Должностная инструкция
Администратор Харьков
Благодарный клиент, который придет к нам вновь
Посменно (2 дня через 2)
Содержание
1. Общие положения
2. Принятие на работу
3. Увольнение
4. График и режим работы
5. Отпуск и замены
6. Зарплата
7. Внешний вид администратора
8. Должностные обязанности
9. Форс мажорные обстоятельства
10. Поведение на рабочем месте
11. Права
12. Ответственность
13. Безопасность
14. Бонусная система и обучение
15. Штрафы
Общие положения
1.1. Данная инструкция определяет точные правила и нормы работы в Центре «Лазерхауз» согласно корпоративным и медицинским стандартам.
1.2. Каждый пункт данной инструкции должен быть заблаговременно прочитан и понят сотрудником занимающим должность “Оператор”.
1.3. В случае незнания, несогласия, непонимания или намеренного несоблюдения данной инструкции – сотрудник не может быть допущен к выполнению своих функций на рабочем месте.
1.4. Содержание данной инструкции не подлежит оспариванию.
1.5. Изменения к данной инструкции вносятся коллегиально и утверждаются Генеральным Директором ТОВ «Лазерхауз».
1.6. Нарушение данной инструкции и всех дополнений к ней наказывается взысканием из заработной платы или увольнением на усмотрение непосредственного руководителя.
Принятие на работу
2.1. Сотрудников на должность Администратор утверждает Региональный Директор.
2.2. Отбор на должность Администраторов осуществляет Старший Администратор Центра. После чего проводится собеседование по Скайпу с Региональным Директором.
2.3. Администратор назначается на должность и освобождается от должности Старшим Администратором Центра по согласованию с Региональным Директором.
2.4. Администратор должен пройти не оплачиваемую стажировку:
2.4.1. изучить всю необходимую информацию о процедурах, которые предоставляет Центр “Лазерхауз”;
2.4.2. обучиться работе с программами: 1С, Клиент-база, рабочее место врача, почта, диск, ICQ;
2.4.3. выучить перечень профессиональной косметики и её свойства, которая имеется в продаже;
2.4.4. ознакомиться с совершаемыми заказами косметики, расходных материалов, метро, аптеки;
2.4.5. ознакомится с правилами компании, штрафами, должностными обязанностями.
2.5. Перед выходом на работу обязуется сдать экзамен Региональному Директору.
2.6. Перед выходом на работу Администратор обязуется передать в Центральный офис следующие документы:
2.6.1. * копия паспорта
2.6.2. * копия кода
2.7. Администратор обязуется оформить следующие документы:
2.7.1. подписывает трудовой договор
2.7.2. проходит обходной лист в удаленном режиме
2.7.3. фотографируется для анкеты на сайте
2.7.4. подписывает должностную инструкцию
2.8. Оформляет карточку для зарплаты в Альфа-банке
2.9.Оформление на работу происходит с помощью открытия ФЛП (физическое лицо–предприниматель)
Увольнение
3.1. Увольнение сотрудника бывает в таких случаях:
3.1.1. увольнение по собственному желанию;
3.1.2. увольнение по соглашению сторон;
3.1.3. увольнение по сокращению штата;
3.1.4. увольнение по статье по инициативе работодателя;
3.1.5. увольнение за прогул (отсутствие на рабочем месте более 3-х часов);
3.1.6. увольнение за опоздание на работу и открытие Центра не в указанное время (9:00).
3.2. О своем решении уйти, Администратор должен предупредить Регионального Директора и Старшего Администратора за месяц и полностью взять на себя стажировку нового человека на должность Администратора.
График и режим работы
4.1. Режим работы Администраторов посменный, 2/2 с 9:00-21:00.
4.1.1. возможен другой график работы по согласованию с коллегой Администратором.
4.1.2. Рабочий день Администратора в его смены начинается с 8:30.
4.1.3. Заканчивается рабочий день в 21:00 если нет клиентов. В случае записей после 21:00 Администратор работает до последнего клиента.
4.2. Обеденное время 30 минут. Тогда когда есть свободно окно или длительная процедура идет.
4.3. Возможен другой график работы, который оговаривается при принятии на работу с Региональным Директором.
4.4. Если Администратор хочет изменить свой график он может обратиться к Региональному Директору.
Отпуск и замены
5.1. Администратор может взять отпуск 14 дней 1 раз в год, или по 7 дней 2 раза в год. Отпуск оговаривается заранее с Региональным Директором.
5.2. Компания “Лазерхауз” не оплачивает отпуск.
5.3. Если при объективных обстоятельствах Администратор не может выйти в свой рабочий день, он должен самостоятельно заблаговременно подготовить себе замену.
Зарплата
6.1. Зарплата Администратора начисляется в начале каждого месяца (один раз в месяц с 1 по 5 число)
6.2. Начисление зарплаты считается так:
● 480 грн * на коэффициент 1,3 (в зависимости от результатов работы) - коэффициент присваивается после 3 мес.
6.3. В конце каждого месяца Администратор проверяет правильность выставленных смен.
6.4. О всех выявленных ошибках либо спорных вопросах Администратор сообщает Региональному Директору.
6.5. Если зарплата начислена неверно Администратор обращается к Бухгалтеру “Лазерхауз”.
Внешний вид администратора
7.1.1. белый верх, черный низ;
7.1.2. аккуратно собранные чистые волосы;
7.1.3. дневной макияж;
7.1.4. классический маникюр (пастельные тона, французский маникюр);
7.1.5. наличие бейджика;
7.1.6. обувь на низком ходу.
Должностные обязанности
8.1. Начало рабочего дня
8.1.1. Открытие Центра в 8:30 и подготовка к работе (включение всех програм: Клиент-база, 1С, рабочего места врача, почта, диск, ICQ).
8.1.2. Открытие роллетов.
8.1.3. Снабжение гигиеническими материалами в уборной.
8.1.4. Включение кофе-машины и её заправка.
8.1.5. Пополнение бахил, конфет, рекламной продукции.
8.1.6. Приведение в порядок внешнего вида.
8.2. Рабочий день
8.2.1. Приветствие клиентов с улыбкой.
8.2.2. Приглашение пациента присесть и подождать, когда врач пригласит пациента пройти в кабинет.
8.2.3. Предупреждение врача о приходе очередного пациента.
8.2.4. Консультирование по процедурам, ценам, акциям исходя из каждого города.
8.2.5. Осуществление расчета пациентов с выдачей им чеков (администратор несет ответственность за кассу, сумма в кассе должна соответствовать сумме 1С).
8.2.6. Предложение выпить чая или кофе.
8.2.7. Ведение записей клиентов в Клиент-базе.
8.2.8. Приём звонков и консультация клиента по телефону;
8.2.9. Заказ воды, аптеки, метро и расходных материалов в работу врачей 2 раза в месяц (с 1 по 5 и 15 по 20 числа);
8.2.10. Заказ и отслеживание косметики для работы врачей и для продажи, в том числе взвешивание косметики для переучёта.
8.2.11. Работа с 1С:
8.2.11.1. поставка материалов на приход (аптека, расходные материалы);
8.2.11.2. списывание израсходованных материалов;
8.2.11.3. заказ косметики с предоплатой;
8.2.11.4. формирование расходно-кассовых и приходно-кассовых ордеров;
8.2.11.5. формирование и погашение долгов и переплат;
8.2.11.6. продажа сертификатов;
8.2.11.7. выдача дисконтных карт;
8.2.11.8. распечатка отчета для специалистов;
8.2.11.9. распечатка дневного отчета «Деньги в кассе» и подсчет выручки за день.
8.2.12. Контроль за состоянием Центра:
8.2.12.1. чистота (чистые полы, витрины, окна, подоконники, вазоны, территория около входа, вынос мусора);
8.2.12.2. соблюдение тишины и спокойствия в Центре;
8.2.12.3. соблюдение дисциплины и порядка в Центре.
8.2.13. Контроль работы специалиста:
8.2.13.1. контроль за приходом специалиста на работу;
8.2.13.2. приветствие клиента и своевременное приглашение его на процедуру;
8.2.13.3. соблюдение регламента времени проведения процедуры специалистом;
8.2.13.4. контроль за заполнением карточки клиента:
8.2.13.5. правильность оформление услуг;
8.2.13.6. фамилия, отчество;
8.2.13.7. дата рождения;
8.2.13.8. параметры проведения процедуры;
8.2.13.9. медицинская карточка клиента;
8.2.13.10. комментарии;
8.2.13.11. прощание с клиентом на ресепшене. Доктор должен вывести клиента на ресепшен, после процедуры и попрощаться;
8.2.13.12. подписания с клиентом соглашения.
8.2.14. Предотвращение конфликтных ситуаций.
8.2.15. Ведение форумов.
8.2.16. Выполнения поручений руководства.
8.2.17. Включение внешней вывески.
8.2.18. Оформление использованных купонов (данные о купоне вносить на “Диск” в папку “Купоны” и архивировать подписанные купоны).
8.2.19. Знание всех предоставляемых акций и умение просчитывать наиболее выгодные варианты оплаты с учётом акций для клиента.
8.2.20. Контроль состояния прайсов и акций (идентичность информации в прайсе и баннере с акциями с сайтом и 1С).
8.2.21. Ведение архива соглашений.
8.2.22. Организация обмена необходимой информацией внутри коллектива Центра “Лазерхауз”.
8.2.23. Присутствие на собраниях всего коллектива в сроки указанные Старшим Администратором.
8.2.24. Ведение таблицы “Состояние центра” (какие произошли поломки, кто выполняет и сроки выполнения).
8.3. Завершение рабочего дня
8.3.1. Распечатать отчет для специалиста, который был на смене.
8.3.2. Распечатать дневной отчет «Деньги в кассе» и подсчитать выручку за день.
8.3.3. Уборка Центра.
8.3.4. Проверка кабинета врача на наличие чистоты.
8.3.5. Закрытие Центра и включение сигнализации.