Срок принятия решений о финансировании (отказе в финансировании) предупредительных мер по сокращению травматизма и профзаболеваний зависит от суммы страховых взносов, начисленных организацией в предыдущем году.
Если эта сумма не превышает 10 млн руб., территориальное отделение фонда принимает такое решение самостоятельно в течение 10 рабочих дней с момента подачи всех документов.
Если сумма страховых взносов больше 10 млн руб., территориальное отделение фонда предварительно согласовывает свое решение с ФСС. В этом случае общий срок принятия решения (с учетом времени на согласование) не должен превышать 18 рабочих дней с момента подачи документов.
ФСС может отказать в финансировании предупредительных мер по сокращению травматизма, если:
· у организации есть недоимка по уплате страховых взносов (пени и штрафы);
· представленные организацией документы содержат недостоверную информацию;
· предусмотренные бюджетом ФСС средства на финансирование предупредительных мер по сокращению травматизма на текущий год полностью распределены;
· организация представила неполный комплект документов.
Отказ в финансовом обеспечении предупредительных мер по сокращению травматизма по иным причинам не допускается.
Об этом сказано в пунктах 8–10 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н.
Если организацией получено положительное решение, то ежеквартально вместе с формой 4-ФСС в территориальное отделение фонда подавайте специальный отчет об использовании сумм страховых взносов. Рекомендуемая форма отчета приведена в письме ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. В отчете укажите, сколько взносов и на какие мероприятия было потрачено. К отчету приложите документы, подтверждающие целевое расходование средств. Так же как и форму 4-ФСС, отчет составляйте нарастающим итогом с начала года. Такой порядок следует из положений пункта 12 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н, и письма ФСС от 02.06.2014 № 17-03-18/05-7094.
Внимание: при отсутствии документов, подтверждающих использование средств на заявленные предупредительные меры по сокращению травматизма, расходы не зачитываются в счет уплаты взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 14 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н).
Учет расходов на профилактику травматизма
Страховые взносы, которые с разрешения ФСС израсходовали на профилактику травматизма и профзаболеваний, представляют собой государственную помощь (ПБУ 13/2000). Их надо рассматривать как целевое финансирование. В зависимости от вида ресурсов, приобретенных за счет целевого финансирования (материалы, спецодежда, средства индивидуальной защиты, услуги сторонних организацией и др.), отражайте их на соответствующих счетах учета затрат.
При расчете налога на прибыль учтите расходы, которые произвели за счет страховых взносов. Суммы, которые компенсировал ФСС, включите во внереализационные доходы (подп. 7 п. 1 ст. 264, ст. 250 НК). Входной НДС по расходам на профилактику травматизма к вычету не принимайте. Это следует из письма Минфина от 15.12.2017 № 03-07-11/84162.
Пример отражения в бухучете расходов на финансирование предупредительных мер по сокращению травматизма
Превышение расходов над суммой взносов
Если общая сумма расходов, произведенных за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, превысит начисленную сумму взносов, организация может:
· зачесть превышение в счет предстоящих платежей по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
· получить сумму перерасхода на расчетный (лицевой) счет организации.
Это следует из пункта 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 02.03.2000 № 184.
При использовании первого варианта ФСС не уведомляйте. Факт задолженности и зачета отразите в форме 4-ФСС.
При использовании второго варианта за возмещением понесенных расходов на расчетный (лицевой) счет страхователя обратитесь в отделение ФСС по месту учета. Так можно поступить и если у страхователя не хватает денег на выплату сотрудникам обеспечений по страхованию. Об этом сказано в абзаце 3 пункта 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 02.03.2000 № 184.
Отчетность
Об использовании страховых взносов на финансирование профилактики травматизма и профзаболеваний нужно ежеквартально отчитываться. Отчетысоставляйте по рекомендуемой форме из приложения 1 к письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Отчеты сдавайте в ФСС в те же сроки, что и расчеты по форме 4-ФСС.
Важно: в настоящее время нет технической возможности представлять отчеты об использовании средств электронно. Поэтому отчитывайтесь на бумаге лично либо по почте. Срок – не позднее 20 числа первого месяца, который следует за истекшим кварталом.
Если организация направила страховые взносы на проведение обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников, то в ФСС вместе с отчетом об использовании средств нужно представить реестр работников, которые прошли такие осмотры. Реестр составьте по рекомендуемой форме, которая приведена в приложении 1 к письму ФСС от 02.07.2015 № 02-09-11/16-10779.
Такой порядок следует из положений пункта 12 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н, и письма ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685.