Процесс контроля проекта и его составляющие





Тема 9. Контроль проекта

План:

1)Сущность контроля проекта;

2)Процесс контроля проекта и его составляющие;

3)Система контроля проекта.

 

Сущность контроля проекта

 

В проекте может возникнуть большое число изменений и отклонений. Задача менеджера состоит в своевременном выявлении потенциальных (или уже случившихся) отклонений, их анализе, а также принятии решений по минимизации (или ликвидации) последствий этих отклонений.

 

Обеспечивая контроль проекта, менеджер должен решить две крупные задачи:

1) организовать оперативный мониторинг и сбор отчетности о ходе выполнения проекта;

2) выстроить систему перепланирования проекта, реализации корректирующих воздействий и управления изменениями в проекте.

 

В соответствии с этими задачами можно выделить основные функции контроля проекта:

1) учетная – обеспечение менеджера проекта актуальной информацией о фактическом ходе проекта и его текущем состоянии (этому способствует решение первой задачи);

2) корректирующая и прогнозная – предоставление менеджеру инструментов для внесения изменений в проект и пересчета его основных показателей.

Более детальный список задач контроля проекта может включать:

1) анализ текущего состояния проекта и отклонений относительно базовых показателей;

2) анализ причин, вызывающих отклонения в проекте;

3) прогнозирование будущего состояния проекта и его основных параметров (сроков, стоимости, достижения целей, качества и т.п.);

4) сбор и обработку запросов на изменения;

5) анализ последствий отклонений в проекте;

6) подготовку рекомендуемых корректирующих воздействий для ликвидации нежелательных отклонений показателей проекта;

7) принятие решений о регулирующих воздействиях и вносимых изменениях в проект;

8) анализ и документирование внесенных изменений.


Часто процессы координации и контроля проекта ставят рядом и считают их родственными. Эти процессы действительно тесно взаимосвязаны, однако координация проекта – это не его контроль (несмотря на то, что процессы координации содержат некоторые элементы контроля, для обеспечения полноценного и эффективного мониторинга работ, своевременного выявления отклонений от плановых показателей менеджер проекта выстраивает систему контроля своего проекта).

 

Контроль– это процесс, в ходе которого осуществляются сравнение фактического выполнения проекта с запланированным, анализ отклонений, прогноз их влияния на конечные результаты а также оценка возможных корректирующих действий.

Процессы мониторинга и контроля выполняются в целях измерения и мониторинга исполнения проекта, чтобы в случае необходимости можно было прибегнуть к корректирующим действиям для управления исполнением проекта (или его фазы).

 

Таким образом, процессы контроля проекта выполняются менеджером проекта, чтобы своевременно выявлять возникающие отклонения реального хода проекта от планового и вносить необходимые изменения.

 


Процесс контроля проекта и его составляющие

 

В общем виде процессы мониторинга и контроля проекта представлены на рисунке 1.

 

 

Рисунок 1 – Процессы контроля проекта

 

Рассмотрим подробнее данные процессы.

 

Сбор отчетности и запросов на изменения

Для принятия решений о ходе выполнения проекта необходима информация (в т.ч. необходимо понимать текущее состояние проекта, статус выполнения работ, наличие необходимости в изменениях плана).

Целью процесса сбора отчетности и запросов на изменения является обеспечение команды управления проектом оперативной, полной и достоверной информацией о состоянии проекта, выполнении работ проекта, имеющихся отклонениях, а также об изменениях, которые необходимо внести в проект.

Задача менеджера проекта – определить периодичность отчетности, формы и шаблоны отчетов, а также организовать процесс их регулярного сбора.

Для различных заинтересованных сторон проекта могут составляться различные отчеты в зависимости от их информационных потребностей. Периодичность подготовки отчетов также должна быть различной.

 


Запросы на изменения являются выходами процесса управления изменениями и должны содержать всю информацию, необходимую для принятия обоснованного решения по предлагаемому изменению.

 

Результаты процесса

Результатом процесса сбора отчетности и запросов на изменения является обеспеченность команды проекта всей необходимой информацией для принятия управленческих решений (в ходе мониторинга и контроля хода работ проекта).

 

Мониторинг и контроль хода работ

Целью процесса мониторинга и контроля хода работ является обеспечение понимания текущего состояния проекта на основе фактической информации, получаемой от исполнителей, своевременного планирования и подготовки необходимых корректирующих воздействий, а также выполнения этих воздействий для уменьшения отклонений проекта от плана.

Мониторинг и контроль хода работ – итеративный процесс, выполняемый регулярно и систематически в ходе проекта (непрерывный мониторинг позволяет команде выявить элементы проекта, требующие дополнительного внимания, и организовать воздействие на них). Необходимой входной информацией для обеспечения эффективности этого процесса является информация, получаемая в ходе процессов контроля основных плановых параметров проекта: сроков, стоимости, качества и т.п. (см. рисунок 1).

 

Основные задачи мониторинга и контроля хода работ представлены на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Задачи мониторинга и контроля хода работ


Процесс мониторинга и контроля хода работ напрямую связан с процессом сбора отчетности и запросов на изменения. На основе информации, содержащейся в отчетах о ходе выполнения и запросах на изменения, менеджер делает выводы о текущем состоянии проекта, существующих тенденциях и трендах, о необходимости вмешательства в ход проекта или отсутствии таковой.

 

Результаты процесса

Результатами процесса мониторинга и контроля являются корректировка и адаптация планов проекта в соответствии с фактическими данными о ходе проекта, минимизация отклонений фактических показателей проекта от плановых параметров и, при необходимости, – своевременное воздействие на проект со стороны менеджера и команды проекта.

 

Управление изменениями

В проекте неизбежно возникают изменения (это связано как с возможными ошибками планирования, так и с возникающими рисками, и с изменениями внешней среды проекта).

Задача менеджера проекта заключается не в предупреждении изменений, а в организации процесса контролируемого управления изменениями.

Целью процесса управления изменениями является выявление, документирование и анализ предлагаемых изменений, а также своевременное принятие обоснованных решений по возникающим в проекте отклонениям и изменениям.

Каждое потенциальное изменение должно быть оформлено в виде запроса на изменение.

Инициатор изменения подробно описывает в запросе сущность предлагаемого изменения и его причины. После этого предлагаемое изменение подвергается всестороннему анализу. Менеджер проекта описывает влияние предлагаемого изменения на проект, а также на программу, в состав которой он входит.

В зависимости от сложности и важности изменения, процедура управления изменениями должна предполагать несколько уровней принятия решений по изменениям:

1) уровень менеджера проекта;

2) уровень куратора проекта;

3) уровень экспертов (аналитики, инженеры, функциональные специалисты);

4) уровень лиц, принимающих решения (заказчик, инвестор и т.п.).

 

Чаще всего в проекте выстраивается трехуровневая система принятия решений по изменениям:

1) Изменения, не влияющие на основные показатели базового плана проекта (сроки, стоимость, ресурсные потребности и т.п.), обычно находятся в ведении менеджера

проекта. Он может принимать или отклонять их;

2) Принятие решений по изменениям, ведущим к небольшим отклонениям от параметров базового плана, может быть делегировано куратору или спонсору проекта (что считать небольшим отклонением, необходимо описать в регламентной документации, желательно определив его численные показатели);

3) Значительные изменения, выходящие за пределы зоны ответственности куратора или спонсора проекта, обычно передаются на самый высокий уровень лиц, принимающих решения (как правило, это изменения, влияющие на цели проекта, а следовательно, ведущие к пересмотру содержания проекта).

 

Рекомендуется определить систему приоритетов изменений для ранжирования их по срочности и важности.

 

Например,

В ходе реализации проекта должно быть заказано и изготовлено специальное оборудование на заводе. Срок изготовления – 4 месяца. Неожиданно вскрывается факт, что это ошибочная информация. Срок изготовления оборудования – 6 месяцев. Необходимо на 2 месяца раньше заказать оборудование и на 2 месяца раньше оплатить его.

Если это можно сделать в рамках утвержденного бюджета, т.е. просто перепланировать работы по заказу и оплате оборудования, то в этом случае обычно решения по изменению принимает менеджер проекта.

Если время уже упущено и изготовление за 6 месяцев сорвет сроки работ по монтажу и наладке, то придется заказывать срочное изготовление. Срочное изготовление на заводе приведет к увеличению стоимости заказа на 20%. Такое решение принять менеджер проекта не может, потому что оно изменяет базовый бюджет проекта. Его нужно передать на уровень куратора проекта (а иногда и выше).

Если же задержка настолько критична, что придется заказывать другое оборудование (либо менять завод-изготовитель, либо вносить изменения в проектную документацию), то чаще всего изменение передается на самый высокий уровень принятия решений: заказчику, инвестору или управляющему комитету проекта.

 

На всех уровнях принятия решений по каждому изменению может быть определено и зафиксировано одно из следующих действий:

1) принять;

2) отклонить;

3) отложить (на определенное время, до наступления некоторых событий; на неопределенное время);

4) оценить (в случае нехватки информации для принятия решения);

5) эскалировать (передать на более высокий уровень управления – в случае отсутствия у эксперта полномочий на перечисленные решения).

 

Любое из принимаемых решений документируется в соответствующей графе запроса на изменение.

Назначается ответственный за изменение, который выполняет все необходимые действия по реализации изменения. При необходимости он вносит изменения в проектные документы.

Результаты реализации изменения фиксируются в запросе на изменение, который затем поступает в архив проекта.

 

Обратная связь процесса

Заполненные запросы на изменения являются входной информацией для процесса сбора отчетности и запросов на изменения. В дальнейшем принятые решения по изменению реализуются в ходе процесса мониторинга и контроля хода работ проекта.

 

Результаты процесса

Результатом процесса управления изменениями является отсутствие в проекте необоснованных изменений, не подвергнутых полноценному анализу и рассмотрению либо принятых и реализованных лицами, не имеющими на это права.

В ходе процесса формируется архив запросов на изменения, в котором хранится информация как об отклоненных, так и о реализованных изменениях.

 

Контроль содержания проекта

Целью процесса контроля содержания является определение степени соответствия фактически достигнутых результатов параметрам содержания, которые были определены в ходе планирования, своевременное выявление и предотвращение появления отклонений в содержании проекта, а также устранение подобных отклонений.

 

Основными задачами контроля содержания являются:

1) определение текущего состояния продукта (содержания) проекта;

2) сравнение текущего состояния выполнения комплекса работ с плановым;

3) прогнозирование дальнейшего хода выполнения комплекса работ;

4) выполнение корректирующих воздействий на содержание;

5) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения возможных дальнейших отклонений содержания проекта.

 

Процесс контроля содержания должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

 

Обратная связь процесса

Процесс контроля содержания тесно связан с процессами сбора отчетности и управления изменениями. Отчеты о выполнении содержания проекта и запросы на изменение содержания являются входной информацией для процесса сбора отчетности и управления изменениями. Они обеспечивают команду управления проектом необходимой информацией для осуществления мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

Результаты процесса

Результатами процесса контроля содержания являются выполнение работ проекта в соответствии с плановыми показателями, минимизация отклонений содержания проекта, отсутствие неуправляемых отклонений комплекса работ проекта от планового, а также своевременное и эффективное устранение причин и последствий возникших отклонений.

 

Контроль сроков проекта

Целью процесса контроля сроков является определение степени соответствия фактических сроков выполнения этапов и работ проекта плановым, своевременное выявление и предотвращение появления отклонений по срокам, а также предупреждение и устранение задержек выполнения проекта.

 

Основными задачами контроля сроков являются:

1) сбор информации о фактических сроках выполнения работ;

2) сравнение фактических сроков выполнения работ с базовыми;

3) прогнозирование сроков выполнения будущих работ проекта;

4) выполнение корректирующих воздействий для уменьшения задержек сроков;

5) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения возможных дальнейших отклонений проекта по срокам.

Процесс контроля сроков должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

 

Обратная связь процесса

Процесс контроля сроков напрямую связан с процессами сбора отчетности и управления изменениями. Отчеты о соблюдении временных параметров и ограничений проекта, а также запросы на изменения являются входной информацией для процесса сбора отчетности и управления изменениями. Они обеспечивают команду управления проектом необходимой информацией для осуществления мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

 

Результаты процесса

Результатами процесса контроля сроков являются установление соответствия сроков выполнения работ и этапов проекта плановым показателям, минимизация количества срывов сроков, отсутствие неуправляемых отставаний, а также своевременное и эффективное устранение причин и последствий возникших задержек.

 


Контроль стоимости проекта

Целью процесса контроля стоимости проекта является определение степени соответствия фактически затраченных финансовых средств на выполнение работ проекта плановым затратам, зафиксированным в бюджете проекта, своевременное выявление и предотвращение появления отклонений по стоимости, а также предупреждение и устранение причин и последствий изменения стоимостных параметров проекта.

Основными задачами контроля стоимости проекта являются:

1) сбор информации о фактических затратах на выполнение работ;

2) сравнение фактических затрат на выполнение работ с базовыми;

3) прогнозирование стоимости будущих работ проекта на основе имеющейся фактической информации;

4) выполнение корректирующих воздействий на проект для уменьшения отклонений по стоимости;

5) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения возможных дальнейших отклонений бюджета проекта.

 

Процесс контроля стоимости должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

 

Обратная связь процесса

Процесс контроля стоимости связан с процессами сбора отчетности и управления изменениями. Финансовые отчеты по проекту и запросы на внесение изменений в бюджет – важная информация для процесса сбора отчетности и управления изменениями. Они обеспечивают команду управления проектом данными для осуществления мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

 

Результаты процесса

Результатами процесса контроля стоимости проекта являются оценка степени соответствия показателей фактической стоимости работ проекта плановым, минимизация величины превышения бюджета проекта, отсутствие неуправляемых удорожаний работ, а также своевременное и эффективное устранение причин и последствий возникших отклонений в бюджете проекта.

 

Контроль персонала и ресурсов

Целью процесса контроля персонала и ресурсов является определение степени обеспеченности проекта персоналом и ресурсами для своевременного выполнения работ, оперативное выявление и предотвращение ситуаций нехватки персонала и ресурсов, а также предупреждение и устранение причин и последствий ресурсных конфликтов.

 


Основными задачами контроля персонала и ресурсов являются:

1) сбор информации о фактических трудозатратах исполнителей и расходовании ресурсов на выполнение работ;

2) анализ эффективности использования ресурсов;

3) сравнение фактических затрат ресурсов всех типов на выполнение работ с утвержденными ресурсными планами;

4) прогнозирование будущих ресурсных затрат на основе имеющейся фактической информации;

5) выполнение корректирующих воздействий для снижения перерасхода ресурсов;

6) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения возможных дальнейших ресурсных конфликтов и ситуаций перерасхода.

 

Процесс контроля персонала и ресурсов должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

 

Обратная связь процесса

Процесс контроля персонала и ресурсов прямо связан с процессами сбора отчетности и управления изменениями. Ресурсные отчеты по проекту и запросы на внесение изменений в ресурсный план – исходная информация для процесса сбора отчетности и управления изменениями. Они обеспечивают команду управления проектом данными для осуществления мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

 

Результаты процесса

Результатами процесса контроля персонала и ресурсов проекта являются анализ соответствия показателей фактического расходования ресурсов плановым, минимизация отклонений в графике расходования ресурсов, а также своевременное и эффективное устранение причин и последствий возникших отклонений в ресурсном плане проекта.

 

Контроль рисков проекта

Число рисков в проекте, их стоимость и вероятность изменяются в процессе выполнения проекта.

Целью процесса контроля рисков проекта является обеспечение точности выполнения плана реагирования на них и эффективности антирисковых мероприятий, своевременное выявление необходимости внесения изменений в план реагирования на риски, а также идентификация вновь появившихся и прогнозирование вторичных и/или связанных рисков.

Процесс контроля рисков должен выполняться регулярно в течение всего жизненного цикла проекта.

Главная задача процесса – это оценка эффективности антирисковых мероприятий и своевременное изменение плана работы с рисками (при необходимости).


Для этого могут применяться различные методы и технологии:

1) пересмотр рисков – повторное рассмотрение:

- рисков, которые оказались недостаточно корректно поняты или описаны;

- рисков, которые появились вновь (либо появились как следствие наступления других рисков).

Иногда причиной наступления риска является реагирование на другой риск. Подобные риски тоже должны быть выявлены.

 

Например,

Проект реализуется в стране с нестабильной экономикой. В частности, в последние годы наблюдаются значительные колебания курса национальной валюты.

Юристами компании-заказчика было принято решение о заключении контракта с фиксированной ценой (без возможности возмещения каких-либо издержек, если во время выполнения проекта возникли риски, увеличивающие затраты подрядчика) вместо обычного в таких случаях контракта с возмещением затрат. Преследуемая цель – снижение рисков превышения бюджета по причине инфляции и изменения валютного курса.

Следствием этого решения может стать появление новых рисков.

Во-первых, теперь более вероятно, что исполнитель завысит стоимость проекта для минимизации собственных валютных рисков.

Во-вторых, увеличился риск снижения качества выполнения работ исполнителями по причине использования более дешевых материалов и комплектующих, поскольку для выполнения проекта с установленной нормой прибыли в условиях изменения валютного курса необходимо каким-то образом снижать затраты.

 

2) аудит реагирования на риски – проверка эффективности планов реагирования, утвержденных для работы с рисками (т.к. планы могут устареть, могут оказаться неэффективными в изменившихся условиях, а могут оказаться просто неверными); неэффективные планы реагирования должны быть изменены;

 

3) анализ трендов (тенденций) – выявление закономерностей в появлении рисков, логических зависимостей между рисками, связей между реагированием на риски и степенью их воздействий на проект и т.п. Обнаружение подобных явлений, план реагирования на них также могут быть изменены.

 

Пример

Команда проекта выявила риск поломки хрупкого оборудования в ходе транспортировки. Для минимизации риска заказана и использована специальная упаковка.

Четыре партии оборудования, доставленные по железной дороге, прибыли без поломок. Однако в двух партиях, прибывших автомобильным транспортом, обнаружены шесть сломанных изделий (два в первой и четыре во второй партии).

Менеджер проекта принимает решение изменить план реагирования на риск. Помимо применения специальной упаковки нужно учесть, что данный вид оборудования будет поставляться только по железной дороге.

 


Обратная связь процесса

Процесс контроля рисков выполняется в тесной связи с процессами сбора отчетности и управления изменениями. Отчеты о выполнении планов реагирования на них, запросы на изменения, предложения по выполнению корректирующих воздействий поступают на вход процессов сбора отчетности и управления изменениями. Они обеспечивают команду управления проектом данными для осуществления мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

 

Результаты процесса

Результатами процесса контроля рисков являются выполнение всех антирисковых мероприятий согласно плану реагирования и соответствие результатов данного реагирования ожидавшимся, отсутствие неучтенных рисков, а также своевременное изменение планов реагирования при возникновении дополнительных рисков.

 





Читайте также:
Методы цитологических исследований: Одним из первых создателей микроскопа был...
Термины по теме «Социальная сфера»: Общество — сумма связей, система отношений, возникающая...
История русского литературного языка: Русский литературный язык прошел сложный путь развития...
Новые русские слова в современном русском языке и их значения: Менсплейнинг – это когда мужчина что-то объясняет...

Рекомендуемые страницы:



Вам нужно быстро и легко написать вашу работу? Тогда вам сюда...

Поиск по сайту

©2015-2021 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2018-01-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту:

Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ! Мы поможем в написании ваших работ!
Обратная связь
0.064 с.