Для проведения экспертизы ценности создаются:
Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) создается при Федеральном архивном агентстве. Она является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК Руководителем Росархива.
Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) создается в архивных управлениях. Она является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.
Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создаются в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть.
Экспертная комиссия организации (ЭК организации) создается во всех организациях независимо от формы собственности.
Экспертная комиссия структурного подразделения (ЭК структурного подразделения) создается по желанию руководителя организации при необходимости проведения экспертизы ценности в структурных подразделениях.
Сроки хранения документов, а соответственно и их ценности определяются в организациях на основании Перечней со сроками хранения.
Перечни бывают типовые и ведомственные.
Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.
Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.
До 1990-хгт. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые.
В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.
В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.
Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется.
Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах.
По Налоговому кодексу – 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет, а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Согласно Правилам, утвержденным приказом Минкультуры 31.03.2015 № 526 уничтожению документов предшествует их экспертиза
При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует учитывать также многофункциональность таких документов.
Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.
Самостоятельное снижение сроков хранения документов запрещено
Увеличивать для своих документов предписанный в Перечнях срок хранения можно. Но после истечения срока по Перечню.
Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя!
Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые документы из конкретного дела.
Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных организаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).
Если вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.
Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов».
Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.
Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.
В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Постоянно».
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива.
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.
Выделение документов к уничтожению - это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
В Перечнях со сроками хранения установлен минимальный срок хранения дела. В связи с этим, организация после окончания минимального срока хранения самостоятельно решает о необходимости дальнейшего хранения дела или его уничтожении. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.
Для ее осуществления в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).