Методические указания к выполнению самостоятельной работы № 6.
Тема: Графическое представление процесса
Цель: научиться самостоятельно, работать с информационными источниками, научиться систематизировать и обобщать информацию по теме, составлять краткий конспект по изученному материалу
Количество часов: 2
Вид работы: изучение темы, разработка конспекта по теме самостоятельной работы
Вопросы (задания):
1. Контракты и соглашения
2. Безопасное хранение бумажных документов
3. Разработать конспект по изученным вопросам, оформить на листе формата А4 в рукописном варианте и сдать на проверку
Методические рекомендации к выполнению:
Графическое представление документов становится все более подходящим в различных бизнес-ситуациях.
Контракты и соглашения - это бумажные документы, которые создаются большими предприятиями в больших объемах. Проработав данные документы, их как правило, отправляют в архив и в дальнейшем не часто ими пользуемся. Однако если возникает необходимость найти какой-либо документ, например, для судебного процесса, следует сделать как можно быстрее, а для этого необходимо, чтобы к документам был простой и удобный доступ.
На судебном процессе имеем дело с адвокатами, почасовая оплата которых очень высока. Представьте, если будете тратить время из-за того, что не можете найти нужный документ, то понесете дополнительные непредвиденные расходы.
Ситуация может быть ещё сложнее, если документы хранятся в папках, а папки, в свою очередь, находятся в картотечных шкафах в специальных комнатах в различных странах. Это обычная практика хранения документов глобальными предприятиями.
Распределённый доступ к документам.
Одной из основных проблем работы с бумажными документами заключается в следующем: если адвокату главного офиса или филиала необходимо просмотреть контракт, то работники офиса, занимающиеся документами, должны будут сделать одну из следующих процедур:
- переслать по факсу данный контракт адвокату;
- отправить ему документ-оригинал;
- или же прибегнуть к другим схожим процедурам.
Все подобные процедуры включают нахождение контракта среди различных бумажных документов в архиве.
В таких ситуациях организациям следует воспользоваться методом графического представления документов.
Это значит, что с бумажными документами необходимо будет проделать следующие операции:
- сначала преобразовать их в электронные изображения;
- затем сделать их машинно-считываемыми текстовыми документами;
- проиндексировать полученные текстовые документы;
- создать метаданные.
У документов будут такие метаданные, как прикреплённые теги и краткое содержание.
Электронные документы можно сохранять на центральном сервере, поиск которых сможет осуществлять любой авторизированный человек с любого места, где будет доступ в Интернет.
В этом и заключается распределённый доступ, который значительно отличается от прежнего обременительного процесса поиска документов.
Более безопасное хранение бумажных документов.
Благодаря тому, что у работников будет удобный доступ к электронным изображениям документов-оригиналов, то им в очень редких случаях понадобятся сами документы-оригиналы. Это значит, что документы-оригиналы можно будет хранить в отдельном, специализированном месте, где будут предприняты специальные меры предосторожности, защищающие документы от повреждения. В специальном месте для документов будут также осуществляться такие операции, как уничтожение документов по истечению их срока хранения.
Хранение документов в отдельных, специализированных помещениях значительно отличается от практики хранения документов в различных архивах. В архивах документы, как правило, собираются, в то время как в специальных помещениях для хранения документов предусмотрены средства уничтожения документов по истечению их срока хранения.
Заключение.
Метод графического представления документов, который подразумевает предобразование документов в электронные текстовые документы, а затем процесс индексирования, может быть применён на больших предприятиях. Помимо того, что данный метод упрощает и ускоряет процесс нахождения документов, он также обеспечивает более безопасную и систематическую поддержку бумажных документов-оригиналов.
В результате применения метода графического представления документов:
- сократятся расходы;
- организация сможет быстрее выполнять свои операции;
- судебный процесс будет менее дорогим.
Вопросы для самоконтроля:
1. Какие операции необходимо будет проделать с бумажными документами?
2. Какие основные проблемы при работе с бумажными документами?
Список литературы и ссылки на Интернет-ресурсы:
1. https://computer.damotvet.ru/data-recovery/834115.htm сайт ДамОтвет.ру: Компьютеры и технологии
2. https://studopedia.org/4-175192.html сайте Студопедия