ТЕМА 29: ПРИКАЗЫС ГРИФОМ ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП)
Общие сведения
С целью защиты конфиденциальной, частной, коммерческой или государственной информации, которая содержится в некоторых приказах (в большей степени в приказах по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам), от незаконного использования ее, что может привести к нарушению прав и нанести убытки ее собственнику, пользователю, другому лицу, применяется ограничение доступа к этим приказам.
Все приказы с ограниченным доступом должны иметь специальную отметку – гриф «Для служебного пользования» - ДСП.
Иногда (как правило, для защиты государственной тайны) в приказах применяют гриф «Секретно». Принадлежность информации к государственной тайне определяется в соответствии с Законом ДНР «О государственной тайне» № 03-IHC от 12.12.2014.
Порядок работы с приказами, которые содержат конфиденциальную информацию, определен:
v Инструкцией о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д., утвержденной Главгосэкспертизой России (нормативный документ, действующий на территории РФ); https://www.infosait.ru/norma_doc/7/7526/
v Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, которая является собственностью государства, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.1998 г № 1893 (нормативный документ, действующий на территории Украины)
https://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/KP981893.html.
Обратим внимание, что такие приказы, как правило, регистрируются в отдельном журнале и хранятся в отдельном деле. Только в случае, когда количество приказов с грифом ДСП за год небольшое, разрешается совершать их учет вместе с другими приказами. При этом на карточке (в журнале) к регистрационному номеру приказа добавляется обозначение ДСП.
В самом приказе гриф ограничения доступа проставляют в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа. При необходимости его дополняют номером экземпляра.
Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо отнести к информации ограниченного распространения
Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.
В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц, имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом ДСП должны быть закреплены в должностной инструкцией.
Особенности работы с документа с грифом ДСП
При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы с грифом ДСП, проводится передача документов непосредственному руководителю.
В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов с грифом ДСП не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).
В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел с грифом ДСП, проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».
Хранение документов с грифом ДСП
Главное условие сохранности документа с грифом ДСП – принадлежность конкретного должностному лицу, подтвержденная личной подписью.
В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой ДСП, либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование.
Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.
На утраченные документы, дела, носители информации с грифом ДСП составляется акт, на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.
Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную законодательством.
ДСП-документы и носители ДСП-информации хранятся в организации в несгораемых сейфах. Делам, в которых хранятся документы и информация с грифом ДСП присваивается гриф «Для служебного пользования».