Проектная деятельность
Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции выполняются постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. “Временное” обозначает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от аналогичных продуктов или услуг.
Уникальность каждого проекта порождает сложности при его планировании, поскольку зачастую трудно предположить, как в действительности будут достигаться результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который используется в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.
Проекты применяются на любых уровнях организации, в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие - более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства. Для разделения проектов по тематическим группам предлагаю следующую классификацию:
Классификация проектов
Практико-ориентированный проект.
Нацелен на:
· социальные интересы самих участников проекта или внешнего заказчика.
Продукт проекта:
· заранее определён и может быть использован в жизни класса, школы, микрорайона, города, государства.
· учебное пособия для кабинета химии, макет, инструкция, памятка, рекомендация. Важно оценить реальность использования продукта на практике и его способность решить поставленную проблему.
|
|
Тип деятельности:
· практическая деятельность в определенной области.
Исследовательский проект.
Нацелен на:
· доказательство или опровержение какой – либо гипотезы. По сути дела это подлинное научное исследование.
Продукт проекта:
· результат исследования (доказательство или опровержение гипотезы)
Тип деятельности:
· деятельность, связанная с экспериментированием, логическими мыслительными операциями.
Информационный проект.
Направлен на:
· сбор информации, о каком – то объекте, явлении с целью её анализа, обобщения и представления для широкой аудитории.
Продукт проекта:
· Статистические данные, результаты опросов общественного мнения, обобщение высказываний различных авторов по какому – либо вопросу, публикация в СМИ, в том числе в Интернете. Так же, результатом такого проекта может быть и создание информационной среды класса или школы.
Тип деятельности:
· Деятельность, связанная со сбором, проверкой, обработкой (ранжированием) информации из различных источников; общение с людьми как источник информации.
Творческий проект.
Направлен на:
· Привлечение интереса публики к проблеме проекта.
Продукт проекта:
· Этот проект предполагает максимально свободный и нетрадиционный подход к оформлению результатов. Это могут быть альманахи, театрализации, спортивные игры, произведения литературного, изобразительного или декоративно-прикладного искусства, видеофильмы и т.п.
|
|
Тип деятельности:
· Творческая деятельность, связанная с получением обратной связи от публики.
Ролевый или игровой проект.
Направлен на:
· Предоставление публике опыта участия в решении проблемы проекта.
Продукт проекта:
· Мероприятие (игра, состязание, викторина, экскурсия и пр.)
Тип деятельности: Деятельность, связанная с групповой коммуникацией.
Разработка и реализация такого проекта наиболее сложна. Участвуя в нём, проектанты берут на себя роли литературных или исторических персонажей, выдуманных героев и т.п. Результат проекта остаётся открытым до самого окончания. Чем завершится судебное заседание? Будет ли разрешён конфликт и заключен договор?
Конечно, все пять перечисленных целевых направлений деятельности реализуются в каждом проекте. В этом смысле любой проект – исследовательский, точно так же как любой – творческий, ролевый, практико-ориентированный или информационный. Здесь речь идёт не о единственной, а о главной (доминирующей) направленности деятельности участников того или иного проекта.
Итак, теперь можно перейти непосредственно к самому проекту.
Пять помощников проекта:
· Зачем? (цели и задачи проекта)
· Что? (основные этапы, стратегия)
· Когда? (время действия проекта)
· Кто? (ответственные)
· Как? (бюджет, ресурсы)
По – другому их еще можно назвать составляющее проекта:
· Титульный лист
· Пояснение актуальности проблемы
· Цели и задачи проекта
· Механизмы реализации
· Календарный план
· Ожидаемые результаты
|
|
· Критерии оценки эффективности
· Бюджет проекта
О них подробнее.
Титульный лист.
ü Название проекта;
ü сроки начала и конца проекта;
ü список рабочей группы (ФИО + контактная информация);
ü полная общая стоимость проекта
Оформляется на отдельном листе.
Пояснение актуальность проблемы.
Любой проект должен быть направлен на решение какой-либо проблемы. Необходимо учитывать реальные личные возможности и возможности организации при определении проблемы, а также ее актуальность для молодежи и общества в целом. Пред разработкой проекта всегда полезно провести небольшой опрос, действительно ли эта проблема является острой для других людей (т. е. нужно ли это будет кому – то кроме вас).
Цели и задачи.
Цель проекта – это то, чего вы хотите достичь. Цель проекта – полное или частичное решение поставленной проблемы. Проект может иметь несколько Целей, если при достижении их эффективность проекта возрастет, а механизмы их достижения носят уникальный характер. Опираясь на критерии SMART, вы сможете наиболее полно и четко поставить цель вашего проекта. Помните – цель – это очень важно. По ней будут оценивать весь ваш проект.
Критерии SMART. Цель должна быть:
· конкретной (Specific),
· измеримой (Measurable),
· ориентированной на действие (Action-oriented),
· реалистичной (Realistic),
· ограниченной по времени (Time-limited).
Specific (специфика): Цель должна быть чётко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного.
Measurable (измеримость): Если у цели не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат.
Achievable (достижимость): Цели используются в качестве стимула для решения каких-то задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперёд за счёт достижения успеха. Не нужно ставить такие цели, которые наоборот приводили бы к увеличению стрессов в вашей жизни. Стоит ставить достаточно сложные цели, предполагающие усилия, но при этом иметь ввиду, что они должны быть достижимыми.
Realistic (реалистичность): Цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность. Можно поставить себе цель приходить на работу на час раньше, но если при этом не определить ожидаемый от этого результат, то этот час можно провести попивая кофе или просто болтая.
Timely (своевременность): Любая цель должна быть выполнима в определённом временном измерении.
Задачи проекта – это шаги к достижению Цели. Задачи должны быть четко сформулированы и выстроены логической и временной последовательности их решения.
Механизмы реализации.
В этом пункте необходимо четкое описание конкретных действий в рамках КАЖДОГО шага проекта. По сути дела это то самое КАК из пяти помощников, но четко продуманное в зависимости от масштаба проекта, возможностей организации, бюджета и других ресурсов.
5. Календарный план реализации проекта.
Можно воспользоваться следующими схемами:
Диаграмма Гантта.
Искусство планирования… Почему мы называем это искусством? Если бы составление расписания было бы наукой, то тогда все проекты были бы готовы в срок! Но это не так, к сожалению... Более того, неспособность уложиться в сроки становится все большей проблемой, поэтому люди стали меньше верить в то, что можно уложиться в срок, и стали относиться ко всему с большей долей недоверия.
Ключом к успешному проекту является грамотное планирование. Зачастую планирование проектов игнорируется, и работа начинается как можно быстрее. Большинство просто не осознает ценность планирования, заключающуюся в экономии времени, денег и избегании многих проблем.
Вариант 1. Диаграмма Ганта - (Gantt Сhart) - это популярная столбчатая диаграмма, цель которой отобразить временные рамки заданий и действий в той последовательности, как они проходят на протяжении проекта. Хотя график Ганта поначалу не отображал отношения между действиями, теперь же это стало использоваться чаще - теперь может быть установлена как временная зависимость, так и зависимость между заданиями. Нижняя строчка (ось х) – это время действия проекта, Вертикальная строчка (ось у) – ответственные. Напротив ответственных, в нужное время рисуется прямоугольник или квадрат, в зависимости от продолжительности работы ответственного, по прошествии этапа (когда человек уже выполнил работу) – фигура штрихуется, так мы видим что сделано, а что нет. Диаграмму следует обновлять как можно чаще, чтобы отслеживать на каком этапе находится ваш проект. Лучше, если за это будет отвечать отдельный человек. В конце диаграммы должны быть две линии, которые проведены горизонтально, в определенные сроки. Это КРАСНАЯ ЛИНИЯ проекта (red line) – тот момент, когда проект желательно завершить (или назначение генеральной репетиции, то есть момент, когда все уже должно быть готово). И ЛИНИЯ КОНЦА проекта (dead line) – момент сдачи проекта, когда он уже не может быть неготов.
Вариант 2. Таблица.
| Действие (шаг проекта) | Ответственный | Время исполнения | Бюджет | Дополнительные ресурсы | Контроль |
| Планирование | |||||
| Реализация | |||||
| Анализ |
Ожидаемые результаты.
Какие результаты будут достигнуты по завершению проекта. Описать количественные (участники, новые и членов организации, изданные методических материалов и т.п.) и качественные результаты. Каждый проект уникален. Это порождает сложности при его планировании, а так же, при прогнозировании его результатов. Поэтому, нужно быть готовым, что результатом проекта может стать не только продукт, мероприятие или услуга, но и уроки, опыт, который будет использован в дальнейшей работе. Очень хорошо, в период планирования проекта провести «Ожидания – опасения - соглашения», чтобы достичь единого мнения в команде, определить к чему же вы все вместе идете и что каждый ждет от этого проекта (как видит его результат). Если результат оказался у всех разным, и существенно отличается от вашего представления о нем, вернитесь на стадию постановки цели.
Бюджет проекта
Бюджет - план действий по расходованию финансовых ресурсов в определенный период времени - в течении проекта.
Главная функция бюджета — отражать в ходе проекта его расходы и избежать перерасхода. Некоторые неточности в бюджете неизбежны, но они не должны быть следствием недостаточной работой над планом.
Представляет собой самый важный документ. Он должен быть тщательно проработан.
Возможные статьи бюджета:
ü канцелярские товары и расходный материал
ü оборудование
ü инвентарь
ü издание печатных материалов;
ü фонд заработной платы.
Образец бюджета:
| Статья бюджета | ||||
| Наименование расхода (Строка бюджета) | Количество | Стоимость 1 единицы | Количество | Общая стоимость |
| Наименование | ||||
| Наименование | ||||
| Наименование | ||||
| ИТОГО: |
После составления бюджета, необходимо обосновать статьи расходов. Это нужно как для вас, так и для ваших спонсоров.
Проекты бывают групповые и индивидуальные. Это зависит от самого проекта, от цели проекта, вашего желания, способностей и опыта проектировщиков.
| Тип проекта | Преимущества | Недостатки |
| Групповые | - Формируют навыки сотрудничества, умение проявлять гибкость, видеть точку зрения другого и идти на компромисс ради общей цели; - проект может быть выполнен более глубоко и разносторонне; - групповая работа позволяет распределить обязанности в зависимости от слабых и сильных сторон участников группы; - возможность обмена опытом между участниками группы; - такие проекты способствуют сплочению группы. | - возможность того, что отдельные участники не проявят свою активность, а будут «выезжать» за счет работы других. - при распределении по проектным группам отсутствует возможность получение всестороннего опыта на всех этапах проекта. -труднее организовывать и координировать работу. - труднее оценить личный вклад каждого. |
| Индивидуальные | Автор получает наиболее полный и разносторонний опыт проектной деятельности на всех этапах (в идеале, он должен научиться делать все самостоятельно, без помощи взрослых или других помощников); - развивается личная инициатива, ответственность, настойчивость, активность; - тема проекта выбирается в максимальном соответствии с интересами автора; - ход, сроки и результат работы зависят только от автора; - итоговая оценка наиболее полно отражает качество работы автора. | - не вырабатывается опыт группового взаимодействия; - нет возможности обмена опытом и видеть более эффективные стратегии работы; - работа более трудоемкая и ответственная на всех этапах проекта. |
Если проект групповой, то этот список поможет вам правильно набрать команду и распределить роли в ней.
Состав и обязанности членов рабочей группы:
1. Руководитель рабочей группы (руководитель проекта)
ü осуществляет контроль за деятельностью рабочей группы, координирует ее работу;
ü несет ответственность за реализацию;
ü отчитывается перед координационным советом.
2. Ответственный за PR
ü распространяет информацию о проекте и его завершении (результатах);
ü занимается разработкой содержания буклетов, афиш, баннеров и т.п.;
ü составляет пресс-релизы для СМИ.
ü привлекает СМИ для освещения реализаций мероприятий в рамках проекта.
3. Ответственный за поиск ресурсов
ü работа с потенциальными спонсорами;
4. Ответственный за привлечение людей
ü разрабатывает и реализует механизмы привлечения участников и добровольцев к проекту;
ü привлечение специалистов.
5. Фотограф
ü составление фото/видео отчета.
ü
При необходимости, в состав группы могут входить:
6. Реализаторы проекта
ü осуществляют деятельность по решению задач проекта и достижении его целей.
По завершению проекта вам необходимо предоставить отчет о проделано работе. Отчет может быть разным: это может быть официальный документ, а может быть и один из вариантов выходов проекта:
– Web-сайт;
– Бизнес-план;
– Видеофильм;
– Видеоклип;
– Выставка;
– Газета;
– Действующая фирма;
– Журнал;
– Законопроект;
– Игра;
– Коллекция;
– Костюм;
– Макет;
– Система школьного самоуправления;
– Статья;
– Сценарий;
– Учебное пособие;
И многое другое.
Когда проект закончен, отчет прочитан и проблема решена, то следующим очень важным этапом является анализ.
Вопросы для анализа:
· Как мы спланировали? «+» и
«-» планирования (затруднения)
· Как провели? «+» и «-»
· Понравилось ли целевой аудитории?
· Следующий проект будут лучше, потому что……
· Планы на будущее
· Спасибо…….
Последний этап проекта – последействие, т.е. внедрение в работу предложений по улучшению ведения, организации, планирования, реализации проекта. Этот этап может длиться вплоть до конца следующего проекта.
И напоследок несколько советов:
· Если цель проекта слишком глобальна, постарайтесь это исправить. Разбейте ее на части.
· Описывайте проект максимально просто. Никому не нужны ваши витиеватые предложения с кучей сложных грамматических конструкций.
· У проекта должно быть два срока сдачи — запланированный и желаемый. Эти сроки должны быть разными.
· Для руководства проектом (да и вообще)нужны сердце, нутро, душа и нюх. Так что:
o руководить нужно сердцем;
o чувствовать нутром;
o вкладывать в команду и проект душу;
o иметь нюх на всякую ерунду и бессмыслицу, чтобы вовремя пресекать ее.
· Руководитель проекта должен знать ответственных за этапы, на какой стадии находится проект, какие существуют текущие проблемы.
Список используемых источников информации:
1. Выдержки из книги В.Богданов “Управление проектами в Microsoft Project 2007″.
2. Том ДеМарко «Deadline».
3. Ступницкая М.А. учебно – методическое пособие «Что такое учебный проект?», «Первое сентября», 2010
4. www.pmprofy.ru – портал Профессионал управления проектами
5. www.pmtuday.ru – сайт, где есть много теории и диаграмм для проектирования.
6. www.rost.ru – приоритетные нацпроекты (ориентир, для примеров)
7. www.projectmanagement.ru - управление проектами в России
8. Википедия – свободная интернет энциклопедия.
9. Личные наработки и материалы Евгения Вагнера, тренера тайм-менеджмента и проектирования, г. Томск