь выслушают, ничего не порекомендовав и не удовлетворив тем самым потребность конкретной коммуникации. А это, безусловно, скажется на общем настрое сотрудника к деятельности и к данной организации.
Когда реципиент ведет себя не так, как от него ожидается, он вызывает у коммуникатора определенную негативную эмоциональную реакцию, а иногда и вербальную агрессию. А значит можно сделать вывод, что управленцу важно понимать, что именно пытается донести до него сотрудник, учитывать его эмоциональные потребности, и пытаться им соответствовать.
Также Снетков выделяет следующие типы взаимодействия и взаимоотношений, которые могут проявляться в ходе коммуникации и выполнения людьми своих функциональных обязанностей.
Конкуренция – один из партнеров по коммуникации сознательно или бессознательно стремится решить свои проблемы за счет ущемления или при полном игнорировании интересов другого. Конкурентные отношения характеризуются тем, что цель одна, а претендентов несколько.
Конфронтация – партнер по коммуникации всеми возможными способами старается противодействовать попыткам другого решить вопрос или проблему, сознательно или бессознательно мешает достичь ему своей, субъективной цели. Можно говорить о том, что цели партнеров не совпадают или противоположны. Конечно, очень важно различать в подобном поведении личную и должностную позиции участников Исходя из описания данных типов взаимодействия, можно сделать вывод, что очень важно регулировать коммуникацию таким образом, чтобы соперники получали информацию независимо друг от друга, пресекая возможность «умалчивания» в личных целях. Тогда персонал будет обладать необходимой для работы информацией, что будет способствовать успешному труду, а, следовательно, не будет демотивировать сотрудников.
Корпорация – партнеры по коммуникации на основе субъективного понимания о невозможности достижения личных или деловых целей в одиночку договариваются о взаимном обмене согласованными действиями. При таком взаимодействии управленцу можно тратить меньше времени на личное оповещение по некоторым вопросам и уделять время другим процессам, так как персонал в данном виде взаимодействия заинтересован во взаимопомощи и сотрудничестве.
Учитывая это, управленцу важно понимать взаимоотношения сотрудников, брать во внимание их должности, статус в организации и личные взаимоотношения и стараться регулировать информационные потоки приемлемым для данного вида взаимоотношений способом.