Тема 10. Закрытие проекта
План:
1) Сущность закрытия проекта;
2) Процесс закрытия проекта и его составляющие.
Сущность закрытия проекта
Одна из основных особенностей проекта – временный его характер, т.е. проект когда-то должен закончиться. Желательно, чтобы он завершился успешно: заказчик доволен, команда проекта получила премию. Команда проекта упорно и серьезно работает, чтобы были достигнуты поставленные перед нею цели.
Иногда окончание проекта бывает досрочным, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику (например, по причине изменения рыночной ситуации; просчетов при планировании и в ходе выполнения проекта; возникновении условий, которые делают продолжение проекта бесполезным).
Процессы закрытия проекта – финальные процессы в ходе управления проектом.
Закрытие проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов.
При закрытии проекта его руководитель должен выполнить ряд управленческих мероприятий, содержание которых зависит от характера и предметной области проекта.
Если в проекте использовалось оборудование, необходимо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения.
В контрактном проекте необходимо определить, удовлетворяют ли результаты условиям контракта; составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта.
Основными задачами процессов закрытия проекта являются:
1) сдача-приемка результатов проекта заказчику;
2) подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;
3) разрешение спорных и конфликтных вопросов;
4) утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;
5) документирование и анализ опыта;
6) извлечение уроков и обмен опытом;
7) оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;
8) роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;
9) помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.
Одной из важнейших управленческих задач менеджера проекта является извлечение уроков из прошедшего проекта. Это важно не только для него и команды проекта (необходимо, чтобы эти выводы стали доступны другим участникам проектного управления в организации, в частности менеджерам профильных проектов).
В некоторых компаниях в ходе закрытия проекта менеджер проекта обязан подготовить презентацию по итогам проекта и провести внутреннюю учебу с менеджерами проектов по теме «Уроки моего проекта».
Презентация имеет строгую структуру и шаблон.
Основными информационными блоками такой презентации являются:
- сложности, проблемы и риски, с которыми столкнулись проект и команда;
- способы, технологии и инструменты, с помощью которых сложности проекта были преодолены;
- основные выводы и рекомендации по итогам проекта, «уроки проекта».
Процесс закрытия проекта и его составляющие
В общем виде процессы закрытия проекта представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Процессы закрытия проекта
Закрытие проекта или фазы
Целью процесса закрытия проекта или фазы является обеспечение четкого, авторизованного прекращения работ по проекту или фазе и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.
Все процессы проекта, как содержательные, так и управленческие, должны быть проверены на соответствие их результатов предъявляемым требованиям.
Временные проектные структуры и системы должны быть закрыты и разобраны, команда распущена.
Закрытию может быть подвержен весь проект или его фаза. Результаты выполнения фазы проекта также проверяют на соответствие плану проекта. Заказчик осуществляет приемку промежуточных результатов.
Значительная часть работы в ходе процессов закрытия проекта или фазы – это работа с документами:
- подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;
- обмен документами – актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и т.п.;
- подготовка архива проекта;
- подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.
Помимо этого в задачи менеджера проекта входят:
1) сдача результатов заказчику;
2) решение всех спорных и конфликтных вопросов;
3) поощрение отличившихся участников проекта (фазы);
4) наказание или лишение премии;
5) роспуск команды проекта;
6) решение организационных вопросов;
7) организация возврата в подразделения участников проекта;
8) демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и т.п.).
Результаты процесса
Результатом процесса закрытия проекта или фазы является обоснованное прекращение работ, сопровождаемое достижением запланированных результатов, подтвержденным всеми необходимыми решениями и документами.
Извлечение уроков и закрытие проекта
Проект – мероприятие уникальное (опыт, приобретаемый в ходе проекта, зачастую тоже является уникальным).
Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.
Основными задачами в ходе процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются:
1) систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;
2) обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;
3) подготовка итогового отчета по проекту;
4) документирование и анализ полученного опыта;
5) проведение итогового совещания по проекту.
Очень часто в практике проектно ориентированных компаний проводятся итоговые совещания по проекту.
На них обязательно присутствуют все основные заинтересованные лица.
Команде проекта сообщают результаты проекта, заказчик излагает свое мнение по поводу успешности проекта.
Подобным образом явно фиксируется факт, что проект завершен, что списание затрат на проект более не допускается, команда завершает свою работу.
После этого закрытие проекта происходит в более неформальной обстановке (возможно даже – с фуршетом и бокалом вина).
Результаты процесса
Результатами процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются увеличение объема и структуризация знаний и опыта, полученных в ходе выполнения проекта, а также оптимизация среды для их эффективного использования.