Тема 3. Организация электронного документооборота в системе МВД России





Практика

"Делопроизводство и режим секретности"

Тема 1. Нормативно-правовая база делопроизводства в органах внутренних дел

Вопросы для обсуждения:

1. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о полиции».

2. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о службе в органах внутренних дел».

Источники:

1. Федеральный закон от 07.02.2011 N 3-ФЗ «О полиции».

2. Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

3. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

 

Тема 2. Организация документооборота в органах внутренних дел

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие документооборота. Входящие и исходящие документы. Традиционный и электронный документооборот.

2. Регистрационные формы в документообороте.

3. Виды почтовых отправлений.

Задания:

1. Составить оперограмму движения в УМВД одного из документов (по выбору).

2. Заполнить журнал входящих документов (два-три примера), включая поступления с отметкой «лично», поступление с несколькими документами и поступление с испорченным конвертом.

3. Заполнить журнал исходящих документов (два-три примера).

4. Заполнить страницу разносной книги (два-три примера).

5. Отправить заказное письмо однокурснику и проследить его движение по трек-коду.

 

Тема 3. Организация электронного документооборота в системе МВД России

Вопросы для обсуждения:

1. Цели, задачи и средства их достижения при введении системы электронного документооборота (СЭД) в МВД.

2. Предоставление госуслуг в МВД в электронном виде.

3. Понятие электронной цифровой подписи.

4. Документы в системе федеральных органов исполнительной власти, создающиеся в электронной форме.

Источники и литература:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3. Федеральный закон от 28 июня 2014 г. N 184-ФЗ "О внесении изменений в статьи 14 и 17 Федерального закона "Об электронной подписи"".

4. Приказ МВД РФ от 10 апреля 2017 г. N 191 «О порядке эксплуатации унифицированной внутриведомственной информационной системы по обработке электронных заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных услуг».

5. Приказ МВД РФ от 20 октября 2011 г. N 1090 "Вопросы информационно-правового обеспечения деятельности органов внутренних дел Российской

Федерации и внутренних войск МВД России".

6. Приказ МВД РФ от 11 января 2016 г. N 1 «Вопросы эксплуатации программного обеспечения для реализации Сервиса обеспечения охраны общественного порядка».

7. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”.

8. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

9. Янковский С. С. Организация электронного документооборота в системе МВД России // http://www.mvd.informost.ru/2006/st/st11.php.

Дополнительные материалы:

Организация электронного документооборота в системе МВД России

Янковский Сергей Станиславович, заместитель начальника отдела информационно-технического обеспечения Бюро по защите государственной тайны МВД России,
майор милиции

 

Управление делами Административного департамента МВД России организует, координирует и контролирует документационное обеспечение деятельности министра внутренних дел Российской Федерации и руководства МВД России с применением современных информационных технологий и программно-технических комплексов для подготовки и обработки документов. Возрастающий поток документооборота и постоянное усложнение автоматизированных систем влечет за собой совершенствование программного и аппаратного обеспечения управления. Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции «Секретариат», введенная в действие в 1993 г., перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. Установленное программное обеспечение позволяло хранить только учетные данные документов, не предусматривая хранения содержания (текста) документа и не было предназначено для организации электронного документооборота с соответствующей маршрутизацией движения документов в организации в зависимости от этапов их обработки. С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля в Управлении делами Административного департамента МВД России была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее – Система).



Целями создания Системы являлись:

• внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении департамента);

формирование единого архива электронных документов и электронных образов документов центрального аппарата МВД России;

обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;
• сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;

• сокращение временных затрат на согласование документов внутри центрального аппарата МВД России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;

• сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;

• исключение необходимости дублирования бумажных документов при их рассылке за счет автоматизированной рассылки уведомлений об издании обрабатываемых Системой электронных документов;
• снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.

Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе которой лежит работа с электронными документами.

Современный уровень развития информационных технологий позволил обеспечить выполнение электронными документами абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы. Он также позволил организовать работу с электронными документами таким образом, чтобы обеспечить выполнение управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.

Также одним из основных требований остается организация порядка работы с документами ограниченного распространения, в связи с этим в Системе заложено выполнение следующих основных задач: гарантирование сохранности и неизменности документа, исключение несанкционированного доступа, а также возможности утечки закрытой информации. Все это было обеспечено следующими основными средствами:

• аутентификация пользователя – введением пользователем имени и пароля для получения доступа к документам;
• авторизация доступа (контроль доступа) – определяет, кто из пользователей и какие документы может просматривать. Система присваивает авторизацию на уровне объектов (документов, папок, хранилищ) посредством списков контроля доступа, которые автоматически применяются к объектам при их создании;

мандатный контроль доступа – метод, обеспечивающий гибкость в предоставлении привилегий доступа на основании принадлежности к группам, которые могут предоставлять любую контекстную информацию, такую как роль, местоположение, средства доступа или IP-адрес пользователя или другие критерии, проверяемые системой;

цифровое уничтожение содержания, хранящегося в файловых системах, а также в адресуемом хранилище содержания посредством многократной перезаписи в место бывшего хранения данных для гарантированной невозможности восстановления данных даже путем анализа остаточного магнетизма;

• электронные подписи – путем создания электронной записи, содержащей информацию о дате, времени, имени и пароле подписавшего лица, а также обоснование подписи и связанной с документом и хранящейся в составе журнала аудита;

• контроль печати – обеспечение контроля печати документа из хранилища с ведением журнала записей о том, кто и когда произвел вывод документа на печать, а также давать права доступа к печати документа только авторизованным пользователям с определенными привилегиями.

Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами – эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.

Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения как Административного департамента, так и всего центрального аппарата МВД России в целом в условиях электронного документооборота (Рис. 1). Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.

 





Читайте также:
Перечень актов освидетельствования скрытых работ и ответственных конструкций по видам работ: При освидетельствовании подготовительных работ оформляются следующие акты...
Методы цитологических исследований: Одним из первых создателей микроскопа был...
Зачем изучать экономику?: Большинство людей работают, чтобы заработать себе на жизнь...
Основные этапы развития астрономии. Гипотеза Лапласа: С точки зрения гипотезы Лапласа, это совершенно непонятно...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.014 с.