Архипова Ксения 207 группа
Задания к семинару 18.03.20 по теме: Информатизация архивного дела в судах.
Планирование и контроль работы архивов судов
1.Основания внедрения компьютерных технологий в практику архивного дела.
2.ГАС «Правосудие». Программное изделие ПИ «Архивное дело», модули.
3.Планирование работы архива суда.
4.Виды и уровни контроля организации и осуществления работы архивов судов.
5.Организация проверок в архиве суда.
Оформить элементы обложки дела (реквизиты).
Дать определение следующим терминам: ГАС «Правосудие»; программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие»; модуль; модуль АМИРС; ПК «САД»; планирование работы архива суда; контроль
соблюдения законодательства в архивном деле; проверка; проверка ведения архивного дела
Составить и заполнить таблицу.
Задание.
Внедрение компьютерных технологий в практику архивного дела позволит создать в архивах современную информационную и телекоммуникационную инфраструктуру, призванной обеспечить формирование единого информационного пространства архивной отрасли, значительно повысить эффективность управления государственными архивами и качества исполнения ими своих основных функций, в том числе в сфере оказания государственных (муниципальных) услуг.
Задание.
Развитие информационных технологий в судах осуществляется посредством модернизации и развития Государственной автоматизированной системы ГАС «Правосудие» и формирования на её базе единого
информационного пространства федеральных судов, мировых судей, органов судейского сообщества и системы Судебного департамента при Верховном Суде РФ. ГАС «Правосудие» включает различные подсистемы, в том числе и программное изделие ПИ «Архивное дело». Действующее программное изделие ПИ «АРХИВНОЕ ДЕЛО» предназначено для создания электронного архива, автоматизации деятельности работников архива и автоматизации деятельности работников аппарата суда
в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.
Программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие» позволяет обеспечить автоматизацию функциональных обязанностей работников аппаратов судов: ведение номенклатуры дел; формирование и оформление дел; прием дел на архивное хранение; систематизация дел и документов в архиве; поиск дел и документов; выдача дел во временное пользование, контроль движения дел; проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению); ведение сводных описей дел.
Значительные достижения в информатизации судебного делопроизводства имеются в арбитражных судах судебной системы Российской Федерации. Модуль «Архив ПК «Судебно-арбитражное делопроизводство» в качестве одной из своих функций позволяет обеспечить оперативный поиск документов в архиве, а также формирование необходимых справок, выписок, копий и информации справочного характера. Также модуль «Архив ПК «Судебно-арбитражное делопроизводство» предполагает создание архивных номеров, которые присваиваются судебным делам при их передаче на архивное хранение. Данный автоматизированный процесс позволяет минимизировать потери времени при работе экспертных комиссий арбитражных судов по отбору для уничтожения документов, сроки которых истекли, и сделать максимально достоверными и развёрнутыми необходимые отчёты и итоговые показатели о работе архива суда.
Задание.
Планирование работы архива суда — процесс, позволяющий оптимально распределить кадровые и материальные ресурсы суда в целях обеспечения комплектования и сохранности документов в архивах судов в соответствии с действующим нормативным правовым регулированием и комплексом документов информационно-методического обеспечения.
Планирование работы архива — это вид судебной деятельности, который ориентирован на выработку задач надлежащего функционирования архива суда и совершенствования архивного делопроизводства с перспективой на будущее. На основе выработанных целей и задач осуществляется выработка программы действий (проектирование организации работы архива), определение исполнителей тех или иных видов работ, с конкретизацией данных моментов в форме приказов (распоряжений) председателей судов. Обобщенные итоги (результаты) осуществленного текущего планирования становятся доступны источниками информации для судей, работников аппаратов судов посредством составления соответствующих справок, таблиц сравнительно-аналитического характера, а также собраний (совещаний).
Задание.
Планирование работы архива теряет свою эффективность в условиях отсутствия контроля.
С учетом различных подходов к организации контроля, используемым формам и видам контроля выделяются следующие виды контроля организации и осуществления работы архивов судов:
• контроль исполнения ответственными работниками аппаратов судов конкретизированных виз-указаний (подготовки проектов ответов на запросы граждан и организаций, исполнение приказов председателей суда и т. п.);
• контроль организации взаимодействия архива и иных структурных подразделений суда по ведению архивного делопроизводства и подготовке к передаче судебных дел (материалов, нарядов)
к архивному хранению;
• контроль соблюдения нормативных правовых актов, методических рекомендаций, информационных писем в процессе ведения архивного делопроизводства.
Контроль соблюдения законодательства в архивном деле — деятельность уполномоченных органов, в пределах своей компетенции, по осуществлению проверки за правильным применением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
ü На федеральном уровне функцию контроля соблюдения законодательства об архивном деле осуществляет Министерство культуры РФ.
ü На региональном уровне органами, осуществляющими контроль соблюдения законодательства об архивном деле, являются органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
ü На муниципальном уровне полномочиями в сфере архивного дела наделены органы местного самоуправления.
В судах контроль правильности проведения экспертизы ценности документов и исполнения Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде РФ, Федеральное архивное агентство и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела.
Непосредственный текущий контроль ведения делопроизводства в архиве суда осуществляется начальником отдела делопроизводства, общего отдела либо иного структурного подразделения суда, в состав которого входит архив, согласно установленной структуре суда и организационно-штатному расписанию.
5 задание.
Проверка ведения архивного дела — проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объектов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требованиям и рекомендациям, а также выработке рекомендаций и оказания практической помощи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Организация проверок в архиве суда осуществляется в плановом порядке. В соответствии с планом работы в архиве суда осуществляются целевые проверки различных направлений его деятельности.
Проверки могут преследовать различные цели, например: установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; выявление и устранение недостатков в учёте документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической профилактической обработки; выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители, контроль физического и технического состояния единиц хранения, проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.
Проверки проводятся в сроки, установленные председателем суда (судебной коллегии).
Кроме плановых проверок в архиве суда, проводятся и единовременные (обязательные) проверки наличия и состояния документов.
Оформить элементы обложки дела (реквизиты)
Код гос. архива
Код организации
| Ф. № | ||||
| Оп. № | ||||
| Д. № | ||||
(Наименование архивного учреждения)
(Наименование организации и структурного подразделения)
| ДЕЛО № | ТОМ № |
(Заголовок дела)
(Крайние даты)
На листах
Хранить
| Ф. № | ||||
| Оп. № | ||||
| Д. № | ||||
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Определения.
ü ГАС «Правосудие» - это территориально распределенная автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.
ü Программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие» - подсистема ГАС «Правосудия», которая позволяет обеспечить автоматизацию функциональных обязанностей работников аппаратов судов.
ü Модуль - унифицированный функциональный узел целостной системы, выполненный в виде самостоятельной подсистемы.
ü Модуль АМИРС - это центральная программа, обеспечивающая отображение на официальных сайтах судебных участков обезличенных дел и решений в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2008 №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».
ü ПК «Сад» - программный комплекс в арбитражном суде, который предназначен для автоматизации процессов судебного делопроизводства.
ü Планирование работы архива суда- процесс, позволяющий оптимально распределить кадровые и материальные ресурсы суда в целях обеспечения комплектования и сохранности документов в архивах судов в соответствии с действующим нормативным правовым регулированием и комплексом документов информационно-методического обеспечения.
ü Контроль соблюдения законодательства в архивном деле- деятельность уполномоченных органов, в пределах своей компетенции, по осуществлению проверки за правильным применением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
ü Проверка – это средство контроля, за исполнением законов.
ü Проверка ведения архивного дела- проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объектов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требованиям и рекомендациям, а также выработке рекомендаций и оказания практической помощи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Таблица.
| Виды контрольных мероприятий: | Полномочия начальника отдела делопроизводства по контролю работы архива: | Основные обязанности архивариуса: |
| Контроль исполнения ответственными работниками аппаратов судов конкретизированных виз-указаний (подготовки проектов ответов на запросы граждан и организаций, исполнение прика- зов председателей суда и т. п.) | Руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей | Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив |
| Контроль организации взаимодействия архива и иных структур- ных подразделений суда по ведению архивного делопроизводст- ва и подготовке к передаче судебных дел (материалов, нарядов) к архивному хранению | Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации | Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. |
| Контроль соблюдения нормативных правовых актов, методиче- ских рекомендаций, информационных писем в процессе ведения архивного делопроизводства | Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание | Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив |
| Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами | В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. | |
| Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях | Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. | |
| Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение | Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. | |
| Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. | ||
| Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. | ||
| Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. |