Работа со списками в Excel

Тема 2.4 Ввод и обработка числовой информации

Занятие № 34,35 «Работа со списками»

Дата проведения занятия – 27.10.2020г. и 30.10.2020г.

Дисциплина: Технологии создания и обработки цифровой мультимедийной информации

Группа: 4 «Мастер по обработке цифровой информации»

Тип занятия: изучение нового материала

Цели занятия:

Обучающая:

- изучить понятие списка, технологии работы с ними;

Развивающая:

- развитие логического мышления, познавательного интереса студентов;

- развитие самостоятельности при изучении нового материала и выполнении заданий;

Воспитательная:

- способствовать воспитанию дисциплины и исполнительности, ответственному отношению к образовательному процессу.

Теоретические сведения

Списком называют таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Наиболее частые операции со списками - сортировка и поиск информации. Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее организации. Только однородность информации в столбцах таблицы дает возможность дает возможность применять сортировку или фильтры.

Excel автоматически определяет границы списка. Признаком конца области при автоматическом определении служит первая пустая строка. Для определения верхней границы списка сравнивается содержимое первой и второй строк области списка. Если эти строки различаются по типу, то первая строка рассматривается как заголовок. Она исключается из обрабатываемой области.

Обычно при заполнении списков включается режим автозаполнения, в котором при совпадении первых символов вводимых в ячейку с символами в вышестоящих ячейках текущего столбца ввод данных завершается автоматически.

Столбцам списка присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Все ячейки в столбце имеют один и тот же формат данных, поэтому все строки или, как их еще называют записи, однотипны.

Рис. 1. Пример списка Excel

В приведенной таблице Excel данные в первом и в третьем столбце имеют текстовый формат, а данные во втором столбце – числовой. Названия полей списка должны быть помещены в одну ячейку. Список Excel является типичной базой данных и к нему применимо большое число специфичных операций. Большинство таблиц, с которыми работают пользователи Excel, являются списками или могут быть приведены к виду списка. Так, если таблица, показанная на рис.2 создавалась для каждой группы студентов, то их можно было бы объединить в одну таблицу, которая также была бы списком, добавив еще одно поле «Группа».

Рис.2.Объединение таблиц в список

Работа со списками в Excel

Большинство операций, предназначенных для работы со списками, сосредоточены в меню «Данные». Если список создан правильно, то достаточно выделить одну из ячеек внутри списка и нажать нужную команду в меню «Данные». Excel автоматически определит границы вашего списка.

Рис. 2. Раскрытое меню «Данные»

Пункт «Сортировка» позволяет осуществить сортировку по выбранному критерию по одному или, в порядке приоритета, по двум или даже трем полям списка.

Рис.3.Двухступенчатая сортировка списка

«Фильтр» дает возможность показывать только те записи в списке, которые удовлетворяют некоторому критерию. Так установка пользовательского автофильтра, показанная на рис.3, отобразит в списке только фамилии оканчивающиеся на буку «в».

Рис3. Использование пользовательского автофильтра

Пункт «Форма» дает возможность быстрого ввода данных в список. Пункт «Итоги» позволяет подвести суммирующие итоги под данными каждой группы в списке. На рис.4 показано диалоговое окно подведения итогов, а на рис.5 результат выполнения этой операции.

Рис.4. Подведение итогов

Рис.5.Результат от подведения итогов

«Консолидация» позволяет подвести итоги по нескольким однотипным таблицам. Возможности пунктов «Консолидация» и «Итоги» полностью перекрываются мощным механизмом построения сводных таблиц Excel.

Пункт «Группа и структура» применим не только к спискам Excel и позволяет изменять уровни детализации представления информации на листе Excel. Чтобы создать простейшую структуру на листе можно выделить несколько столбцов или строк и нажать пункт «Группировать».