Лекция 1.Современные структуры управления документацией
Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
Большая часть информации, испьзуемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство. Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).
Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:
- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
-регистрация документов;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
- передача документов для их последующего решения;
- систематизация документооборота в организации.
С целью повышения эф. управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организац. техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводства являются:
- оперативность в составлении и прохождении документов;
- высокое качество документов;
- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
-применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
- оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
- оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
- создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
- применение специализированного программного обеспечения.
Место делопроизводства в структуре управления
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов. Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптим. решения, документирования принятого решения и пр.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
Государственное регулирование делопроизводства
В РФ в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.
Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1). Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.
Рисунок 1- Органы государственной власти и управления документацией
1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.
Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Гос. архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.
Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и метод. разработок и контролю за их соблюдением.
2. На комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.
Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегос. масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации и организации работы с ней.
В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.
Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам (в настоящее время - Министерство труда).