Автоматизированные системы для управления гостиничным бизнесом

Работа современного отеля невозможна без системы, позволяющей вести оперативный финансовый и управленческий учет, планировать и получать своевременную аналитику о состоянии всех его подразделений. Безусловно, это влияет на требования заказчиков к программным продуктам для автоматизации внутриорганизационных процессов гостиницы.
Именно для систематизации и грамотного координирования всех необходимых функций и бизнес-процессов разрабатывается программное обеспечение для автоматизации деятельности гостиниц.
В работе современных отелей автоматизация приема и размещения гостей, бронирования номеров, осуществления контроля за состоянием номерного фонда и взаиморасчетов с клиентами имеет ключевое значение. И этот факт подтверждается множеством примеров. Автоматизированные системы вносят в повседневную жизнь гостиниц определенный порядок, регламентируя работу персонала и экономя время клиентов.

С помощью компьютерных программ решаются важные задачи:

· Сокращается время регистрации гостей, автоматически заполняются все необходимые документы: анкеты, заявления, карточки гостя. А для оформления иностранных гостей предусмотрены специальные журналы, на основании которых сразу же можно распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания».

· Онлайн-бронирование, когда заявку можно сделать через интернет. Система автоматически бронирует номер. Кроме того, не составляет труда контролировать забронированные номера, в любой момент можно получать информацию о том, на какой период забронирован номер, снимать просроченную бронь.

· Учет номерного фонда можно вести для нескольких гостиниц в одной информационной базе. Тарифы, типы номеров, номерной фонд задаются для каждой гостиницы. Отчетность составляется как по всем гостиницам, так и для каждой в отдельности.

· Тарифы, номерной фонд, типы номеров, виды размещений, сведения об организации, контрагентах и гостях ведутся в справочниках, в которых сохраняются все происходящие изменения.

· Расчеты с гостями ведутся на лицевых счетах. В них отражается начисление и оплата услуг. Информацию о состоянии счета можно предоставлять клиенту по первому требованию.

· Четко отслеживаются освободившиеся номера. Гарантированно можно избежать ситуаций, когда гости еще не выехали, а в номер уже заселяется новый постоялец.

· При подключении фискальных регистраторов можно без труда формировать все кассовые документы: пробивать чеки на оплату, вести журнал закрытия кассовых смен, снимать Х– и Z-отчеты, контролировать возвраты на соответствие законодательству.

· В программах используется гибкая система работы с залогами, что очень важно для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами.

· Бонусные системы и системы дисконтных карт делают возможным применение сложных для расчетов скидок гостям.

· Использование магнитных карт значительно упрощает схему расчетов с гостями за предоставленные услуги внутри гостиничного комплекса. Стоимость заказов или услуг при прохождении карты через считыватель автоматически относится на лицевой счет гостя в программе, где накапливается полная информация о взаиморасчетах, проверить которые можно в любое время.

· Осуществление обмена данными с внешними системами. Выгрузка актов в бухгалтерию, сведений по иностранным гостям для передачи в УФМС, загрузка заказов из ресторана, закрытых на номер гостиницы.

· Подключение телефонных тарификаторов позволяет контролировать использование телефонных аппаратов в номерах и стоимость разговоров автоматически относить на счета гостей.

· Автоматизация дает возможность поддерживать быструю и более тесную связь между подразделениями гостиницы, что позволяет оперативно реагировать на требования и желания клиентов, мгновенно устранять неисправности и организовать качественную уборку номеров.

У современного отельера есть реальная возможность оценить все эти достоинства и сравнить их с «прелестями» работы без программного обеспечения и специального оборудования.
Одним из главных критериев эффективности автоматизации гостиничного бизнеса выступает заинтересованность клиента в использовании продукта. При использовании программных продуктов «Синимекс: Гостиница, ред. 5» и «Румба 8, Управление отелем» заказчик получит полноценное решение для управления предприятием, в которое без ограничений включены все модули программы. Причем применение подобной автоматизированной системы возможно вне зависимости от формата и размера его организации, даже в небольшой гостинице на 30 номеров, в которой будет автоматизировано одно рабочее место.
Отдельно нужно сказать о такой важной составляющей части маркетинговой политики гостиничного бизнеса, как автоматизация CRM-системой (от англ. Customer Relationship Management System – Система управления взаимоотношениями с клиентом).
«Воплотить в жизнь образцы такого радушия не сложно, если у вас 10–20 клиентов, – резонно замечают профессионалы. – Но если их число доходит до нескольких тысяч, задача существенно усложняется, и без поддержки информационных технологий не обойтись». В условиях жесткой конкуренции и взыскательности туристов, избалованных заманчивыми предложениями и привыкших к нежному вниманию к своей персоне, клиентоориентированная стратегия ведения бизнеса, воплощенная в программном продукте «1С:CRM ПРОФ», разработанном Внедренческим центром «1С-Рарус», – один из наиболее интересных маркетинговых инструментов, по достоинству оцененный компаниями, работающими в сфере услуг.
Также решать эти задачи помогают электронная почта, интеграция телефонной системы с CRM-модулем типовых конфигураций «1С: Предприятие 8.0» и другие сервисы, предлагаемые современными СRМ-системами. Например, «1С-Рарус: СофтФон» является универсальным решением и может использоваться с телефонными системами, поддерживающими интерфейс TAPI, и тогда при звонке клиента на экране компьютера у вас будет автоматически отображаться вся информация о нем.