Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу
Чтобы быстро и без ошибок оформлять кадровые документы, утвердите Инструкцию по кадровому делопроизводству. Это локальный акт, который определяет состав и правила подготовки кадровых документов в компании.
Если в вашей компании уже есть Инструкция, не забудьте внести в нее изменения: с 1 июля действует новый ГОСТ. Теперь некоторые реквизиты нужно оформлять по-новому.
Чтобы облегчить вам задачу, мы разработали образец Инструкции с учетом нового ГОСТ. Также учли особенности делопроизводства в бюджетных организациях.
Возьмите один из наших образцов за основу и дополните его правилами, которые действуют в вашей компании.
Ссылку на полную таблицу с правилами оформления и примерами реквизитов найдете в презентации в середине статьи. Образцы Инструкции для коммерческой или бюджетной организации – в конце.
Какие правила и нормы учесть в Инструкции
Важно, чтобы кадровые документы по содержанию соответствовали ТК, а по форме государственным стандартам. Хранить их вы должны таким образом, чтобы не нарушать правила защиты персональных данных и архивного хранения документов.
В первом разделе Инструкции «Общие положения» перечислите нормативные акты, на основании которых составили этот документ.
Коммерческие компании с 1 января 2013 года утверждают свои формы кадровых документов и включают их в Бухгалтерскую учетную политику.
Компании госсектора, к которым относятся в том числе государственные и муниципальные бюджетные учреждения, должны использовать унифицированные формы кадровых документов. Эти формы предусматривает бюджетное законодательство. Формы для бюджетных организаций разрабатывает не Госкомстат, а Минфин.
Кстати сказать
Гриф ограничения доступа к документу -облегчит работу с документом внутри компании, подтвердит выполнение кадровых процедур.
Этот реквизит ставьте на документах ограниченного пользования. Они содержат информацию, доступ к которой ограничен законом, поэтому на них должна быть отметка о конфиденциальности.
Гриф ограничения доступа проставляйте и на кадровых документах. Они содержат персональные данные сотрудников и поэтому являются документами ограниченного пользования.
Проставляйте новый реквизит в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Укажите:
- ограничительную надпись: «Персональные данные», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Государственная тайна» и т. д.;
- номер экземпляра документа;
- другую информацию об особенностях работы и хранения документа.
Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»
|
Как составлять кадровые документы
Кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, а значит, вы должны защищать их от незаконного использования. Делопроизводство, которое обеспечивает такое создание, оформление, движение и хранение документа, называется конфиденциальным.
Во втором разделе Инструкции «Документы по личному составу» изложите основные правила защиты персональных данных сотрудников. Подробно эти нормы вы должны изложить в другом локальном акте, например, Положении об обработке и защите персональных данных. Перечислите в разделе все документы, которые создаете по кадровым вопросам по правилам конфиденциального делопроизводства.
Новый ГОСТ предусматривает реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». Ставьте на кадровых документах ограничительную надпись «Персональные данные сотрудников». Это один из способов защитить информацию, доступ к которой ограничен законом.
