Практическая работа № 2.
Цель работы: Ознакомиться с принципами работы подсистемы, научиться регистрировать документы (заведение электронных регистрационных карточек), производить периодический поиск в картотеке и пересмотр документов, которые находятся на выполнении (на контроле), списывать документы в дело, обновлять номенклатуру дел.
Обеспечение занятия: ПЕОМ с установленной программой, методические указания по выполнению работы
Порядок выполнения работы:
1. Запустить программу «Делопроизводство», выбрав «Делопроизводство» на рабочем столе.
2. Выбрать в главном меню строку «Номенклатура дел».
З'явится экран, который содержит первую запись. Каждая запись в справочнике состоит из следующих полей:
- индекс дела;
- номенклатура дела;
- срок сохранения;
- статьи.
3. Для дополнения справочника нажать кнопку «Прибавить».
4. Внести записи в справочник из таблицы 1.
5. Присвоить индекс дела в соответствии с подразделениями предприятия.
6. Для работы со входными документами выбрать в главном меню «Входные документы». Возможны 2 режима работы с документами:
- режим пересмотра, при котором невозможно внесение изменений в раньше введенную информацию
- режим редактирования.
7. В режиме редактирования нажать кнопку «Прибавить».
8. При этом будет прибавлена новая пустая запись, поле которой стоит отредактировать (таблица №2).
- номер входного;
- дата поступления;
- номер документа;
- дата документа;
- откуда поступило (это поле обеспечено справочником, который содержит все раньше введенные адреса по алфавиту. Если необходимого адреса не содержится в этом списке, выбрать строку «другое» и потом набрать из клавиатуры необходимое);
- короткое содержание;
- количество листов;
- резолюция.
9. Для того, чтобы документ поставить на контроль нажать на кнопку с карандашом и клавишу INSERT.
10. Заполнить поля:
- срок выполнения;
- фамилия исполнителя;
- оценка о выполнении.
11. Используя данные таблицы №3, снять отмеченные документы из контроля. Для этого необходимо нажать на кнопку с карандашом и на клавишу DELETE. Перемещая по уже введенным записям осуществляется с помощью кнопок «Начало», «Назад», «Вперед», «Конец»
12. Для того, чтобы вывести список поставленных на контроль и не выполненных к отмеченному сроку документов, нажать кнопку с будильником. Выполненные документы списать в дела в соответствии с номенклатурой дел.
13. Для поиска документа нажать кнопку «Поиск»
14. Выбрать в списке «Ключ» полет «№ входного». При пересмотре базы данные записи будут появляться одна за другой в порядке роста по полю «Ключ».
15. Для поиска по критериям надо переместиться на левый список в области набора критерия, выбрать в списке поле «№ документа», потом переместиться на следующий список и выбрать «=» потом в следующем поле набрать необходимый номер.
16. Для работы с исходными документами выберите в главном меню «Исходные документы». Здесь также возможны два режима работы с документами:
- режим пересмотра;
- режим редактирования.
17. Для того, чтобы обработать новый документ, выплывает в режиме редактирования нажать кнопку «Прибавить». При этом в конец базы данных будет прибавлена новая запись, поле которой стоит отредактировать:
- номер выходного;
- дата выходного;
- номер документа;
- кому направлен; (также как и во входных документах)
- короткое содержание;
- документ.
3. Заполните данными таблицу №4.
Содержание отчета:
Ø Тема и цель работы
Ø Алгоритм выполнения работы
Ø Ответы на контрольные вопросы
Контрольные вопросы:
- В чем разница между режимом редактирования и режимом пересмотра документов в подсистеме Делопроизводство?
- Как поставить документ на контроль?
- Как снять из контроля выполненный документ?
- По которым критериям можно найти необходимый документ?
- Какие поля должны быть заполнены при обработке входного документа?
- Какие поля должны быть заполнены при обработке исходного документа?
- Какие поля должны быть заполнены при дополненные номенклатуры дел?
Индивидуальные задания:
Ввести в программу документоведения по 1 документу из каждого раздела согласно варианта, бланк документа підготовить самостятельно, документ заполнить на свое имя
Юридическим лицам
1. Юридическое обслуживание
2. Юридическое сопровождение
3. Арбитражные споры
4. Юридические консультации
5. Взыскание задолженности
6. Налоговые споры
7. Таможенные споры
8. Сопровождение банкротства
9. Составление договоров
10. Экспертиза договоров
11. Юридический аутсорсинг
12. Регистрация фирм
13. Ликвидация фирм
14. Юридические адреса
15. Выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП
Физическим лицам
1. Представительство в суде
2. Жилищное право
3. Семейное право
4. Трудовые споры
5. Адвокат по уголовным делам
6. Адвокаты по гражданским делам
7. Расторжение брака
8. Раздел имущества
9. Юридические консультации
10. Составление и подача искового заявления
11. Защита прав потребителей
12. Взыскание долгов
Бухгалтерские услуги
1. Бухгалтерское сопровождение
2. Ведение бухгалтерского учета
3. Организация бухгалтерского учета
4. Составление бухгалтерской отчетности
5. Ведение налогового учета
6. Оптимизация налогообложения
7. Нулевая отчетность
8. Ведение кадрового учета
9. Сделки с недвижимостью
Аудиторские услуги
1. Инициативный аудит
2. Налоговый аудит
3. Экспресс-аудит
4. Обзорная аудиторская проверка
5. Аудиторское обслуживание
6. Аудиторские услуги
7. Аудит систем и процессов
8. Внутренний аудит
9. Аудит финансовой отчетности
Образец заполнения документов:
Практическая часть
Входная корреспонденция.
Регистрация входного документа.
Журнал входных документов.
Исходная корреспонденция.
Регистрация исходного документа.
Журнал исходных документов
Рис.6
Журнал внутренней документации.
Регистрация внутренней документации
Рис.7
Журнал регистрации внутренней документации
