РЕФЕРАТ
по дисциплине «Управление рисками
в государственных программах и проектах»
На тему: «Организация управления проектами»
Выполнил студент группы ГМУ/м-19-1-з
Силаев Дмитрий Александрович
Проверил преподаватель:
Доцент Департамента управления и предпринимательства
Кандидат политических наук Бунецкий Леонид Леонидович
Севастополь
Оглавление
Введение. 3
1 Проект как инструмент управления. 4
2 Планирование проекта. 7
3 Контроль реализации проекта. 9
4 Завершение проекта. 12
Заключение. 15
Список использованных источников и литературы.. 16
Введение
На сегодняшний день в деятельности организации очень большое значение приобретает ограниченность ресурсов. И дело не в том, что на фирме не хватает финансовых либо иных ресурсов, а в том, что результаты деятельности помещаются во временные рамки: не успел сегодня - проиграл конкурентную позицию сегодня. Время в наши дни является основным критерием эффективности работы организации. Именно оно ограничивает фирму в человеческих, сырьевых, финансовых и прочих ресурсах.
Проектное управление организацией приходит на помощь высшему руководству в конкурентной борьбе с другими предприятиями. Это означает применение современных технологий управления, делегирование полномочий, распределение ресурсов и ответственности между членами руководства, определение приоритетов развития организации и других методов успешной борьбы на рынке на практике. Организация проектного управления предпринимателями недооценивается, другие подходят к этому вопросу слишком формализовано. На деле это выливается либо недостаточной эффективностью проектирования на предприятии, либо к высоким затратам на реализацию проекта. И те, и другие допускают серьезные погрешности в своем отношении к руководству бизнесом.
Целью данной работы является изучение особенностей организации управления проектами.
Проект как инструмент управления
Проект – некоторая задача с определенными исходными данными и способ ее решения. Проект - замысел, идея, образ, воплощенные в форму описания, обоснования, расчетов, чертежей, раскрывающих сущность замысла и возможность его практической реализации. Проект - это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей. Проект есть система взаимосвязанных элементов внутренней среды (руководство, подчиненные, ресурсы, сроки, цели, методы), взаимодействующих между собой и с элементами внешней среды (государство, конкуренты, поставщики, потребители, природа). Причем по общей теории систем каждый элемент системы может выступать отдельной открытой системой точно так же, как и исследуемая система является частью более крупной системы.
Так в организации может быть необходимо ведение инновационной политики, расширение рынка сбыта, увеличение доли рынка и решение прочих конкурентных задач. Но для руководства эти процессы не должны быть хаотичны. Каждый шаг на внешнем рынке или внутренней среде должен быть осознанным предприятием от исполнителя до высшего руководства организации. Все эти шаги имеют определенную целесообразность, а значит направлены на решение какой-то проблемы, задачи. В свою очередь решение проблемы влечет за собой использование ресурсов, методов и иные средства реализации путей решения. Отсюда мы имеем проект, который состоит из основных элементов: замысел (проблема, задача), ресурсы (решения), цели реализации (результаты решения).
Проект с точки зрения системного подхода определяется следующими своими свойствами:
– сложность структуры. Каждый проект имеет в своей системе отдельную иерархию, в которой определяются отношения соподчинения и подчинения;
– взаимодействие элементов проекта между собой и с окружающей средой; ·
– динамичность процессов, которые зачастую имеют высокий уровень неопределенности; ·
– целостность проекта как системы. То есть в проекте участники имеют одну форму иерархии, а в организации совершенно иную; ·
– многофункциональность элементов проекта.
Это когда проекта включает в себя все функции по управлению и исполнению своих целей и задач. Данные свойства проекта определяют необходимость рассмотрения его с точки зрения общей теории систем. Сложность проекта как системы определяется не только количеством участвующих элементов, но и сложностью, оперативностью их взаимодействия, различностью интересов участников. В данных условиях одной из задач проекта становится упрощение многозадачности его участников, сведение частных интересов к общим. Наиболее интересным свойством любой системы является управляемость.
Конечно, управлять проектом в полном объеме может быть невозможным для руководства в силу взаимодействия с внешней средой и недостаточным уровнем информативности о процессах внутри и вне системы. Управлению сложной системы свойственны такие закономерности:
– управление осуществляется через сбор и обработку информации. То есть полноценный проект в зависимости от взаимодействия должен своевременно реагировать и управлять происходящими процессами; ·
– управление через обратную связь. То есть достижение цели определяется не измерением непосредственно внешних помех, а внутренним состоянием управляемой системы; ·
– управление подразумевает уменьшение дифференциации между частными интересами и общими в пользу последних.
Так как наш проект в конечном итоге является управляемой системой, то самое время обозначить важность и необходимость целей управления проектом. Невозможно провести организацию проекта без обозначения главной цели ее создания. Четкое представление о первостепенной задаче в голове каждого участника проекта является гарантом успешного выполнения проекта. Благодаря методике SMART процесс определения цели для проекта становится первым этапом на пути к его реализации. Данная методика целеопределения гласит, что любая цель проекта должна быть:
– конкретной; ·
– измеримой; ·
– достижимой; ·
– значимой; ·
– в рамках определенного периода
Следующим этапом, который должно пройти руководство для составления проекта - это определение таких количественных показателей как производительность, объем инвестиций, оперативные расходы. Следовательно, любой проект, необходимый для организации, должен отвечать хотя бы одному из следующих условий: ·
– содействовать повышению производительности организации; ·
– способствовать сокращению объемов инвестиций; ·
– содействовать сокращению текущих расходов; ·
– комплексно влиять на вышеперечисленные характеристики. Балакин в своей книге пишет, что затраты, сроки и качество реализуемого проекта диаметрально противоположны друг другу.
Это очевидно, если сокращать сроки, то придется увеличивать затраты, чтоб сохранить качество на неизменном уровне. Так он пишет о "магическом треугольнике управления проектами", в котором данные характеристики находятся на разных углах. И, соответственно, изменение одного параметра треугольника влечет за собой изменение хотя бы одного другого. Так управление проектами сводится к определению рационального баланса между ограничениями в сроках, затратах и качестве. Если целью проекта является повышение уровня качества производимого товара, снижению количества брака, то это повлечет за собой известные расходы.
А также временные затраты на внедрение проекта. В данном случае, если управлению проектами удастся сохранить баланс между углами треугольника в допустимом отклонении от середины, то реализацию проекта можно считать более или менее успешной. Но иногда менеджеру проекта приходится делать ощутимые отклонения от заданного курса. Это случается тогда, когда к организации проекта подошли заведомо в критические сроки, либо с дефицитом инвестиционного бюджета.
Планирование проекта
Планирование - процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения. Необходимость составления планов обусловлено несколькими причинами. Наиболее значимые из них: неопределенность будущего, координирующая роль плана, оптимизация экономических последствий. Неопределенность будущего принуждает планировать проект по количественным показателям не в строгих абсолютных значениях. Но наоборот в небольших вариациях возможного отклонения.
Планирование координирует цели и задачи проекта. Приводит деятельность участников проекта в определенную систему и позволяет осуществлять проект без существенных сбоев и отклонений. Еще одной важной причиной планирования в организации проекта является согласование инвестиций и страховании рисковых ситуаций. Вероятность наступления рассогласования по финансовым позициям гораздо ниже, если работа осуществляется по плану, да и финансовые риски будут значительно уменьшены. Планирование позволит руководителю проекта эффективно реализовать проект на основе систематической подготовки решений. То есть план, как таковой, является предпосылкой эффективности проекта. В плане проекта подробно рассматриваются методы обеспечения целесообразности финансовых затрат, сроков реализации и качества продукта проекта.
На данном этапе управления проектами решаются следующие задачи: ·
– определение и детализация целей проекта; · определение состава и объема работ по проекту;
– разработка реального бюджета проекта и его детализация;
– оценка рисков и разработка планов по их управлению;
– определение взаимодействия в команде проекта и внешней средой;
– согласование плана основными участниками проекта;
– утверждение плана.
Основными этапами планирования можно обозначить: формирование цели, анализ проблем, поиск альтернатив, оценка альтернатив и методы их реализации. Необходимо обозначить и донести до каждого участника проекта реальные цели его реализации. Анализ проблем включает в себя прогнозирование будущих показателей условий внешней и внутренней среды, их определение и структурирование. Затем проводится поиск альтернатив - варианты решений. Последним этапом здесь выступает оценка альтернатив с точки зрения эффективности, риска для принятия решения.
В ходе реализации проекта должна осуществляться актуализация плана с учетом изменений текущего и будущих состояний. При составлении бюджета стоит опираться на оценки стоимости операций и пакетов работ, определенных при составлении стоимости проекта. Базовый план по стоимости служит для измерения, мониторинга и контроля исполнения проекта по стоимости. Данный базовый план по стоимости по сути является распределенным во времени бюджетом, который служит основой для разработки требований к финансированию проекта.
Финансирование осуществляется поэтапно. Причем требования к финансированию на отдельных этапах проекта могут превышать базовый план на резервную величину управления.
Следующий этап, планирования реализации проекта характеризуется оценкой всех показателей и рисков по проекту с анализом возможных изменений путей развития ситуации. Этап организации финансирования проекта определяет источники финансирования, внутренних либо внешних. Помимо финансовых вопросов при организации управления проектами остро может стоять вопрос о его длительности. Зачастую на практике сроки выполнения работ невозможно определить точно, так как всегда имеются те или иные неопределенности, задерживающие сроки выполнения. Тем не менее, управляющий проекта имеет некоторую информацию по срокам всех операций, необходимых для выполнения проекта.
Расчет ожидаемой продолжительности операции проводится по методу оценки и пересмотра проектов - PERT. Этот метод гласит, что распределение времени выполнения проекта в целом является нормальным.