Проведение инвентаризации основных средств и отражение ее результатов в учете осуществляются согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Целью инвентаризации является подтверждение фактического наличия основных средств в натуре по местам их эксплуатации или нахождения данным бухгалтерского учета.
Инвентаризация основных средств проводится один раз в три года, а книжного фонда библиотек – один раз в пять лет. Другие сроки инвентаризации вправе устанавливать руководитель организации. Перед проведением инвентаризации проверяется правильность оформления первичной учетной документации по движению и наличию основных средств (инвентарные книги или карточки, технические паспорта и т.д.). Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны написать расписку о том, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплутационные показатели.
При инвентаризации сооружений, зданий и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают нахождение указанных объектов в собственности организации. Также проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, которые находятся в собственности предприятия.
Если при инвентаризации выявляются объекты, которые не отражены в учете, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, которые их характеризуют, то комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оцениваются эти объекты с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
Если в процессе инвентаризации комиссия установила, что по отдельным объектам изменилась первоначальная стоимость, например, пристройка новых помещений, надстройка этажей, которые никак не отражены в бухгалтерском учете, то комиссия должна на основе соответствующих документов определить уменьшение или увеличение первоначальной стоимости объекта и отразить в описи. При этом нужно составить акт и указать причины и лиц, которые виновны в несвоевременном отражении соответствующих изменений в учетных регистрах.
Для учета результатов инвентаризации объектов основных средств используется инвентаризационная опись(форма № ИНВ. – 1), которая утверждена постановлением Госкомстата России. Все итоги в опись заносятся ручным или автоматизированным способом. Опись составляется в двух экземплярах.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации – изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Основные средства, которые на момент проведения инвентаризации находятся вне организации(автомашины, отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.) инвентаризуются до момента временного их выбытия.
На основные средства, которые не подлежат восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности(порча, полный износ и т.д.). одновременно с инвентаризацией собственных средств проверяются средства, которые находятся на ответственном хранение или арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, которые подтверждают принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета (на основе инвентарных карточек, описей и других документов) подлежат регулированию. Они обобщаются в ведомости результатов инвентаризации.
Излишки основных средств подлежат оприходованию по рыночной стоимости (на дату проведения инвентаризации) как неучтенные основные средства по дебету счета 01 «Основные средства» и отражаются на финансовых результатах хозяйственной деятельности организации по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При недостаче и порче объектов основных средств их остаточную стоимость списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 02 «Амортизация основных средств». При выявлении конкретных виновников недостающие или испорченные основные средства оценивают по продажным(рыночным) ценам, которые действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Разницу между рыночной ценой и остаточной стоимостью основных средств отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере погашения задолжности ее виновником соответствующую часть списывают со счета 98 «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостающие и испорченные основные средства списывают у организаций с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на финансовые результаты у коммерческой организации (счет 91) или увеличение расходов у некоммерческой организации.
При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить наличие документов, подтверждающих права организации на его использование, правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
Нематериальные активы, принятые на учет, организация включает в состав своего имущества.
Для оформления даны инвентаризации нематериальных активов используется инвентаризационная опись нематериальных активов (типовая форма № ИНВ – 1а). Опись составляется комиссией в одном экземпляре. В инвентарных описях фиксируется фактическое наличие объектов нематериальных активов по наименованиям и по назначению.
Для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (типовая форма ИНВ – 18). Форма данной сличительной ведомости используется потому, что типовой формы отражения результатов инвентаризации нематериальных активов не разработано. Сличительная ведомость составляется бухгалтером и хранится в бухгалтерии.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием нематериальных активов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
1. излишки нематериальных активов приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом выясняется, когда и по распоряжению кого были приобретены неучтенные объекты нематериальных активов и куда списаны соответствующие расходы.
2. недостача объектов нематериальных активов относится за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказался во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи объектов нематериальных активов списываются на финансовые результаты организации.
Выявленные в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов принимаются к учету в составе внереализованных доходов и отражаются проводкой:
Дт 04 «Нематериальные активы»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы»
По недостающим объектам нематериальных активов списывается сумма накопленной амортизации:
Дт 05 «Амортизация нематериальных активов»
Кт 04 «Нематериальные активы».
Затем списывается недостача объектов нематериальные активов по остаточной стоимости:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 04 «Нематериальные активы»
Если виновное лицо установлено и признало свою вину, то сумма недостачи относится на счет данного виновного лица по остаточной стоимости объекта. Для этих целей в бухгалтерском учете используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». Данная операция отражается записью:
Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего объекта нематериальных активов также относится на счет виновного лица и одновременно эта сумма отражается в составе будущих доходов организации на счете 98 «Доходы будущих периодов», на субсчете «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
В счет погашения причиненного ущерба виновное лицо внести денежные средства в кассу организации, на расчетный счет организации в банке или эти суммы могут быть удержаны из его заработной платы:
Дт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Одновременно сумма доходов будущих периодов в части, пропорциональной поступившему платежу, включается в состав прочих доходов организации:
Дт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».
При отсутствии виновного лица недостача списывается в состав внереализованных расходов:
Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Сумма нанесенного ущерба от недостачи нематериальных активов списывается на убытки:
Дт 99 «Прибыли и убытки»
Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов»
Сумма внереализованного дохода, полученная в результате возмещения работником суммы недостачи, списывается:
Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов»
Кт 99 «Прибыли и убытки».
Заключение
С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.
Значение и роль инвентаризации очень велика. При ее проведение устанавливается фактическое наличие ценностей и денежных средств у материально ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного имущества. Проверяются условия сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и денежных средств, выявляются недостачи, излишки и злоупотребления.
Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.
Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно–материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т.п.
Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально ответственным лицам.
Инвентаризация актуальна, потому что налаживает бухгалтерский учет и с ее помощью мы проверяем фактическое наличие имущества у организации или предприятия.