Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».
Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов:
· ######
· #ЗНАЧ!
· #ДЕЛ/0!
· #ИМЯ?
· #Н/Д
· #ССЫЛКА!
· #ЧИСЛО!
· #ПУСТО!
Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца.
Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение.
Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.
Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется, когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация возникнет, если:
Þ при наборе имени произошла опечатка.
Þ текст ошибочно не был заключен в кавычки.
Þ в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).
Ошибка #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные».
Ошибка #ССЫЛКА! генерируется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.
Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, когда формула использует некорректное число:
Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, - например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.
Ввод и обработка данных в Excel
Значительная часть работы в Excel приходится на ввод данных, их редактирование и обработку.
В ячейку рабочего листа можно вводить число, текст, дату/время или формулу. Ввод всегда происходит в активную ячейку. Место появления вводимых символов указывает мигающий курсор.
Весь введенный текст и числа отображаются и в строке формул, и в самой ячейке. При вводе формул (по умолчанию) в ячейке отражается результат вычислений, а в строке формул видна сама вводимая формула или функция.
При необходимости можно исправить свои ошибки до фиксации ввода или изменить содержимое ячейки после того, как ввод зафиксирован.
Форматирование и защита рабочих листов
Вводимая в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа к информации используются средства форматирования и защиты.
Неправильный формат представления данных может вызвать значительные проблемы, особенно, если у пользователя отсутствует достаточный опыт. Например, если пользователь введет число 0.9, но в качестве десятичного разделителя в настройках компьютера используется запятая, то введенные данные будут восприниматься как текст. Опытный пользователь сразу это заметит, так как обычно по умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа – по правому краю ячейки.
Форматирование в Excel включает в себя решение следующих вопросов:
· изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов
· выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках
· форматирование чисел, дат и времени
· форматирование строк и столбцов
· создание и использование пользовательских форматов
· условное форматирование
· защита ячеек, листов и рабочих книг
· использование стилей при форматировании
· применение автоформатов
Большинство операций по форматированию таблиц сосредоточено в пункте меню Формат|Ячейки на соответствующих вкладках, но наиболее употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность и т.п.) выведены в качестве пиктограмм панели инструментов Форматирование.
Построение диаграмм в Excel
Значительный набор возможностей предоставляет пользователю Excel для графического представления данных. Составлять диаграммы можно как на одном рабочем листе с таблицей, так и на отдельном листе рабочей книги, который называется листом диаграммы. Диаграмма, созданная на одном рабочем листе с таблицей, называется внедренной. Для построения диаграмм в Excel используется:
§ Мастер диаграмм;
§ Панель Диаграммы.
Мастер диаграмм позволяет строить несколько типов графиков, для каждого из которых можно выбрать модификацию основного варианта диаграммы.
Элементы диаграммы
Основные компоненты диаграммы представлены на следующей схеме:
 |
Примечание: для объемной диаграммы составные части несколько отличаются.
Типы диаграмм
В зависимости от выбранного типа диаграммы можно получить различное отображение данных:
§ линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть использованы для иллюстрации соотношения отдельных значений или показа динамики изменения данных за определенный период времени;
§ график отражает тенденции изменения данных за определенные промежутки времени;
§ круговые диаграммы предназначены для наглядного отображения соотношения частей и целого
§ точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек, часто используется для представления данных научного характера;
§ диаграмма с областями подчеркивает величину изменения данных во времени, показывая сумму введенных значений, а также демонстрирует вклад отдельных значений в общую сумму;
§ кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но, в отличие от круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных (каждое кольцо – отдельный ряд);
§ лепестковая диаграмма позволяет сравнивать общие значения из нескольких рядов данных;
§ поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных;
§ пузырьковая диаграмма представляет разновидность точечной диаграммы, где два значения определяют положение пузырька, а третье – его размер;
§ биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции, курсов валют, для определения изменения температуры, а также для научных данных
Кроме того, можно строить диаграммы так называемого нестандартного типа, позволяющие совмещать в одной диаграмме различные типы представления данных.
При работе с нестандартным типом диаграмм предусмотрена возможность быстрого просмотра диаграммы. Каждый нестандартный тип диаграммы основывается на стандартном типе и содержит дополнительные формат и параметры, такие как легенда, сетка, подписи данных, вспомогательная ось, цвета, шаблоны, заливки и места расположения различных элементов диаграммы.
Можно использовать либо один из встроенных нестандартных типов диаграмм, либо создать свой собственный. Нестандартные типы диаграмм находятся в книгах.