Проект представляет собой непрерывный процесс взаимодействия его участников (информация циркулирует между членами проектной команды, менеджером проекта и заказчиком, поставщиками и другими участниками).
Целью процесса контроля коммуникаций является оценка эффективности процессов информационного обмена, понимание степени удовлетворения информационных потребностей участников и заинтересованных сторон проекта, выявление проблем и барьеров взаимодействия в ходе проекта, а также предупреждение и устранение подобных проблем.
Успех проекта в значительной степени зависит от качества и эффективности взаимодействия его участников. План коммуникаций, разработанный в начале проекта, может потребовать серьезных корректив по ходу его реализации (т.к. в проекте появляются новые участники, меняются роли, возникают новые обстоятельства, образуются дополнительные коммуникационные каналы).
Задача менеджера проекта – своевременно выявлять и устранять любые проблемы коммуникаций между участниками проекта, вносить изменения и корректировать коммуникационный процесс.
В частности, эффективность совещаний в значительной степени зависит от качества их подготовки и проведения.
Проверять необходимо не только сам факт проведения совещания, но и выполнение процедуры его проведения.
Эффективность использования информационных средств коллективного взаимодействия также должна подвергаться контролю со стороны команды управления проектом.
В число других задач контроля коммуникаций можно включить следующие:
1) проверку выполнения плана коммуникаций (периодичность совещаний, наличие в проекте групп рассылки, соблюдение правил хранения информации и т.п.);
2) оценку степени удовлетворенности заинтересованных сторон качеством и оперативностью информации, поступающей к ним;
3) анализ проблем взаимодействия, причин задержек, сбоев, случаев неполноты или ненадежности информации, циркулирующей в проекте;
4) анализ запросов на изменения и трансформацию системы коммуникаций (при необходимости).
Обратная связь процесса
Процесс контроля коммуникаций косвенно связан практически со всеми процессами управления проектами. Результаты многих процессов могут представлять входную информацию для контроля коммуникаций. Он же сам предоставляет входную информацию для процесса сбора отчетности и запросов на изменения.
Результаты процесса
Результаты процесса контроля коммуникаций – постоянное соответствие степени обеспечения заинтересованных сторон информацией, отвечающей их ожиданиям и потребностям, минимизация отклонений коммуникационного процесса от запланированного, своевременное выявление и устранение проблем взаимодействия в команде проекта.
Контроль качества
Целью процесса контроля качества является обеспечение максимального соответствия показателей качества результатов и продукта проекта параметрам, утвержденным в ходе планирования качества, своевременное выявление и предотвращение отклонений данных показателей от плановых, а также устранение причин подобных отклонений.
Т.е. контроль качества представляет собой процессы мониторинга определенных результатов проекта в целях установления их соответствия стандартам качества и выработки корректирующих воздействий для устранения причин и последствий неудовлетворительного выполнения проекта.
Важно разделять процессы обеспечения качества и процессы контроля качества.
Обеспечение качества – это деятельность по проектированию процессов, разработке процедур, обучению персонала – то, что должно гарантировать качество результата.
Контроль качества – это, как правило, техническая функция сравнения плановых показателей качества с фактическими и воздействия на процесс
при возникновении отклонений.
Задачами команды управления проектом при контроле качества являются:
1) сравнение фактических результатов проекта со спецификациями и требованиями;
2) техническая оценка и измерения показателей качества продукта проекта;
3) мониторинг соответствия результатов контроля качества действующим нормативам и требованиям;
4) уточнение списка объектов и элементов контроля качества;
5) решения о промежуточной и итоговой приемке продукта (продуктов) проекта или об отказе в приемке;
6) формирование списка дефектов, отклонений и несоответствий параметров качества;
7) разработка необходимых корректирующих воздействий для обеспечения качества в проекте;
8) выполнение корректирующих действий по обеспечению качества в проекте.
Основными методами контроля качества являются инспекции, аудиты и проверки. Для этого применяют различные инструменты: диаграммы, контрольные таблицы, гистограммы и схемы.
Обратная связь процесса
Результаты контроля качества поступают на вход процесса сбора отчетности и запросов на изменения вместе с отчетами о выполнении других контрольных процессов. Процесс контроля качества тесно связан с процессом управления изменениями, потому что именно проблемы качества зачастую и являются причинами внесения изменений в проект.
Результаты процесса
Результатами процесса контроля качества должны стать исключение попадания некачественных продуктов проекта к потребителю, клиенту или заказчику, а также своевременное воздействие на проект для снижения количества подобных некачественных продуктов.