Требования к структуре и функционированию системы
Перечень подсистем, их назначение и основные характеристики
Требования к функциям (задачам), выполняемым системой
Автоматизируемая система документооборота должна обеспечивать возможности импорта и экспорта объектов системы, в том числе содержания и структуры документов в формат представления данных XML.
Автоматизируемая система документооборота должна взаимодействовать с ИТ-инфраструктурой объекта автоматизации:
1. Службой каталога Microsoft Active Directory – для организации и управления учетными записями пользователей при авторизации пользователя в автоматизируемой системе и проверки его прав доступа к объектам и функциям автоматизируемой системы;
2. Почтовой системой объекта автоматизации для обеспечения пересылки почтовых сообщений между пользователями системы.
Функциональные требования к модулю DDM (Административное делопроизводство)
Модуль Административного делопроизводства должен автоматизировать основные функции делопроизводственной службы объекта автоматизации:
1. Регистрация входящей документации;
2. Контроль за сроками исполнения входящего документа;
3. Подготовка (создание, согласование проекта документа, регистрация) внутреннего документа;
4. Исполнение и контроль исполнения внутренних документов;
5. Подготовка (создание, согласование проекта документа, регистрация) исходящего документа;
6. Исполнение инициативных поручений;
7. Контроль исполнения поручений;
8. Изменение и отзыв поручений;
9. Передача документов в архив объекта автоматизации;
10. Внесение информации о движении оригинала бумажного документа.
Модуль Административного делопроизводства должен поддерживать криптографический алгоритм, соответствующий ГОСТ Р 34.10-2001 и ГОСТ Р 34.11-94 и обеспечивать использование электронной цифровой подписи (ЭП).
Для учета документов в автоматизированной системе должны использоваться Регистрационные карточки документов трех видов:
1. Регистрационная карточка входящего документа;
2. Регистрационная карточка исходящего документа;
3. Регистрационная карточка внутреннего документа.
Регистрационные карточки документов должны содержать основные регистрационные данные документа и обеспечивать возможность создания и прикрепления файлов документов путем сканирования или выбора файла и файловой системы.
Регистрационные карточки документов должны подразумевать создание типизированных связей между собой и возможность открытия связанной Регистрационной карточки документов и прикрепленных к ним файлов.
Регистрационные карточки документов модуля DDM должны обеспечивать возможность хранения, распознавания и печати штампа и штрих-кода на документе.
Модуль DDM должен обеспечивать уникальную идентификацию каждой Регистрационной карточки документа: присвоение системного и регистрационного номера документу. Регистрационный номер документа должен формироваться с использованием статических префиксов и суффиксов и динамически вычисляемых номеров в зависимости от регистрационных параметров документов. Также должно быть реализовано автоматическое формирование регистрационного номера документа с возможностью последующей корректировки.
Модуль Административного делопроизводства должен обеспечивать проверку повторной регистрации входящих документов по совокупности значений: наименование корреспондента, исходящий номер, исходящая дата.