Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.
На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.
Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.
Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.
Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.
В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.
Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.
Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.
В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.
При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:
1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).
2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68.
3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.
4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.
5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит.
6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).
В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.
В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения:
от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;
от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;
от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.
Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.
Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.
В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.
Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.
Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:
1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.
2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).
3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).
4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).
5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.
6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз.
Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.
В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.
Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать "предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...".
Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).