ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
К проекту федерального закона «О внесении изменений
В Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию)
Доходов, полученных преступным путем, и финансированию
терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации
(в части использования и хранения электронных документов)»
Проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)» (далее - законопроект) разработан в связи с масштабным переходом финансовых организаций на электронный документооборот, ростом объема документов, цифровизацией финансового сектора, необходимостью оптимизации бизнес-процессов, и, соответственно, необходимостью сокращения издержек финансовых организаций на хранение и обработку бумажных документов.
Законопроектом предусматривается механизм создания электронных дубликатов документов. Такие дубликаты создаются путем сканирования или использования иных технических средств документов на бумажных носителях и при соблюдении установленного законодательством Российской Федерации порядка признаются равнозначными документам на бумажных носителях.
Лица, создавшие электронные дубликаты, получат возможность прекратить хранение документов на бумажных носителях. При этом сроки хранения многих видов бумажных документов могут быть сокращены не менее чем до 1 года с даты создания электронных дубликатов документов. По экспертным оценкам, оспаривание документов чаще всего происходит в течение года с момента создания документов. Зарубежное законодательство при регулировании аналогичных процедур также исходит из сопоставимых сроков (от 6 месяцев до 1 года).
При этом данные положения не будут распространяться на документы, в отношении которых законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное хранение на бумажном носителе, в том числе на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Виды документов, которые допускается переводить в форму электронного дубликата документа, будут устанавливаться законодательством Российской Федерации во избежание несанкционированного уничтожения документов на бумажных носителях, которые подлежат обязательному хранению.
Требования к порядку создания электронных дубликатов документов, в том числе к лицам, уполномоченным на их создание, а также виды документов, в отношении которых не допускается создание электронного дубликата документа, будут устанавливаться Правительством Российской Федерации.
При этом федеральными органами исполнительной власти в соответствии с их компетенцией, Центральным банком Российской Федерации в отношении поднадзорных ему организаций могут быть установлены дополнительные требования к порядку создания электронных дубликатов документов.
Законопроектом также предусмотрены изменения, позволяющие создавать электронные дубликаты документов, в ряд специальных федеральных законов. Документы, которые предполагается согласно данным федеральным законам переводить в форму электронных дубликатов, составляют значительный массив документов, подлежащих хранению органами и организациями, и перевод их в электронную форму позволит существенно сократить расходы на их хранение.
При этом в случаях, когда нормы о создании электронных дубликатов документов затрагивают документы, подлежащие хранению в соответствии с архивным законодательном Российской Федерации, такие нормы могут быть установлены только по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Законопроект направлен также на совершенствование правового регулирования в сфере создания и использования электронных документов, на развитие электронного документооборота, а также на обеспечение возможности использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе при переходе на новые форматы.
Актуальность и своевременность урегулирования указанных вопросов обусловлена динамичным развитием современных технологий и переходом государственных органов и юридических лиц на электронный документооборот.
Законопроект актуализирует терминологию Федерального закона
от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Федеральный закон
№ 149-ФЗ), закрепляя в нем определение таких понятий как «реквизит документа» и «метаданные документа».
На практике возникают случаи, когда электронный документ, созданный в одном формате, необходимо преобразовать в другой формат (при устаревании формата, в котором был создан документ, или если у стороны, которой необходимо представить документ, отсутствуют технические средства, позволяющие распознать формат документа). В связи с этим, законопроектом предусмотрено право проводить конвертацию (преобразование электронного документа из одного формата в другой формат). Устанавливаются также требования к проведению конвертации, необходимые для признания конвертируемого документа равнозначным конвертированному.
Законопроект также содержит нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов.
Стремительное развитие информационных технологий приводит к возникновению новых форматов электронных документов и «отмиранию» старых. Таким образом, лицо, ответственное за хранение электронных документов, должно обеспечить преемственность форматов хранящихся документов. Поскольку смена форматов не происходит единовременно, а является длительным процессом, невозможно установить требование об обязательной своевременной конвертации электронных документов в актуальный формат, в связи с чем предлагается установить обязанность лиц, ответственных за хранение электронных документов, обеспечивать возможность использования таких документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе возможность предоставления электронных документов третьим лицам.
Законопроект устанавливает порядок хранения электронных документов в информационных системах, а также порядок выдачи третьему лицу из информационной системы электронного документа.
Законопроект содержит также нормы, регулирующие уничтожение документов. При уничтожении электронных документов могут быть сохранены их метаданные, поскольку они могут использоваться организациями в дальнейшем в аналитических, статистических и иных целях.
Согласно действующей редакции статьи 89 Федерального закона
от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» акционерные общества обязаны хранить документы, предусмотренные данным Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России.
Требование о хранении документов по месту нахождения исполнительного органа затруднительно для обществ в связи со значительным объемом документов, подлежащих хранению. Особенно это чувствительно для обществ, осуществляющих деятельность на территории нескольких (или всех) субъектов Российской Федерации. Предлагается исключить требование о хранении документов по месту нахождения исполнительного органа общества. При этом полномочие Банка России по установлению порядка и сроков хранения документов сохраняется.
Реализация проекта федерального закона не потребует расходов средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.
Проект федерального закона соответствует положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации.